《秘书实务》-信息工作.doc

第五章 信息工作第一节 信息和信息工作概述一、信息的基本知识(一) 信息的概念 广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号 狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息 秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息二) 信息的特征1.时效性2.可增长性3.可传递性4.可分享性5.可贮存性（三) 信息的类型 1.直接信息和间接信息2.动态信息和静态信息 3.无记录信息和有记录信息4.初级信息和高层次信息二、信息工作的意义 (一) 为领导决策提供可靠的信息根据 (二) 为领导日常工作提供有效的信息咨询 (三) 是秘书机构做好其他工作的重要保证三、信息工作的基本要求(一) 准确完整(二) 及时高效(三) 适用适量第二节 信息工作的一般程序一、信息的收集积累(一) 信息收集的范围各级党政机关颁布的方针、政策、法规上级领导机关或主管部门发布的意见所辖地区、所属单位的基本情况对本组织工作或产品的反馈信息同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等第二节 信息工作的一般程序一、信息的收集积累(二) 信息收集的渠道 1.信息网络2.文件资料3.大众传媒4.会议 5.来信、来访、来电6.调查研究(三) 信息收集的方法1.阅读法2.观察法3.听记法4.交换法5.索取法6.购买法二、信息的筛选和校正 (一) 信息真伪的鉴别(二) 信息的校正补充 (三) 信息价值的鉴定三、信息的分类 首先，根据是否具有很强的时效性, 分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息。

其次，根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等四、信息的深度加工(一) 信息的浓缩提炼浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析,运用逻辑推理得到高质量的二次信息 (二) 信息的综合研究 通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息 高层次信息——反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息 有情况 有分析 有建议五、信息的传输和反馈(一) 信息传输的方向向单位内部传输(内向传输)向单位外部传输(外向传输)(二) 信息传输的控制对信息需求的控制 对信息共享程度的控制对信息传输时机的控制(三) 信息输出的方式 1.口头传输2.书面传输3.电信网络传输（四）、忧患信息的传输1.控制问题型信息的传递范围2.将问题型信息 “反题正作”(五) 信息的发布 新闻发布会 / 信息发布会 “××媒体沟通会”(六) 信息的利用及反馈了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率 第三节 信息简报一、信息简报的概念 机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一 。

如“工作动态”、“信息快报”、“内部参考”、“信息交流”等 向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作第三节 信息简报二、信息简报的编写方式和一般要求 单条信息的编写——将每一条信息写成一篇信息稿(新闻稿）单条信息要求新、准、快、短每条以两三百字为宜 信息综述——将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性信息材料综述性信息材料能够反映事物的全貌和发展过程第三节 信息简报三、信息简报的格式 单期式简报——发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报 多期式(杂志式)简报——有固定的印发周期(如每月两期)，每期发布多条信息的简报 第四节 网站的信息管理 网络是最便捷的信息传播工具各类组织大多建有自己的网站(或网页),网站管理成为秘书机构一项重要的常规业务 单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的 单位网站的信息管理是信息工作的重要内容第四节 网站的信息管理一、网站管理制度 (一) 分级管理和专职管理制度 (二) 信息发布审查制度 (三) 保密制度和奖惩制度 (四) 网站内容定期更新制度二、网站信息制作与展示网站的内容应该具有价值和原创性。

网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由的上传内容网站信息要具备下载和打印功能，让用户方便的获取信息第四节 网站的信息管理三、网站信息的处理和利用 网站是获取用户反馈信息的有效途径公众通过网站对领导工作提出许多非常具体的要求、意见和建议，秘书机构应将这些反馈信息视为重要的信息资源，按照信息工作的要求广泛收集认真研究此外，秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的信息加以及时的处理第四节 网站的信息管理三、网站信息的处理和利用 网站可以开设以下交互功能： 会员注册 网站留言板 客户调研 沟通首长信箱公众论坛博客和微博思 考 题1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘书机构的信息工作有何重要意义?2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求? 信息对领导决策有何重要作用？3.试述信息工作的一般程序4.为什么要对信息进行有效展示?请以四人一组自办一份四个版面的信息简报，并组织展览评比5.选取2～3个网站，结合第四节“网站的信息管理”有关知识对其作出评价。