告知函的格式写法.docx

本文格式为Word版，下载可任意编辑告知函的格式写法 告知函的写法 一是告知原由.说明制发本函的理由. 二是告知事项.简明扼要地表达告知对方有关事项的概括内容及应留神的问题. 函的布局和写法 （一）标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成 （二）正文 1．开头 写行文的缘由、背景和依据 一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要表达本地区、本单位的实际需要、不解和困难 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法根本一致继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复观法 例一： 告知函 敬启者： 我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达 货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择由于我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感可惜 发函者 ：XX 例二： 告知函 敬启者： 贵方订购货物的出口许可证已获批准货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不成撤消信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据 敬上 发函者 ：xxx 联系函范例例一： 联系函 敬启者： 信用证修改事项说明如下： 根据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款但是我方所需要的，是见票即付信用证此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载因此，请贵方按单内说明修改货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求立刻修改 敬上 发函者 例二： 联系函 敬启者： 贵方指点我方于九月十六日付款逾期一函敬悉本公司本计划付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢 此种理由，致使本公司暂时不便清偿货款总额今天通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到本公司梦想贵方能了解我方窘境并给我方以辅助 发函者 苦求函范例例一： 苦求函 敬启者： 感谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目次一函贵方所需目次分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣 订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单使用在通常处境下８８～９８页上显示有多种新型号，是今年手袋表示会上一种时沿，敬请贵方留神 由于本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

发函者 例二： 苦求函 敬启者： 今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意并盼阁下在府上尝试一番假设你尝试，就会同意我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品 这种酒是甜酒和酒精的混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲更加有效这种上等酒是悉尼运来，保括运费在内每打美金20 以一般信用证，赋予的贸易折扣为20%兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理 发函者 2．主体 写需要商洽、询问、答复、联系、苦求批准或答复审批及告知的事项 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段假设事项对比繁杂，那么分条列项书写 ⒊　结语 不同类型的函结语有别假设行文只是告知对方事项而不必对方回复，那么结语常用“特此函告”、“特此函达”若是要求对方复函的，那么用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语请批函多以“请批准”、“请大力辅助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语也有的函不写结语 五、留神问题 1．留神批请函与请示的识别，向有隶属关系的上级机关苦求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关苦求批准有关事项，那么用请批函。

主管机关答复苦求审批事项，用审批函 2．开门见山，直奔主题无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的探讨 3．一文一函，干脆领略 4．语言要模范得体，并表达函的用语特色发函要使用平和、礼貌、恳切的语言，对主管机关要崇敬、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善切忌使用生硬、命令性的语言复函，那么态度要明朗，语言要切实，制止含混笼统、踌躇不定 — 5 —。