秘书学概论复习

1、第三章 文书与档案管理第三节 文书处理规范一、行文制度的基本规范1. 根据机关云间的工作关系准确行文2、以逐级行文为基本方式,一般不得越级行文特殊情况下，可越级行文:情况特殊紧急，逐级传达会延误时机、造成重大损失；上级领导交办并指定越级上报的具体事项；需直接询间、 答复或联系的具体事项；多次请示直接上纵机关.长期未予解决的事项；与直接上级有争议而又急露解决的问题；揭发、检举、控告直情上级机关3.明确行文的主、次要责任，正确选择主送机关与抄送机关抄送：向下级机关的重要发文，应同时抄报直接上级机关；受双重领导的机关向一个上级主送公文时，应抄送另一上级机关；向受双重领导的机关行文时，应同时抄送另一上级机关；因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关下列情况不得抄送：接收抄送公文的机关不得再向其他机关转抄转送；凡与公文办理无关的机关一律不得抄送4.贯彻党政公文分开行文的原则：党政机关应在各自系统内制发公文，尽量减少联合行文；行政机关不得直接向党的组织制发领导性、指导性、报请类公文；党的组织不应向行政机关请示、报告工作或直接下达命令、指示5.联合行文时作者应是同级机关：同级政府之间，政府各

2、部门之间，上级部门与下放政府之间；政府与同级党委、军事机关之间；政府部门与同级党委部门军事机关部门之间；政府部门与同级人民团体、行使行政职能的事业单位、公司间6.严格控制公文数量简化行文手续二、发文处理程序：草拟、会稿、审核(核稿)、签发、注发(批注)、复核、缮印、校对、用印(签署)、发文登记、立卷归档.三、收文处理程序签收:认真检查数量和质量无误后履行接收签字手续登记:记录公文来往和处理情况，控制公文运转,明确交接责任拟办:秘书部门对处理收文提出初步意见，供领导人参考分送传阅: 1)传阅顺序:主要领导分管领导其他领导2)文件应以秘书为中心进行传阅,轮轴式传阅3)附“文件传阅单”请阅看文件的人员签注姓名和日期批办:机关领导人或办公室负责人对公文办理的批示意见承办:根据批示意见由相关人员办理具体工作催办:适时对公文承办情况进行督促检查立卷归档:秘书人员将完成收文办理的公文文稿，及时清退集中，按照文书立卷规范和要求完成立卷归档工作第四节 立卷、 归档和档案工作一、立卷立卷的含义：将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分们别类地组成一个或数个案卷的过程，案卷是文书档案的基本保管单位.立卷

3、的范围：1.本单位工作中形成的，直接反映本单位主要职能活动的重要文件2.与本单位制发的文件有密切联系的上，下级单位重要文件3.本单位进行工作需要遵循和查考的上、下级单位的文件立卷的方法与步骤：1.分类:年度、机构、问题、期限年度1-般文件归入文件形成年度日路年度的请示与批复归入批复年度，无批复归入诸示年度回跨年度的规划、计划、预算归入内容针对的最后一个年度跨年度的总结、决算归入内容针对的弹最后一个年度四跨年度的会议文件，一般归入开幕年度日跨年度的非设讼案件材米斗,归入结案年度法规性文件,归入公布或挑合准的年度回回顾性、纪念性文件归入成稿或发表年度o机构:形成或家办部门s问题:将文件按其内容所反映的问题或事务分类一s期限(永久? 710年定期个30年2.组合:以问题为主，适当分级，兼顾其官特征0会议文件,按会议届次，一会一卷，一会数卷或数会一卷个日非源讼案件材米料,按立案问题或人名，一案一看或一案数卷目群众来信,按信件作者信件的处理形求或及映的间题组合统计报表等文件,控格式名称或地区，可组一卷或数卷日本机关的条例、法规、制度、调研材料等,按单一问题组合0工作计划、总结等文件,按责任者或名

4、称组合简报、刊物,按名称或期号一期一卷或数期一卷3.党内文件的排列与编号文件排列0-般按重要程度或时间顺序排到图描复、拗示在前,清后、报告在后DATENO正件在前,附伴在后正本在前，定稿在后因转发件在前,被着告转发件在后0非汤讼案件机料。结论性材料在前依据性材料在后s文件编号_0 按照排列顺序，用图拉伯数字源页编号四页号位置:有数页在右下角.偶数须在左下角回空白负不编号四一律用梦铅笔书写4.填写卷内目录与备考录5、拟写案卷题名责任者十关于十间题十的十名称回责任者+文件针对时间十问题十名称针对时间十出版物名称会议名称十文件日当事人十间题十着(案着回通讯者十关于十问题十的+文件名称6.案卷封面的填写与装计填写案卷封面: 碳素墨水，粗钢笔,工整清晰案卷题名.立卷单位、起止时间保管期限、密级、归档号(必须用铅笔填写)6装订0装订前去掉文件上的金属物+破损和装订线内有字迹的文件材米料雪进行裱糊DATENO巴案卷装订前,要检查案巷各部分排列顺度四左上角装订一左齐上齐;左侧装让一左齐下齐心“三孔一线”装订法“三孔头”装习法7.其他不能和文件故在一起的同一间题或同-事件的照片、录音带、录像茶。光盘等，

5、要统整理分别存效，并在编目时注明互见号和存放地点二.归档1.归档的含义是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件经系统整理移交档案室或档案甘馆保存的过程2.归档范围反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料3.归档时间实行定期归档。办理完毕的文件材料由文书部门或业谷部门整理、立卷后定期向档案室移交.移交时间一般在第二年的上半年4日档案卷的质量要求应归档的文件材料齐全、完整日保持归档材料之间的历史联系国区分保存价值,分类整理、立卷母案卷标题简明确切，便于保管和利用三、档案工作1.档案的含义2、档案管理的内容收集:档案馆、室接收及征集档案和其他相关文献DATENO司整理:按照定原则对档案实体进行系统分类组合排列、编号和基本编目，使之有序化国保管:维护档案完整与安全田鉴定:判定档案真伪和价值旦统计:对反映和说明档案及档架1作现象的数量特征进行搜集、整理和分析利用:利用者以阅览、复制.摘录等方式使用档案第四章会议组织第一节会议工作概述-一、会议的涵义5有组织有领导的商议事情的聚会.就某些问题进行过论和解决文二会议的基本要素:0与会者日主持人议题 母名称 0时间因地点名称:能概括显示会议个内容

6、、小性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点戚地飞、范围、规模三.会议的种类0组织类型:内部会议和外部会议正成会议和非正式会议A举行频率:定期会议、不定期会议D出席对象:联席会, 内部会、优表会5功能性质:决策性、讨论性、告知性、学术性、协调性、报告性、 谈判性、动员性等A议题性质:专业性、专题性、综合性等规模太小特大型(万人)、大型(数千人)、中型(数白人，小型(数十人)DATENO口会议方式:常规会、电话会、电视会A国籍及议题范围:国内会议、国际会议就一个公司而言, B的一瓜、会议组织的一般原则1.减少次数,限制人数2.严守时间原则,准时开会准时结束3.会议通知的明确性原则4缺席迟到者事前联络原则5.效率性原则第二节会前准备工作明不确会议目标和议题- 会议目标要能的用一句话表述出发来2. 会议议题是会议目标的县体化0-次会议不宜安 排太多的议题日常*工作会议议题不宜超过4个同议题之间要有内在逻辑联系，将若干相关议题集中到同一会议上二、确定会议时间和地点(-)时间确定1. 问题需要在什么时间前解决盛讨论2.进行各项议题的准备需要多长时间3是否有合适的会议场地、设施4.必须出席

7、会议的人能否出席5.哪一天适合开会，一天中什么时间开会适宜一般，最适宜开会的时间是周二周四的上午8:3011:00一或下午 2: 30 4:00Y&DATENO(二会场选择1.空间大小、会议设施满足需要2.、交通方便3.会场使用不会冲突4.会议场所的费用合适5.会议服务周到6.会场周围环境不会对会议辛生影响三、制定会议议程1、相对重要、 紧急的议题安排在前面.2、相互关联的议题或活动集中安排在一起3.保证只能出席部分议题的人员的时间要求4.合理安排休息或活动四、确定会议规模与会者应是1.可以从不同角度对议题发表看法和意见，并提供必要信息的人2.有一定代表性的人3.有时间出席会议和参加相关活动的人五、准备会议资料1. 为上司撰写发言稿2.为上司准备其他相关材料3.组织好发言人的文稿4.制作会议证件5.准备资料袋DATENO方发放会议通知1正确选择会议通知的发送形式2会议通知的主要内容:标题、正文、回林七布置会场(2会场布置的基本要求1.能体现会议的主题和气氛2、主席台座次的安排要符合贯例s前排人员的职务高于后排.前排席位以单数为宜。职务最高者居中,先左后右s座席前放置姓名牌3、场内其他与

8、会者的座次安排6汉字笔划.地理位置0行业系统(3会场的整理布局类型1. 中小型会议:二般在会议室、会议厅或临时设置的客室内进行。会议桌可为方形、长方形、圆形、椭圆形2.多边会议:正圆形会议桌或多边形会议桌3.大型会议:会议厅4.研讨会、座谈会:半圆形或方块块形小.安排食宿或接站等后勤脆务事宜加经费预算.会议经费的主要内容文件资料费 、场所租用费、伙食补贴费、邮电通讯费、宣传交际费、 交通费、设备和用品费、住宿补贴费、其他开支DATENO2.经费审核s要逐项细审即精打细算，又保证会议的质量和档次A准备专用帐册.对会议的各项开支进行详细记录十、 做好新闻发布工作1.重要的、大型的会议，要做好新闻发布工作2.秘书人员要把发言者的情况(履历或自传的概要)及其他有关材米料备好，由公关部门或秘书自己发布十一、 进行全面的会 前检查1. 领导人听取大会等备处各组汇报、现场检查两种方式，以后者为主2. 检查的重点是会议文件材料的准备、 会场的布置和安全保卫工作等第三节会议期间工作会议期间,是秘书工作最活跃的阶段中心任务:掌握会议动态,协调领导指挥与控制,并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行会场组织与服务(H)组织签到和登记小型会议.采用签到簿。6重要会议:采用签到卡=) 发放会议材料开幕词、工作报告.会议议程表,作息时间表与会人员通讯录会议上讨论、学习的文件月)会议设备的操作与维护。音响、照明、通讯、录音录像通风等设备设专人操作、维护DATENO(四)传接电话,不特别紧急的电话般不予传呼。内容十分紧急的电话，用纸条通知当事人(3)协调领导掌握情况。控制会议进程。目的:保证会议，顺利进行，使会议不离题、不脱轨一工程书人员对会议中的动态。安会者的建议和反应首头和倾向，做到心中有数，及时向会议 领星报告。随旺协助会议领导处理发生的互外情况(六)会场 服务了引导与会者入席、退席、文茶水供名等6小型会议由会各秘书负责，大型会议设专人负责二会议信息的收集与编发(-)会议记录.6记录市法:笔证、永音、摄影、委像等6 记录内容: 会议名称、时间、地点.主持人:出席人、 列席人，出。缺席人、记录人、主要议题、发言内容注意问题 汇将会议的

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