后勤服务管理办法

1、后勤服务管理办法第一章? 总则第 1 条 为加强后勤服务管理，规范服务行为，明确服务 范围，提高服务效率，特制订本办法。第 2 条 本办法适用于公司工作快递寄送、出差机票预 订、员工名片印制、礼品购置与分发等管理。第 3 条 主要职责。1. 集团领导：负责后勤服务项目与范围的确定，以及大额 费用开支的审批。2. 集团行政管理中心：作为后勤服务归口管理部门，负责 提供具体服务。3. 集团财务管理中心：负责相关费用的审核、审批与报 销。第二章? 信件收发管理第 4 条 本章所指信件指外单位通过邮寄方式或经快递公 司送达本公司或本公司外发的普通信件、挂号信件、包裹、快 递、报刊杂志、广告宣传资料等。第 5 条 信件的签收。1. 前台负责每日收取报刊杂志及信笺，挂号信件、包裹、 快递等重要信件应做好登记。2. 邮递员送来的信件，前台要检查有无开封、损坏的函 件，如有开封、损坏函件，必须让函件接收部门（或本人）派 人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退 回处理。3. 需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取。第 6 条 信件的分发。前台收到报纸、期刊和信件后，先 分类登记（见附件

2、 1信件签收登记表）后分发，每天整理 一次报刊杂志、信件、包裹等资料，分类进行存放。集团高管 报刊杂志信笺由前台当天分发，其他部门应及时到前台领取。 如有挂号信或快递等重要信件应及时通知收件人。第 7 条 收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得 造成信件延误或遗失。第 8 条 信件的发送。1. 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货 品者，必须先填写信件发送审核表（详见附件 2），须经 部门负责人、行政管理中心主任签字确认，并将需邮寄的货品 包装好后交给前台，由前台统一安排邮寄。2. 未经登记或需邮寄的信件无部门负责人签字者，前台可 拒绝受理，如需邮寄邮费自付。3. 如收件人等信息不清楚或不完整，前台有权要求当事人 将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经前台要求无效 者，前台有权拒发该信件，并将情况报该部门负责人处理。4. 前台要认真在信件发送登记表（详见附件 3）上进 行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的 后续跟踪由寄件人自行负责。5. 寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指 定的承运单位（邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮 件）进行

3、邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄 送，必须经行政管理中心主任审批方可生效。6. 前台要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。7. 前台每月做一次信件发送汇总表报行政管理中心主任核 实后交财务管理中心处理邮寄费用的问题。第 9 条 违规寄件处罚。若出现部门负责人或者前台把关 不严，导致出现快递私用情况的发生，一次性给予责任人当次 快递费5倍罚款，同时给予寄件人当次快递费 10倍罚款，罚 款从当月工资里扣除。第 10 条 工作快递的寄送。1. 寄送范围。公司员工因工作需要，均可申请寄送工作快 递。2. 工作快递寄送的审批。填写信件发送审核表一部门 负责人签字f行政管理中心主任签字f到前台领取快递单f项 目填写清楚后交给前台寄送（特殊情况下可委托前台代为填 写）。3. 工作快递寄送的原则。 请各部门负责人在工作快递审批时严格把关，严格区分 工作快递和私人快递，杜绝以工作的名义寄送私人快递。 区域公司在集团寄送快递，由相关归口单位负责人审批 （如区域公司经营部由集团经营管理中心归口审批），费用按 年度报集团财务结算。 工作快递请写明收件单位名称和联系方式备查。 私人快递由前台联系快

4、递公司上门取件，不得要求前台 外出到邮局寄送私人快递。 前台接到快件后应及时电话通知快递公司人员安排取件 并留存底单以便查询。第三章? 机票预订管理第 11 条 职责说明。1. 出差申请人：按员工出差管理办法填写因公出差 审批表，需乘飞机的，出差申请人可先在网上查询机票信 息，或向公司前台查询机票信息。2. 行政管理中心：经出差申请人分管领导审批后，行政管 理中心可接受机票预订申请。3. 分管领导：审核出差人乘坐飞机必要性。第 12 条 审批程序。1. 审批权限依次为：出差申请人f部门负责人f部门分管 领导f总裁审批f行政管理中心备案。2. 集团公司董事长、总裁、副总裁可直接通知前台订购机 票，但须由秘书或者本人填写订票申请单。第13 条 预订标准。1. 国内乘坐火车在 10 小时内能到达出差目的地的，原则 上不受理机票预订。2. 普通员工因公出差，特殊情况经审批后方可预订机票。3. 有开通夕发朝至列车的出差地点不得订购机票。第14 条 费用。1. 所有机票，由前台凭出差申请表统一报销月结款 项。2. 机票预订后，无特殊原因一律不得改签或退票。因公不 能按时出行，需注明原因，重新填写出

5、差申请表预订；因 私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。第四章? 名片印制与使用管理第15 条 名片印制。1. 行政管理中心统一负责对外印制名片的印刷业务。2. 原则上公司员工需转正后方可印制名片，新员工或名片 使用完者，应先填写名片印刷申请单（详见附件 4），部 门负责人签字同意并经过分管副总审批后方可交由行政管理中 心负责印制。3. 名片印制申请人每月 10 日前统一到行政管理中心登 记，并在名片印刷申请单上明确标示个人信息，包括姓 名、职务、联系电话等。如遇特殊情况急需用名片则提前 3 日 通知行政管理中心。4. 名片印制到位后，领取人到行政管理中心对名片信息进 行核对，确认无误后在名片领用登记表（详见附件 5）中 签字。5. 行政管理中心对印制名片应留底存档。第 16 条 名片配给数量控制。行政管理中心有责任定期检 查、收集各部门名片需求，将相关信息统计。印制数量单位： 1 盒/人/次（100 张）。1. 管理人员：经理及以上级别的管理人员，印制数量：3 盒/人/次，备用数量：2 盒/人/次。2. 正式员工：2 盒/人/次，备用数量：1 盒/人/次。3. 如遇大型展会、

6、研讨会、客户寻访等名片大量消耗的情 况，要提前准备，数量根据实际需要情况具体对待（提前 3 天 提出印制名片申请）。第 17 条 名片备用保管及保留。1. 每位员工不同时期不同版本的名片，行政管理中心要保 留一张以备查。2. 每位员工备用的名片由行政管理中心统一保管，员工需 要时到行政管理中心领用，行政管理中心根据库存情况定期检 查备用名片并及时印制新名片。3. 名片更新：名片中信息发生变化时，需立即更新印制新 的名片。第 18 条 名片使用。1. 名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，合理掌握 使用范围。2. 掌握名片递送礼仪和交换规则。3. 员工在业务交往过程中收到的公务、客户名片属公司客 户资料，须在公司内共同使用，不得占为己有。3. 任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司的名 片设计样式、排版等，违者按照 1元/张乘以印制名片的数量 进行惩处。第 19 条 名片作废及处理。1. 员工因升职、调职、离职等原因，原版本名片不得继续 使用，剩余名片所属部门负责人收回并销毁。2. 名片信息已更新，旧名片由所在部门负责人收回作销毁 处理。第 20 条 费用核算。每月底，行政管理中

7、心按部门实际印 刷名片数量，按部门进行费用分摊，并将结果通知相关部门。第五章? 礼品购置与分发第 21 条 本章所称礼品指：经公司批准，由集团行政管理 中心直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交 往，以公司名义向有关单位、个人馈赠发送的纪念物品以及作 为公司员工福利的礼品。第 22 条 礼品的购置。1. 礼品集中采购：每年 12 月份集团行政管理中心组织集 团及各区域公司申报礼品采购计划，根据集团、各区域公司对 礼品的需求计划，综合集团高管及各区域公司高管对礼品的要 求，由集团行政管理中心和人力资源中心拟定“全年礼品集中 制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用 材料、规格、单价、数量等，经集团总裁审批由集团行政管理 中心、人力资源中心与财务管理中心三方人员组成招标工作 组，在集团招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进 行招标制作和采购工作。2. 采购的礼品应与集团的市场地位及企业文化相符合，达 到提升集团对外形象的目的。在礼品的选材和品种上不追求贵 重奢侈，要体现集团的特色。送给来访与外国客人的礼物，交 流时，还要能体现中国的特色。3. 礼品采购原则。

8、货真价实原则：价格公道合理，不能以次充好、以假乱 真。 集体采购原则：参与采购人员不得低于3人。 集中制作原则：年度计划、专业设计、集中制作和采 购。4. 福利礼品采购：集团人力资源中心根据实际需要填写 礼品采购申请单（详见附件6）交由行政管理中心统一进 行采购，注明礼品名称、数量、预计单价（有无预算）、计划 到货日期。预计总金额超过 10000元人民币的要报财务总监、 集团总裁审批。5. 接待礼品采购： 集团各部门因业务需要领用礼品的，原则上领用公司库 存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后采购金额在 3 000元以内的，则根据礼品采购申请单审批的内容，由 行政管理中心负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、 使用者自行采购；采购金额在 300050000 元的，由集团行政 管理中心、人力资源中心与财务管理中心一同采购。 针对公司重要客户，由集团行政管理中心批准或高管安 排紧急的重要礼品采购，按照礼品采购申请单经过审批后 由行政管理中心负责采购落实，采购人员必须在3人以上。第 23 条 礼品的保管。1. 原则上各类礼品均由集团行政管理中心后勤管理员进行 保管。2. 后勤管理员在礼

9、品购置回公司或厂家按合同将礼品交付 公司时，由经办人填写物品的入库清单，后勤管理员根据入库 清单验货，认真检查质量并清点数量，确认无误后在入库清单 中签字确认，并提交集团行政管理中心主任复核。入库清单包 括入库品种、入库数量、入库金额、经办人、入库时间等（详 见附件 7）。3. 后勤管理员每月末对礼品库进行清点对账，每季度对礼 品库进行全面盘点清点，并填写年度礼品库入库台账（详见附 件8）和年度礼品库出库台账（详见附件9），报集团行政管 理中心主任。在礼品数量不足时应及时向集团行政管理中心主 任报告，及时提出制作补充礼品的需求。4. 礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、 数量和金额，并如实填写礼品库出库台账，做到账物相符。如 因主观原因出现账物不符的则按照物品同等价格进行赔偿，并 做出书面检查。5. 后勤管理员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库 单、入库台账、出库台账一并移交下一任专管人员。6. 后勤管理员其职责是负责保管，未经公司领导批准，不 得发放。后勤管理员因其他原因不在时，应由集团行政管理中 心主任或由其安排其他人员代管，在专管人员到岗后立即与代 管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不 履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。 如集团后勤管理员因其他原因不在时，未经授权的其他人员擅 自代管出现账物不符的，由其本人直接承担经济责任。第 24 条 礼品的领取与分发。1.礼品的领取和分发必须填写礼品领用审批单（详见附件 10），礼品领用时需填写礼品领用登记表（详见附件 11）， 由集团行政管理中心统一发放。2.接待礼品的赠送。赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的 特点相适宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑 选择不同档次、品种的礼品；重复赠送

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