文件控制程序QHEOP
XXXX有限公司编 号FM-QHEOP-001文件控制程序版 本A/0核准：审核：编制：体系小组实施日期2022年10月01日1.目的对管理体系文件进行控制，确保公司内各有关场所使用的文件为有效版本，使文件和资料处于受控状态。2.范围适用于与体系要求有关的文件和资料的编制、评审、发放、使用、更改、作废、回收（包括适当范围的外来文件）。3.术语3.1 受控文件：被控制使用或控制更改使用的，并盖有“受控文件”红色章的管理体系有效文件。3.2 非受控文件：指不跟踪更改并盖有“非受控文件”蓝色章的文件。非受控文件一般是提供给顾客的文件或国家标准、法规。4.职责4.1 总经理负责批准综合管理手册及管理体系方针、目标等。4.2 管理者代表组织编制综合管理手册、程序文件，批准程序文件。4.3 品管部负责体系文件的综合管理。4.4 总经办负责文件和资料的标识、发放、回收、归档工作。4.5 各职能部门负责本部门工作范围内与管理体系有关的文件编写、审核（支持性文件负责审批）、存档和管理。5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1综合管理手册包括方针、目标、职能等；5.1.2程序文件，包括文件、记录等控制程序；5.1.3 HACCP计划书，包括食品安全小组、产品特性和预期用途等；5.1.4支持性文件，包括：操作规程、技术规范、检验作业指导书、生产作业指导书等技术类文件和管理制度、管理办法等管理类文件；5.1.5前提方案，包括原材料采购、运输、贮藏的卫生等；5.1.6记录表单；5.1.7外来文件和资料：如国家标准、行业标准、法律法规；5.1.8影视、动画、PPT等。5.2 文件编制5.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写，支持性文件由各部门负责编写。5.3 文件审批5.3.1手册由管理者代表组织编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由相关部门负责人编制，填写文件会签表，品管部负责人审核，管理者代表批准。5.3.2支持性文件由各责任部门、车间编制，编制部门负责人批准（涉及公司重要管理类文件由相关部门编制，编制部门负责人审核，总经理批准）。5.3.3前提方案和HACCP计划书由食品安全小组组长组织编制，品管部负责人审核，食品安全小组组长批准。5.3.4外来文件和资料，如标准和法规性文件等，由相关部门（如：技术部、品管部等）识别其实用性，经管理者代表确认后控制并分发至相关使用部门，同时向总经办报备，行政机关单位业务项目性文件由业务部门（如：总经办、技术部）识别其适用性，报总经办登记，总经办档案管理员在外来文件登记表中登记，并且填写文件流转单，送总经办、相关部门、总经理、承办人签署意见后存档。5.4 文件编号与编写规则5.4.1手册：FM-QHEOHS-XXXXFM 公司代码QHEOMS 综合管理手册代码XXXX 年代码5.4.2程序文件 FM - XXXXX - XXX 公司代码 程序文件代码程序文件序列号QHEOP：质量、HACCP、环境、职业健康安全通用程序文件代码5.4.3支持性文件：FM-XX-ZC-XXFM 公司代码XX 部门ZC 支持性文件代码XX 支持性文件序列号5.4.4记录：FM-XX-JL-XXFM 公司代码XX 部门 JL 记录代码XX 记录序列号5.4.5 HACCP计划书：FM-HACCP-JH-XXXXFM 公司代码HACCP 危害分析与关键控制点JH 计划书代码XXXX 年代码5.4.6前提方案：FM-HACCP-QT-XXXXFM 公司代码HACCP 危害分析与关键控制点QT 前提方案代码XXXX 年代码5.4.7各部门及特殊代码对照表（大写字母表示）：（a）总经办ZB，技术部JS，品管部PG，生产部SC，酿造部NZ，采购部CG，物控部WK，财务部CW，黄酒项目部HJ、营销部YX。（b）体系TX，通知TZ，纪要JY，通用TY。5.4.8文件名称字体统一采用黑体、四号加粗；文件编号、版本、修改人/日期、实施日期、编制、审核、核准字体统一采用黑体、五号加粗；文件中大条款号字体统一采用黑体、小四号加粗，段前段后间距0.5行；文件中小条款号及正文字体统一用宋体、小四；文件第一个数字与内容相隔7个英文字符；设置行距固定值20磅。文件记录等表述时需带符号。5.5 文件分发5.5.1手册分发范围由编制部门/人填写文件印发审核批准单、提交管理者代表审核、总经理批准，程序文件、支持性文件分发范围由部门管理人员填写文件印发审核批准单、提交各部门负责人审核，管理者代表批准；涉及公司重要的管理制度类支持性文件分发范围由编制部门/人填写文件印发审核批准单，编制部门负责人审核、总经理批准。5.5.2文件管理员在文件分发前，应编上“分发号”，盖上受控状态印章，填写文件领用登记表，由领用部门负责人签收。文件分受控文件和非受控文件，受控文件盖“受控文件”红色印章，非受控文件盖“非受控文件”蓝色印章。5.5.3文件资料损坏、丢失和要求增发时，由领用人填写文件领用申请审批表申请增发文件应按5.5.1规定审批后，由文件管理员按5.5.2条规定发放，并在原文件领用登记表上注明原因。对丢失的文件，公布文件编号和分发号，宣布该文件失效。5.5.4作废文件资料销毁前，文件管理员应对作废文件资料进行鉴定，填写文件资料销毁申请表，报原审批人或相关人员审批后实施。5.6 文件和资料更改5.6.1受控文件需要更改时，由更改部门/人提出，填写文件更改申请审批表，报该文件原审批部门或相关部门审批后，由文件管理员实施更改。5.6.2个别、少量更改，可在文件上划改，在划改处加盖“文件更改专用章”，并注明更改日期。较多的更改采用换页方式进行，在所换新页的右上角盖在“换页”章，注上换页日期，并在更改处文字下方划上“”符号；文件需作大幅度更改或管理体系标准换版时，应换版，在新版文件上注明新的版号。5.6.3文件更改或大幅度更改换版应按原文件分发范围进行换发，由文件管理员填写文件更改记录表，并在发放新页/新文件的同时收回作废页和作废文件，加盖“作废”章，并按5.5.4的规定销毁处理。因管理体系标准换版而进行文件换版的，按5.5.1、5.5.2规定审批和分发。5.6.4需作资料保留的作废文件，申请人应填写文件留用申请单，经管理者代表批准后，由文件管理员加盖“留用文件”印章方可留用。5.7 文件管理5.7.1文件打印后,应将底稿和正文以及有关审批单移交归档,文件管理员应填写文件资料归档登记表。所有归档文件应盖上“归档专用章”，并注明归档日期。用于复印的母本文件或电子文本也应移交文件管理员保管，并盖上“受控文件”章，随文件的更改而更改。5.7.2所有生产用配方、工艺操作规程和新产品开发资料等属公司技术机密文件，均应归公司文件管理员作为保密文件进行归档保存。5.7.3所有受控文件使用部门和个人不得对受控文件进行复印或任何形式的复制，不得擅自外借和外送，根据分发号追查、追责。5.7.4需查阅或借阅文件资料的人员，应填写文件、资料查/借阅登记表。涉及本公司技术机密的文件、资料，须报总经理批准后方可查/借阅文件。查/借阅者应按指定日期归还文件资料，到期不归还，由文件管理员强制收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。5.7.5各部门文件管理员应对本部门公用文件进行登记，并按5.7.3、5.7.4、5.7.6 进行保管。5.7.6归档的文件资料应存放在环境干燥、加锁的专用柜中，防止损坏与丢失。6.文件记录文件会签表外来文件登记表文件流转单文件印发审核批准单文件领用登记表文件领用申请审批表文件资料销毁申请表文件更改申请审批表文件更改记录表文件留用申请表文件资料归档登记表文件、资料查/借阅登记表第 5 页， 共5页
