(可编)采购管理制度及采购流程图.docx

采购管理制度及采购流程一、 目的：规公司釆购流程，提高釆购工作效率，从而为生产的顺 利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大 的资金支持二、 适用围适用本公司围釆购管理三、 容（一） 总则：为加强采购工作的管理，提高釆购工作的效率, 制定本制度所有的釆购人员及相关人员均应以本制度为依 据开展工作二） 基本流程：釆购需求一寻找供应商一询价、比价、议 价一釆购洽谈一合同的签订一交货验收一质检一入库一计 划对账一财务结算（三） 采购流程图如下：页脚页脚采购需求—2＞［审批流程U寻找供应商询价比价议价IT釆购洽淡7F签采购合同=x>付款审批流程下釆购订单1 U 1交货验收1验收合格2验收不合格『U—U U 计划对帐入库退、换货,U财务结算四、制度细则（一）采购需求的提请1、 定义：釆购需指某部门根据生产经营需要确定一种或 几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得 这些物品的过程2、 釆购需求流程如图：3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素:•请购的部门；•请购物品所属项目；•请购的用途;•请购的物品名;•请购的物品数量；•请购的物品规格；•请购物品的样品、图纸或技术资料等；•请购物品的需求时间；•请购如有特殊需要请备注；•请购单填写人；• 请购的部门负责人；•请购单的审核人；•财务审核人；• 公司总经理。

4、请购单及其提请规定•请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审 核批准后报釆购部门•请购部门在提交请购单时应要求釆购部签字接收，请 购部门备份•涉及的釆购物品种类、数量过多时可以以附件清单的 形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交•遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况, 可以、或其他形式请示，征得同意后提报釆购部门，签字确 认手续后补•如果是单一来源釆购或指定釆购厂家及品牌的产品， 申请部门必须作出书面说明•请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和 补充的，应以书面形式由公司领导签字后报釆购部5、 公司物资申请釆购的提请部门•公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他 物品由生产部门提请•公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物 品由生产部门提请•公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 项目由行政部门提请•公司各部门专用的物资由各部门自行提请6、 请购单的接收•釆购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规 定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批•接收请购单时应遵循无计划不釆购、名称规格等不完 整清晰不釆购、图纸及技术资料不全不釆购、库存已超储积 压的物资不釆购的原则。

•联系仓库管理人员核查釆购物资是否有库存，核对釆 购台帐看在途釆购的物资是否满足釆购申请•对于不符合规定和撤销的釆购物资应及时通知申请釆页脚购的部门7、 请购单的分工处理•核对过的请购单，釆购部应按照人员分工和岗位职责 进行分工处理•对于紧急釆购项目应优先处理•无法按照申请部门需求日期完成釆购的，应通知申请 部门•重要的项目釆购前应征求公司相关领导的建议8、 釆购周期的规定• 根据釆购物品的金额、特性、地域规定相应的釆购 周期•请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批 流程，以便釆购部门能按时完成釆购•釆购部如未能按时完成釆购任务时应向公司领导说明 原因•遇到紧急釆购应汇报公司领导釆取快速优先釆购的策 略二）询价及其规定•询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称, 了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通•属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打 包釆购页脚•对于紧急请购项目应优先处理•所有釆购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价， 原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价•对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本 较低的替代品可以推荐釆购替代品釆购提出的可替代品， 一经被选用，做绩效考核加分。

对于请购部门需求的物品，釆购人员在釆购过程中应该发现，釆购物品有新产品 可替代，而未与请购部门进行沟通的，釆购也应负责釆购对使用部门提出修改 性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分•遇到重要的物资、项目或预估单次釆购金额较大的釆 购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标 单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价或发放标书•询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询 价•除固定资产外，根据单次釆购金额的不同，选择供应 商询价、供应商参与比价或招标釆购的供应商数量也要不 同金额大的，公司相关领导参与监督•比价釆购或招标釆购所邀请的单位均应具备一定资质 和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力•比价釆购或招标釆购应按照公司规定的表单格式或拟 定完整的招标文件格式进行询价•在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示三）比价、议价•对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行 确认•对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他 厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出•收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导 汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

•重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资 质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方 面的实力等•参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位 进行价格及条件的进一步谈判四） 比价、议价结果汇总•比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后 方可汇总•比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、 工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理 由，按照一定顺序逐一审核•如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或 重新处理五） 合同的签订及其规定（1）合同正文应包含的要素•合同名称、编号、签订时间、签订地点•釆购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总 额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分•包装要求，备品备件包装运输要求•合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注 明•付款方式•交货期•质量保证期•质量要求及规•违约责任和解决纠纷的办法•双方的公司信息•其他约定2）合同签订及其规定•如涉及到技术问题及公司的，注意责任•拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低•如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时， 务必请厂商派代表来场协助清点。

•质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商 延长产品质保期•详细约定发票的提供时间及要求•针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合 同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金 的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等•与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款•违约责任一定要详细、具体• 比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订•合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审•合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合 同章方可生效• 签订的所有合同应及时报送财务部门六) 付款及合同执行(1)付款流程采购物品到货检验并办理入库手续后.根据与供应商签定的期限.采购负 责人核对采购帐目备好各项资金审报材料.由主管生产副总或总经理进行签字批准.财务部付款财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领导签字同意后财务部 执行付款由采购部经理进行审批、审核.签字确认并上报上一级领导2) 付款规定•所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资 金支出审批流程的相关规定执行•按照进度付款的釆购项目必须确保质检合格方可付 款•按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款 时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡 签完毕后提交财务部付款。

•财务部门在接到付款审批单后应在3天付款，以免 影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及 时的通知釆购部并汇报公司领导3) 合同执行•已签订合同由釆购部项目负责人负责跟进，由釆购部 负责人进行监督，如出现问题，釆购部应及时提出建议或补 救措施，并及时通知请购部门及公司领导•已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于 合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时 履约•合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同七）验收入库与退货（1）验收流程（2）报验•供应单位已经履行完毕的合同，釆购部应及时的通知 质检部门进行验收•对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相 关规定执行•质检部门在接到釆购部报验通知后应及时进行质检， 并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用 或不能入库的情况质检部门应负主要责任•用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检围 之3)入库•公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门 的检验或验收•釆购的物品在运达公司后釆购部应及时通知请购部 门，由请购部门及时安排卸货与搬运•质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将 其作为暂存物资接受，并妥善保管。

•质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时 出具入库清单•质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库4)退、换货•质检部门验收不合格的物品，由釆购负责人与供应商进行协调，办理退、换货并将不合格物品名称、规格、原 因等进行细分类标注并建立不合格釆购品名录，做为供应商 管理评估的依据•因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门如急需，根据具体情况做其它应对准备。