高效会议管理技巧讲学
48页1、编号:时间:2021年x月x日书山有路勤为径,学海无涯苦作舟页码:第1页 共1页高效会议管理技巧 主讲:张晓彤第一讲 当今会议面面观本讲重点:一、会议的意义 二、会议的目的 三、会议的种类 四、会议的频率 五、会议成本的计算会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。一、会议的意义 会议是一个集思广益的渠道图1-1 集思广益图如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 会议显示组织或部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2 组织或部门与会议 会议是
2、重要的群体沟通方式开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。二、会议的目的 开展有效的沟通会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。 资讯传达通过会议可以向员工通报一些公司决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 监督员工的工作进度、协调工作矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 达成协议、解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 决策和资源共享利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。 开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议,形成新的
3、构思,并且论证新构思,使其具有可行性。 激励员工的士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。 巩固经理人地位经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。三、会议的种类会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。表1-1 会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 固定的部门会议 临时处理突发事件的会议 宣布人事安排和政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 集思广益的会议四、会议的频率每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 固定的部门会议 全体会议 处理突发事件的会议 一对一会议五、会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。 会议的时间成本 直接的会议成
4、本 效率损失的费用开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况:第二讲 会议效率不高的原因及解决方案本讲重点:一、会议效率不高的原因二、如何进行预防性管理 三、高效效益的八大特征 四、会议规范一、会议效率不高的原因1、会议的通病效率不高小王是一家公司的职员,他对公司会议有自己的一些想法,他的想法反映了许多公司会议的某些现状,值得我们思考。很多公司往往由于以下原因,开会效率低下:l 公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。l 许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。l 有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。时下有一句很流行的话“最近比较烦”,对太多像小王一样的职场人士来说,这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦,用小王的话来说,就
《高效会议管理技巧讲学》由会员鲁**分享,可在线阅读,更多相关《高效会议管理技巧讲学》请在金锄头文库上搜索。
赤霞珠-赤霞珠
质量月活动总结报告标准范文(4篇).doc
2022年婚假请假条请假条模板锦集5篇【精品模板】
【小学数学】三年级上册数学书重点习题
职业健康安全卫生管理办法
五上第一单元导学案
发现美的眼睛作文700字
转基因农业生物技术的产业化、政策与启示
2022销售行业个人工作计划5篇
初一下学期班主任工作总结2023年.doc
(浙江选考)2021届高三物理一轮复习第4章曲线运动万有引力与航天第1节曲线运动运动的合成与分解课后限时训练
3-硝基苯甲酸项目建议书写作模板
第三章金融资产习题
大土河炭窑坪煤业机运工区奖罚管理制度7
幼儿园小班体育教案小蝌蚪找妈妈
中铁一局西安动车段项目部全员安全教育培训计划
路缘石专项工程施工设计方案
洗车场租赁合同范文(4篇).doc
小班语言小猪妈妈的夹心面包教案
数据库原理实验复习
2022-11-21 4页
2022-10-22 8页
2022-10-28 4页
2022-12-05 10页
2023-10-19 24页
2023-01-13 38页
2023-10-19 11页
2022-07-28 4页
2023-11-27 4页
2022-10-20 26页