行政管理
38页1、第一章 行政管理 一 前台接待 1.前台接待规范 2.前台接待流程 3.前台接待表单 二 办公环境管理 1.办公环境管理规范 2.办公环境管理流程 3.办公环境管理表单 三 办公用品管理 1.办公用品管理制度 2.办公用品管理流程 3.办公用品管理表单 四 车辆管理 1.车辆管理制度 2.车辆管理流程 3.车辆管理表单 五 文件管理 1.文件管理制度 2.文件管理流程 3.文件管理表单 六 文档管理 1.文档管理制度 2.文档管理流程 3.文档管理表单 七 印章管理 1.印章管理制度 2.印章管理流程 3.印章管理表单一前台接待 1. 前台接待规范 1.1.服从前台接待主管的领导,按规定的程序与标准向客人提供合适的接待服务 1.2. 负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 1.3. 熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息 1.4. 负责电话、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档 1.5. 负责公司文件、通知的分发,做好分发记录并保存 1.6. 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 1.7. 负责管理
2、前台办公用品及办公设备的清洁保养 1.8. 维护前台区域内的整洁,进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 1.9. 执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总、外出登记,监督员工刷卡 1.10. 负责员工出差预订机票、火车票、客房等,差旅人员行程及联络登记 1.11. 对工作中出现的各种问题及时汇报,提出工作改进意见 1.12. 完成领导交办的其他或临时工作2. 前台接待流程整理当天 预约记录告知来访者 情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒 访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访 客人确认来访 告知相关事宜准备接待 来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入, 记录汇总审核存档(2)未预约访客3. 前台接待表单公司前台来访客人登记表公司前台来访客人登记表年 月 日被访人时间序号姓名所在单位来访人数是否预约姓名部门事由 到达离开备注12345编制: 审核:来访确人来访身份与来访事由来访登记通知被访者客人等待各职能部门前台接待主管前台接待专员客人准备接待来访客人接待来访客人告知另外预约时间同意有空会见没空会见二办公环境管理 1. 办公环境管理规范 1.
3、1. 爱护办公室环境,保持办公区域、办公桌面的清洁,办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应 放置整齐、美观; 1.2. 公司报刊、书籍阅完后要放到固定的报架上,不得放在桌面或台面上; 1.3. 室内不准堆放杂物,垃圾应及时清理,不准堆积;保持室内网线、电线等线路整齐,不零乱; 设备、纸张要摆放整齐,因打印等产生的各种废纸、杂物要放入垃圾筐内,未用完的纸张应放回原处,不 得造成浪费; 1.4. 自觉养成良好的卫生习惯,搞好个人卫生,保持服装、头发干净、整洁; 1.5. 员工要珍惜、爱护本部门各种设备,严禁私自转借或出租,因过失造成设备损坏的,要查明原因, 并根据造成损坏程度由过失人全部赔偿; 1.6. 注意节约用电、用水,做到人走关灯、电脑、空调等,严禁在办公室私自使用大功率电器; 1.7. 办公电话本着节俭效能的原则,严格控制公话私用; 1.8. 员工午餐或长时间离开办公室应将办公用品、相关资料收拾整理好; 1.9. 严禁在上班时间吃带壳有声响的零食,自带零食以及包装不允许长时间放置于办公桌上; 1.10.办公所有区域不得吸烟。办公区域应经常打开窗户,保持室内空气流通。如有在办公区域
4、吸烟者, 由行政部处以 50 元罚款并通报批评; 1.11. 办公室严禁随地吐痰、乱扔烟头、纸屑等。如有发现,行政部将处以 50 元罚款; 1.12. 下班时,应整理干净办公桌上所用物品,座椅置于桌下,所有废弃物品必须投放于垃圾袋中带出 公司,避免过夜杂物发霉产生难闻气味影响办公环境; 1.13. 行政部监督值日人员打扫办公环境卫生情况,保证每次打扫办公环境的干净、整洁; 1.14. 公司每位员工应节约使用打印纸,不得打印与工作无关的内容,非正式文件应正反两面反复使用, 如发现浪费者给予每次 30 元罚款; 1.15. 每位员工都应爱护花草等绿色植物,严禁在办公区域的绿色植物花盆内乱倒水、茶叶、赃物等影 响植物生长。3. 办公环境管理表单卫生状况检查表卫生状况检查表检查项目良好一般较差缺点事实改善项目着装茶杯、烟缸门窗地板办公桌椅电话办公用具工作桌椅楼道卫生间其他三办公用品管理 1.办公用品管理制度 为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序,责任 明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。 一、办公用品的分类。 按使用的性质分为低值易耗品和高值
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