行政管理

第一章 行政管理 一 前台接待 1.前台接待规范 2.前台接待流程 3.前台接待表单 二 办公环境管理 1.办公环境管理规范 2.办公环境管理流程 3.办公环境管理表单 三 办公用品管理 1.办公用品管理制度 2.办公用品管理流程 3.办公用品管理表单 四 车辆管理 1.车辆管理制度 2.车辆管理流程 3.车辆管理表单 五 文件管理 1.文件管理制度 2.文件管理流程 3.文件管理表单 六 文档管理 1.文档管理制度 2.文档管理流程 3.文档管理表单 七 印章管理 1.印章管理制度 2.印章管理流程 3.印章管理表单一前台接待 1. 前台接待规范 1.1.服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供合适的接待服务 1.2. 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理 1.3. 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 1.4. 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档 1.5. 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 1.6. 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 1.7. 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 1.8. 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 1.9. 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡 1.10. 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记 1.11. 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 1.12. 完成领导交办的其他或临时工作2. 前台接待流程整理当天 预约记录告知来访者 情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒 访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访 客人确认来访 告知相关事宜准备接待 来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入， 记录汇总审核存档（2）未预约访客3. 前台接待表单公司前台来访客人登记表公司前台来访客人登记表年 月 日被访人时间序号姓名所在单位来访人数是否预约姓名部门事由 到达离开备注12345编制： 审核：来访确人来访身份与来访事由来访登记通知被访者客人等待各职能部门前台接待主管前台接待专员客人准备接待来访客人接待来访客人告知另外预约时间同意有空会见没空会见二办公环境管理 1. 办公环境管理规范 1.1. 爱护办公室环境，保持办公区域、办公桌面的清洁，办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应 放置整齐、美观； 1.2. 公司报刊、书籍阅完后要放到固定的报架上，不得放在桌面或台面上； 1.3. 室内不准堆放杂物，垃圾应及时清理，不准堆积；保持室内网线、电线等线路整齐，不零乱； 设备、纸张要摆放整齐，因打印等产生的各种废纸、杂物要放入垃圾筐内，未用完的纸张应放回原处，不 得造成浪费； 1.4. 自觉养成良好的卫生习惯，搞好个人卫生，保持服装、头发干净、整洁； 1.5. 员工要珍惜、爱护本部门各种设备，严禁私自转借或出租，因过失造成设备损坏的，要查明原因， 并根据造成损坏程度由过失人全部赔偿； 1.6. 注意节约用电、用水，做到人走关灯、电脑、空调等，严禁在办公室私自使用大功率电器； 1.7. 办公电话本着节俭效能的原则，严格控制公话私用； 1.8. 员工午餐或长时间离开办公室应将办公用品、相关资料收拾整理好； 1.9. 严禁在上班时间吃带壳有声响的零食，自带零食以及包装不允许长时间放置于办公桌上； 1.10.办公所有区域不得吸烟。办公区域应经常打开窗户，保持室内空气流通。如有在办公区域吸烟者， 由行政部处以 50 元罚款并通报批评； 1.11. 办公室严禁随地吐痰、乱扔烟头、纸屑等。如有发现，行政部将处以 50 元罚款； 1.12. 下班时，应整理干净办公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有废弃物品必须投放于垃圾袋中带出 公司，避免过夜杂物发霉产生难闻气味影响办公环境； 1.13. 行政部监督值日人员打扫办公环境卫生情况，保证每次打扫办公环境的干净、整洁； 1.14. 公司每位员工应节约使用打印纸，不得打印与工作无关的内容，非正式文件应正反两面反复使用， 如发现浪费者给予每次 30 元罚款； 1.15. 每位员工都应爱护花草等绿色植物，严禁在办公区域的绿色植物花盆内乱倒水、茶叶、赃物等影 响植物生长。3. 办公环境管理表单卫生状况检查表卫生状况检查表检查项目良好一般较差缺点事实改善项目着装茶杯、烟缸门窗地板办公桌椅电话办公用具工作桌椅楼道卫生间其他三办公用品管理 1.办公用品管理制度 为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任 明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。 一、办公用品的分类。 按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。 其中低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、 刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打 印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪 刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品； 高值管理品为： 电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。 二、办公用品的管理责任部门。 公司办公用品的管理统一归口为公司总经办。总经办行政专员应当于每月月初的 1 号-5 号完成公司办 公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。 办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月 初需由各部门负责人制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的， 需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度 计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。行政专员需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况 上交公司总经理。 三、办公用品的申请。 办公用品的采买或者领用申请需要填写办公用品申请单 。公司办公用品的申请资格人为主管及以 上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需 要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。 四、办公用品的审批。 在填写办公用品申请单后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办 公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。 公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权。根据不同的层级，划 分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司 副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值 达到和超过 5000 元的） ，由副总经理负责向公司总经理申请审批。 五、办公用品的采购。 填写的办公用品申请单在得到批准后，应当交到公司行政专员由行政专员统一采买。行政专员应 当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比 较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。 行政专员将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存， 以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。 六、办公用品的入库管理 在供应商送来所购的办公用品后，应由行政专员统一签收、保管和发放。行政专员应当将编制出的常 用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金 额及签收人的签字，确认无误的准予付款。 七、办公用品的保管。 备用的办公用品由行政专员统一保管。公司为行政专员划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部 门申请的办公用品应当及时发放。 发放出去的办公用品应当由行政专员做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。 对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。 行政专员将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范 围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任 人承担所造成相应损失部分的赔偿。 （责任认定分 3 等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应 80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据行政专员事先公布的该类办公 用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成 本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。 ） 实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的 25 号至 31 号内抽取时间进行大件管理品的 盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时 地发现问题，处理问题。 八、办公用品的领用。 各部门凭办公用品申请单可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在行政专员 的办公用品发放表上签上领取人姓名和日期。领取人可以是办公用品申请单申请人，也可以是申 请人指定的办公用品使用人。但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。 在领用人签字领取办公用品时，行政专员应当对领取人做好登记记录。 九、办公用品的报废。 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据 以下程序进行处理。 1、 对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。 2、 可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至行政专员统一进行处理。 3、 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过 维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了行政专员的故障认定，方可由该管理品的保管 人填写办公用品报废申请单 ，经行政专员签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过 1000 元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过 5000 元的，须报请公司总经理的批准。 4、 高值报废品在得到报废审批后应当由行政专员进行回收处理，以求极可能的开源节流。 5、 高值管理品在完成报废程序后，应当从高值管理品登记表上核销，核销时应做红笔登记，并 附上办公用品报废申请单 。 十、辞职清退情况处理。 对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取 事项。 十一、本制度的实施 本管理制度于 年 月 日起实施。2. 办公用品管理流程2.1. 办公用品购买流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政专员2.2.2. 办公用品领用流程办公用品领用流程审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是信息存档结束相关部门行政专员3. 办公用品管理表单 3.1. 办公用品领用表办公用品领用表年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：办公设备登记表办公设备登记表年 月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人报废物品清单报废物品清单