文件控制程序QHEOP
5页1、XXXX有限公司编 号FM-QHEOP-001文件控制程序版 本A/0核准:审核:编制:体系小组实施日期2022年10月01日1.目的对管理体系文件进行控制,确保公司内各有关场所使用的文件为有效版本,使文件和资料处于受控状态。2.范围适用于与体系要求有关的文件和资料的编制、评审、发放、使用、更改、作废、回收(包括适当范围的外来文件)。3.术语3.1 受控文件:被控制使用或控制更改使用的,并盖有“受控文件”红色章的管理体系有效文件。3.2 非受控文件:指不跟踪更改并盖有“非受控文件”蓝色章的文件。非受控文件一般是提供给顾客的文件或国家标准、法规。4.职责4.1 总经理负责批准综合管理手册及管理体系方针、目标等。4.2 管理者代表组织编制综合管理手册、程序文件,批准程序文件。4.3 品管部负责体系文件的综合管理。4.4 总经办负责文件和资料的标识、发放、回收、归档工作。4.5 各职能部门负责本部门工作范围内与管理体系有关的文件编写、审核(支持性文件负责审批)、存档和管理。5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1综合管理手册包括方针、目标、职能等;5.1.2程序文件,包括文件、记录等控制程序
2、;5.1.3 HACCP计划书,包括食品安全小组、产品特性和预期用途等;5.1.4支持性文件,包括:操作规程、技术规范、检验作业指导书、生产作业指导书等技术类文件和管理制度、管理办法等管理类文件;5.1.5前提方案,包括原材料采购、运输、贮藏的卫生等;5.1.6记录表单;5.1.7外来文件和资料:如国家标准、行业标准、法律法规;5.1.8影视、动画、PPT等。5.2 文件编制5.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写,支持性文件由各部门负责编写。5.3 文件审批5.3.1手册由管理者代表组织编制,管理者代表审核,总经理批准。程序文件由相关部门负责人编制,填写文件会签表,品管部负责人审核,管理者代表批准。5.3.2支持性文件由各责任部门、车间编制,编制部门负责人批准(涉及公司重要管理类文件由相关部门编制,编制部门负责人审核,总经理批准)。5.3.3前提方案和HACCP计划书由食品安全小组组长组织编制,品管部负责人审核,食品安全小组组长批准。5.3.4外来文件和资料,如标准和法规性文件等,由相关部门(如:技术部、品管部等)识别其实用性,经管理者代表确认后控制并分发至相关使用部门,同时向总
3、经办报备,行政机关单位业务项目性文件由业务部门(如:总经办、技术部)识别其适用性,报总经办登记,总经办档案管理员在外来文件登记表中登记,并且填写文件流转单,送总经办、相关部门、总经理、承办人签署意见后存档。5.4 文件编号与编写规则5.4.1手册:FM-QHEOHS-XXXXFM 公司代码QHEOMS 综合管理手册代码XXXX 年代码5.4.2程序文件 FM - XXXXX - XXX 公司代码 程序文件代码程序文件序列号QHEOP:质量、HACCP、环境、职业健康安全通用程序文件代码5.4.3支持性文件:FM-XX-ZC-XXFM 公司代码XX 部门ZC 支持性文件代码XX 支持性文件序列号5.4.4记录:FM-XX-JL-XXFM 公司代码XX 部门 JL 记录代码XX 记录序列号5.4.5 HACCP计划书:FM-HACCP-JH-XXXXFM 公司代码HACCP 危害分析与关键控制点JH 计划书代码XXXX 年代码5.4.6前提方案:FM-HACCP-QT-XXXXFM 公司代码HACCP 危害分析与关键控制点QT 前提方案代码XXXX 年代码5.4.7各部门及特殊代码对照表(
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