文档的排版与打印.doc

文档的排版与打印第一节  设置页面一、选择纸张类型和来源通过“文件(F)子菜单”下的“页面设置(U)...菜单”打开“页面设置”对话框，在“纸张选项卡”中有“纸张大小(R):组合框”上下光标会听到不同类型的打印纸，A4和B5是比较常见的纸型，A4是档案的标准用纸，如果选择A4，那么下面的“宽度(W):21 厘米数字显示框”和“高度(E):29.7 厘米数字显示框”就是A4纸的尺寸，如果有特殊需要，用户可以在宽度和高度数值显示框中更改数值，一般使用默认值纸张来源是针对打印机而言的，在“首页(F):”“其他页(O):”列表中选择，一般使用 “默认纸盒 (自动供纸器)”，在“应用于(Y):组合框”中，确认上述设置在文档中的应用范围，通常选择“整篇文档”这样能使文档的每一页都以相同样式被显示或打印，如果选择“插入点之后”，那么光标后的文本将被另起一页显示或打印二、设置页边距和纸张方向所谓页边距，就是文字块与纸张边缘间的空白距离，在“页面设置”对话框中找到“页边距选项卡”，上下左右四个数字显示框就是让用户编辑或选择页边距的多页的纸质文档通常需要装订成册，订书钉或装订孔的轨迹就是装订线，在“装订线(G):厘米数字显示框”中设置装订线的数值，从视觉上看，设置了装订线，会使同侧的页边距增大，有了足够的空白边距，我们的文档就不会出现因装订而遮挡住文字的现象，“装订线位置(U):组合框”提供了四个选项，不过，装订线通常是放在文档左侧或上端的。

三、设置每页的字数word文档中，字符是以行列的样式有序排列的，行列纵横交织形成“网格”，所以，设置每页字数，其实就是设置网格打开“页面设置对话框”，切到“文档网格选项卡”，在文字排列中，“水平(Z)单选按钮选中”表示文档中的字符从左到右横向排列；“垂直(V)单选按钮选中”则表示文档中的字符是从上到下的传统中文排列方式栏数(C):数字显示框”里面，有四个值可以选择，默认是1，这个设置不会在视觉上有什么改变，如果选择2，那么，页面会被分为两栏，分栏的方向根据前面设置的文字排列方向的不同而变化：当文字横向排列时，分栏将纵向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为左右两栏，分栏为3，则页面被分为左、中、右三栏，每一栏中的文字从左到右横向显示；当文字垂直排列时，分栏将横向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为上下两栏，分栏为3，则页面被分为上、中、下三栏，每一栏中的文字从上到下纵向显示接下来是与网格相关的选项，现将各选项的含义介绍如下：“无网格(N)单选按钮选中”表示使用程序默认的字符数只指定行网格(O)单选按钮选中”表示只设置页面的行数，至于每行多少个字，由程序自己来决定指定行和字符网格(H)单选按钮选中”表示可以设置页面的行数和每一行的字符数。

文字对齐字符网格(X)单选按钮选中”程序会自动将字符与字符网格对齐指定行和字符网格(H)单选按钮选中”后，word为我们提供了下面几项有关字符的设置“每行(E):数字显示框”用于设置文档中每行的字符数，可设置的数值范围是1到43，也就是说，每行至少要有1个字，最多不能超过43个字跨度(I):磅数字显示框”以磅为单位输入字符跨度及字符间距程序会自动调整每行字符数，以适应字符间距，不需要用户自行设置，如果用户强行用上下光标改变磅值，那么前面的每行字数就会随之改变，例如，当我们设置每行43个字时，“跨度(I):数字显示框”显示的数字是“9.55 磅”如果用上下光标将这个数字改成“15 磅”那么前面的“每行(E):数字显示框”就会显示“27”当然我们也可以选中“使用默认跨度(A)复选框”这样就能使用程序默认行数和字符数设置好了每行的字符，就该设置每页的行数了，“每页(R):数字显示框”就是让用户设置文档中每页行数的，可用的数值范围是1到48，也就是说，每一页至少要有一行文字，最多不能超过48行紧接着又是“跨度(T):数字显示框”，跟前面类似，这个跨度跟前面的行数是联动的，用户只需设置行数就可以了，当然如果你对跨度的磅值很有把握，也可以通过设置磅值来改变行数。

在“页面设置对话框”的“文档网格选项卡”中，除了有以上内容外，还有三个按钮：现在我们来看看他们的用途吧单击“绘图网格(W)...按钮”可打开“绘图网格”对话框使用该对话框可选择附加的绘图网格选项单击“字体设置(F)...按钮”，可打开“字体”对话框单击“默认(D)...按钮”可将当前设置保存为新的默认设置，用于活动文档和所有基于当前模板的新文档第二节        页眉、页脚和页码页眉、页脚用于显示文档的附加信息，如单位名称、徽标、日期、章节等文字或图形等，而页码当然就是文档中每一页的编号页眉位于页面顶端，页脚则位于页面的底端，页码的位置就比较随意，可以放在顶端，也可以放在底端，用户可以在文档的每一页创建自己需要的页眉、页脚以及页码一、浏览、编辑和编排页眉和页脚执行“视图(V)子菜单”下的“页眉和页脚(H)菜单”，弹出“页眉和页脚”工具栏，此时程序会自动将文档视图调整为“页面视图”，焦点自动跳到页眉处，如果文档还没有页眉和页脚，那么此时就可以开始编辑了，如果文档已经插入了页眉和页脚，那么此时就可以用上下光标朗读其内容，只是读屏不能提示哪里是页眉，哪里是页脚读到的内容可以任意编辑和删改，方法跟编辑文档正文相同。

要离开页眉页脚回到正文，请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键“Alt+c"，当然我们也可以通过改变文档视图来回到文档正文二、插入页码页码其实是可以在编辑页眉页脚的时候插入的，当页眉页脚处于可编辑状态时，直接按下插入页码快捷键(Alt+Shift+P)，特别提示：如果在编辑正文的时候按下该快捷键，那么页码将会被插入在正文里当然我们也可以通过“插入(I)子菜单”下的“页码(U)...菜单”打开“页码对话框”，在“位置(P):组合框”和“对齐方式(A):组合框”里用上下光标选择自己需要的选项，一般情况下，单面打印的文档页码设置为页面底端(页脚)的右侧，双面打印的文档页码设置为页面底端(页脚)的外侧，在日常应用中，公文的首页是不显示页码的，当“首页显示页码(S)复选框”处于未选中状态时，首页页码就被隐藏了页码的样式也是多种多样的，用户可以按下“格式(F)...按钮”打开“页码格式对话框”选择自己喜爱的页码样式  第三节        边框和底纹边框和底纹用作文档装饰，用户可以随心所欲地为整篇文档或者文档中的特定文字、表格、图形等设置边框和底纹，读屏不能朗读边框和底纹，但添加边框和底纹并不影响我们用读屏阅读文本。

特别提示：边框和底纹都会被打印出来一、文字、表格、图形边框选中文档中需要添加边框的内容，直接点击工具栏上的“字符边框”，可以添加默认边框，默认的文字边框就是一个由黑色细线构成的方框，如果想要添加更美观的边框，请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开边框和底纹对话框，在“边框选项卡”下，可以设置边框的线型、颜色、样式、应用范围等，这里的自定义设置只能应用于段落而不能应用于文字需要说明的是，该对话框中的“横线(H)...按钮”用于打开“横线”对话框，这里的横线可不是让我们选择边框线型的，而是用于在文本中插入文字层水平线图片的二、页面边框打开边框和底纹对话框，在“页面边框选项卡”中设置页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等，这里的“艺术型(R):组合框”也是用来选择边框样式的，在这个组合框中，边框不再是线条，而是一些漂亮的装饰图案，例如，我们选择“Christmas Tree”，确定后，页面边框就是绿色的小圣诞树图案，如果选择“Apples”，那么页面边框就是红色大苹果图案了这里设置的对象是文档中的页，而前面说过的“边框选项卡”设置的对象却是文档每一页上的元素，如一串字符，一个表格或一个图形等。

三、添加底纹选中需要添加底纹的文字、表格或图形，直接点击工具栏上的“字符底纹”可以添加默认底纹，要添加个性化底纹，请打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”这里有六十四种颜色供用户选择，第一是白色，第二十五是黑色，它们中间的第二到第二十四是深浅不一的灰色，所以，如果我们要选择漂亮的彩色来做填充色，就得耐着性子用模拟鼠标多切一会儿啦其他颜色(O)...按钮”是用于打开“颜色对话框”的这里有更多的颜色选项，不过在这里的颜色读屏不能读了word不仅能让我们给文本添加一种颜色做背景，还可以让我们为单调的背景加上彩色的点做装饰呢，下面的“样式(Y):组合框”就是给我们选择点的样式，用百分比来表示，数值小，点的密度小，数值大则点的密度大，下面的颜色菜单是选择点的颜色的，不要跟上面的颜色一样哦，否则，我们就看不到那些漂亮的小点点啦例如我在“填充分组”处选择“玫瑰红图形”，在这里选择“白色”，然后选择一下应用范围确定，我的底纹就是玫瑰红带白点的样式了需要特别说明的是：在“样式(Y)：组合框”中有一个选项是“纯色(100%)”，这个选项的意思是我们在接下来的颜色菜单中所选择的颜色将完全覆盖我们在前面的“填充分组”处把选择的颜色，也就是说，无论你在前面选择了什么颜色，只要在这里选择了“纯色(100%)”，它都会变成我们在下面的颜色菜单中选择的颜色，以刚才的设置为例，玫瑰红的底色，白色的点，可是如果选择了“纯色(100%)”，那么底纹将变成白色，而不再是红底白点了。

四、删除边框和底纹要删除边框和底纹，请在选中相应文本后打开“边框和底纹”将边框或底纹的相关设置修改成“无”即可第四节  设置分节与分栏默认情况下，word是把整个文档当做一节来对待的，当我们想在同一个文档中使用不同的格式或版式的时候，我们就需要设置分节与分栏   一、设置文档分节通过“插入(I)子菜单”下的“分隔符(B)...菜单”打开“分隔符对话框”这个对话框包含两部分内容，“分隔符类型”和“分节符类型”，我们需要找的是“分节符类型”，在这一部分里，有四个单选按钮可供选择，下面简要说明一下其功能：“下一页(N)单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并强行分页，下一节从下一页顶端开始连续(T)单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并开始新节，但不强行分页偶数页(E)单选按钮选中”表示在光标处插入分节符并在下一偶数页开始下一节如果分节符落入偶数页，则 Word 将下一奇数页留为空白也就是说，如果我们在第2页插入分节符时选择了“偶数页(E)单选按钮”，那么第3页将是空白页，下一节从第4页开始奇数页(O)单选按钮选中”则表示在光标处插入分节符并在下一奇数页开始下一节如果分节符落入奇数页，则 Word 将下一偶数页留为空白。

这个选项跟前面的选项类似，只不过被空出来的页的页码会是偶数盲人朋友要删除文档中的分节符，必需借助word的“替换”功能，查找“分隔符”并把“替换为(I):可编辑文字”处清空，然后按下“替换(R)按钮”或“全部替换(A)按钮”才能完成二、创建版面分栏执行“格式(O)子菜单”下的“分栏(C)...菜单”打开“分栏对话框”在这里有两个地方可以设置分栏数，一是预览中的单选按钮，一是“栏数(N):数字显示框”预览中有五个选项，数字显示框中有十一个数值可供选择，如果需要显示分栏线，请选中“分隔线(B)复选框”，否则不选下面的“宽度(I):字符数字显示框”和“间距(S): 字符数字显示框”是用于设置每一栏的宽度和栏间距的，这两个数值是联动的，设置其中一个，另一个就会自动做出相应的调整如果想自定义每一栏的栏宽，请不要选择“栏宽相等(E)复选框”，否则，程序会自动平均分配栏宽三、制作跨栏标题在标题后插入一个分节符，让标题自成一节，之后再对标题进行设置具体操作是光标移到标题下正文的第一个字符，打开“分隔符对话框”选择“连续(T)单选按钮”确定，然后再选中标题，打开“分栏对话框”。