物业公司采购管理制度.docx

物业公司采购管理制度 1.0总则 1.1目的 为了规范公司选购行为,兼顾效率及成本,在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下,降低风险,削减交易成本,保持并保证对供应商的谈判能力,以获得较优性价比的选购物资,特制定本制度 1.2适用范围 本制度适用于xx物业管理有限公司经营活动所需的全部物资的选购管理 2.0选购职能部门划分 2.1物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关 2.2选购部门:负责物资详细的选购以及选购资料的管理 2.3仓库管理部门:负责选购物资的数量、外观质量的验收 2.4财务部门:负责选购货款的支付结算 2.5总经理:负责权限内的选购、货款的审批和超出权限范围的审核,以及选购的监督 2.6集团选购部:对选购的监督和检查 3.0选购管理 3.1选购物资分类 3.1.1A类物资:办公用品类物资为满意公司正常办公而所需的IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。

3.1.2B类物资:工程水电类物资为满意各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品 3.1.3C类物资:清洁绿化类包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护 3.1.4D类物资:劳保类物资包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品 3.1.5E类物资:固定资产类物资会同集团选购部统一选购 凡本制度定义范畴内的选购物资类型,均根据本制度执行未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理 3.2购方式 3.2.1计划选购:各部门依据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划,并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后,报总经理审批,如超出审批权限,上报集团审批 3.2.2紧急选购:选购人员得到总经理口头允许,可以先行选购,而后补办《申购单》手续 3.3选购流程 申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--选购人员按计划选购--物资使用部门和仓库验收接受--选购人员办理财务等相关手续并登记管理 3.4选购审批权限 3.4.1为提高工作效率,选购在2000元以下的,由总经理审批权后,可进行选购; 3.4.2选购在2000以上的由总经理审批后,报集团总经理或总经理授权人审批,方可进行选购。

3.5选购价格管理 3.5.1采用货比三家的方法:由选购人员与使用人员对市场价格进行调查,向几家供应商发放询价表,进行比价、议价到最终定价,并做好询价、定价表的管理 3.5.2由集团选购部供应价格参考表,再进行市场询价、定价 3.6选购实施 3.6.1选购人员依据审批的《申购单》,依据实际状况,进行询价、定价后,确定供应商,进行选购 3.6.2大宗用品或长期需用物资,与有关厂家、供应商签订长期供货协议,以保证质量以及合理的价格供应 3.6.3与集团选购部保持信息共享,做好物资选购保障工作 3.6.4原则上选购人员应查找至少三家以上的供应商,进行各方面的比较后再确定最终供应商 3.7选购货款的支付与报销 3.7.1选购人员报销时,必需具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》 3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后,由财务部负责支付结算工作 3.8选购协议和合同以及各种选购资料的管理 3.8.1长期供应商要求其供应营业执照复印件,都要与公司签订供货协议(合同),以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。

3.8.2临时供应商要求与其达成口头协议,保证物资质量、规格以及价格的合理性 3.8.3表格管理规范各种表格,做好各种表格的管理 4.0供应商管理 4.1建立供应商档案做好原始询价表的管理,以及对供应商定期评价,包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价 4.2不达标的供应商准时调整,削减对公司的损失 5.0选购的监督和检查 5.1选购人员每月5日向集团选购部上报《月度选购报告》,每年1月20日向集团选购部上报《年度选购报告》 5.2集团选购部、审计部对xx物业选购状况进行检查、监督、审计 > 6.0选购人员职业规范 6.1本规范适用于选购人员及公司其它部门直接或间接参与选购工作人员(以下统称为选购人员) 6.2选购人员应以公司利益为己任,不允许向供应商索要礼品或接受礼品,以及私自收受其它个人利益,一经发觉,公司::将依据有关规定处理直至予以辞退 6.3选购人员只有在合理的工作原因状况下,经主管经理认可后,方可接受供应商的宴请;在选购谈判过程中,无论任何原因,都不允许接受供应商的邀请 6.4选购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下,方可接受供应商的邀请,前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。

6.5选购人员代表公司形象,对于供应商方面的工作人员,应当做到有礼有节,公正对待,不允许高傲的举止和不公正的态度 6.6选购人员在与供应商的谈判过程中,应严格遵守保密制度,杜绝任意或无意的泄密行为 6.7对违反本制度的行为,公司有权进行处理,包括必要时对严重违反本制度的员工解聘,情节严重的移交司法机构处理 7.0附则 7.1本制度由公司办公室负责解释; 7.2本制度报集团总经办审批备案后生效。