地产公司档案管理规定.docx

Word版本下载可任意编辑】 地产公司档案管理规定地产公司档案管理规定 为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展提供信息和依据,特制定本规定 一、档案管理工作的组织 1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作 2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性公司对部门的档案管理工作实行导、监视 3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅速查找 4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等) 5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。

二、档案的分类 档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类 三、档案的归档要求 1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,按照要求收集整理归档 2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门开展管理 3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室 4、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应及时到行政部做文件处理由公司档案室开展登记、归档 5、实物、声像一经形成,即需归档 6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档 7、基建工程档案在项目交复验收后归档 四、借阅档案的要求 1、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档 2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准办理借出档案手续 3、借阅档案必须爱护,保持整洁、严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管总经理批准方可摘录和复制。

4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印 5、借阅期限不得超过两星期,到期必须追回,如需再借需办理续借手续 五、移交、销毁档案的要求 1、档案室承受档案资料时,移交单位要填写目录和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查 2、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记,对销毁的档案及时在档案目录中注销,并注明原因和去向 3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室 4、根据各类档案不同保管期限,定期对档案开展鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理 5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料 6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存 六、公司各部门档案员的要求: 1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在第二年1月底前全部装订完毕。

2、做好档案的保密工作,发现档案遗失或出现文件泄密时,要及时向有关领导报告,不得隐瞒 3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就及时向有关主管领导报告不得耽误工作 4、有以下行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任: A、丢失或者擅自销毁公司档案资料 B、涂改伪造档案 C、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人 D、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的 七、本规定由圣北公司行政部负责解释 八、本规定自通过之日起施行 附:1、档案归档范围 2、档案管理分工 3、档案管理表格 4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员 附表一:档案借阅申请表 附表二:档案交接单 附表三:档案销毁申请表 洗衣职责活动职责派出所职责 测试职责测量员职责测量职责 4 / 4。