公文写作全

1、2001 年实行的国家行政机关公文处理办法对“公文”是这样规定的：（一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖 有关单位及人员。（二）决定 决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动 做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重 大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言 的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常 使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。 由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方 面的特点：一是制约性：因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和 处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么 严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是 法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机 关就有指挥性和指导性。XX省人民代表大

2、会常务委员会关于批准XX市环境保护条例的决定（1990 年 5 月 10 日）XX省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准XX市第X届人 民代表大会常务委员会第XX次会议通过的XX市环境保护条例，望认真贯 彻实施。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。XX市环保局关于转发XX县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告 的通知各县（区）环保局，各直属单位：XX县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他 们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好 效果。他们的经验基本也适于我市。现将XX县环保局关于开展环保自检互检 工作的总结报告转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。XX市环保局一九九九年二月十六日简析（1）体式规范。文中已明确写出“现将XX县环保局关于开展环保自检互检工 作的总结报告转发给你们”，故不必再于

3、正文之后落款之前标出附件标题；XX 县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一 件。（2）理由充分XX县与XX市无隶属关系，但XX县的环保工作做得好，并是 全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于” XX市。所以，予以“转发” 是正常的。（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委 员会提请审议事项。（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。【政策性请示】XXX化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示省劳动厅：按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我 厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极 性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问 题请示如下：一、拟用1990年全厂超额利润的 10%为全厂职工晋升工资。其中，1990 年4 月30 日在册职工每人晋升一级，凡班

4、(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领 导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每 人浮动两级工资。二、拟用 1990 年全厂超额利润的 10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均 100 元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。以上请示，妥否，请批示。XXX化工厂一九九O年十一月十日【简析】：(1) “拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请 示，这是请示的关键一环。执行得好。(2) 注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示， 以便工作主动。【嘉奖性请示】省经济研究中心关于嘉奖刘XX的请示省总工会：我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织， 故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我 中心刘XX同志立功一事请示如下：刘XX,男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造 了显著效益。其中XXXXXXX和XXXXXXX两篇论文分别荣获 全国农学会一、二等奖，XXX

5、一书被评为全国科普鼓励奖，其本人已被编 人中青年科学家辞典。根据X总发【19XX】XX号文件精神，刘XX同志符合立功条件，望予嘉奖。 以上，妥否，请批示。省经济研究中心一九九O年X月X日（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。XX市教委关于修建XX师范学院教学楼的批复XX师范学院：你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如下：一、同意教学楼面积为 8000 平方米。二、投资400 万元，分二次拨款。不足部分请自行解决。三、建筑材料和施工力量请自行组织。请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力争明年底竣工使用。 特此批复。XX市教委一九九O年三月十五日（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用 （十二）函 适用于函，是平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特 此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”，等等。XX市统计局关于请求拨款的函市财政局：我局原

6、有132m2砖瓦结构车库（平房）一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急 需修复。经测算，共需资金30 万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故 请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。以上，望关照。附：维修图纸与预算XX市统计局一九九七年八月八日简析 这则请求性函的优点就在于理由充分。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项注意事项：（一）行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制 定行政规章的例如：5.中共XX市委XX市人民政府关于加强廉政建设的规定在例 5 中，是以市委和市政府党政两家名义共同制发的公文，这篇公文使用“规 定”文种是错误的。这类问题在市、县的公文中出现次数很多，甚至在有些省一 级的公文中也有出现。乍看起来，党政部门联合发个“规定”无何不可，但是， 对照中国共产党机关公文处理条例 （以下简称条例 ）和办法就可以发 现它的问题所在。条例中规定了14 个文种，“规定”是其中的一个文种，“用于对特定范围 内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”，和“条例”一样，用于制定党内 法规、规章。所以，党的系统用“规定”这一文种是无可非议的。但在

7、办法 中规定的 13 个文种中却没有“规定”这个文种。所以，在行政机关的文件中， 直接用“规定”这一文种发文显然是错误的。行政机关是否绝对不可以使用“规 定”呢？也不是的。行政机关包括国务院、省政府和有立法权的市一级政府，在 制定法规或行政规章时可以用“规定”这一文种。所以，行政机关使用“规定” 这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的。如果党政两家 联合用“规定”行文，那么就表明此“规定”既是党内规章，同时也是行政规章， 这显然是不合适的。那么，这种情况应该怎么处理呢？笔者认为，可以有两种解决办法，一是只由市 委发，因为党的文件，对于政府而言，是同样具有效力的。二是如果不是规章性 文件，可以选择党政两个机关能够共同使用的文种，比如“决定”、“通知”、 “意见”等，均在可以选择的范围之内。（二）关于与“函”易混文种的辨析 公文写作，文种正确选择和使用十分重要。与函最易混淆的文种主要有：请示、 通知、批复、意见等。请看以下几份公文的标题：1. XX乡人民政府给县财政局的关于解决修路所需经费的请示2. XX县电业局给县直各单位的关于近期停电的通知3. XX市教育局给县政府关

8、于调整县职业教育结构的批复；4. 关于对XX市房产开发管理暂行办法修改意见的函。例 1 、例 2 和例 3 属文种错用。这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该 用请示、通知和批复。因为例 1中乡一级政府和上一级财政局，例 2 中县电业局 和县直各单位，例 3 中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相 关单位之间行文，只能用函。例4有些特殊，在新办法中增加了一个“意见”文种。“意见”可以上行、 下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征 求意见时使用。比如起草规范性公文时，往往需要有关部门对草拟的公文提出意 见，有关部门在提意见时，过去用“函”回复，新办法发布后，就多用“意 见”了。所以此例不宜用“函”，应该用“意见”。（三）公告和通告的区别 公告：重要事项应该是那些国内外普遍关注，具有极大影响的事项，诸如宣布有 关国家的政治、经济、军事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事项， 常见的有国家重要领导岗位的变动、国家领导人的出访或其他重大活动、重要科 技成果的公布、重要军事行动的公布等等，如公布中国科学院院士名单，公布我 国向太平洋发射运载

9、火箭试验，公布确认全国人大代表资格，公布中国名酒和中 国优质酒的品牌、商标和生产企业，公布国家货币出入境限额，公布实行夏时制 等等。法定事项是指那些根据法律规定必须使用公告发布的事项，如中华人民 共和国专利法规定，确认发明专利的，要予以公告；中华人民共和国企业破 产法（试行）规定人民法院受理破产案件后，应发布公告；中华人民共和国民 事诉讼法规定的需要公告的事项很多，有权利人登记公告、送达公告、开庭公 告、宣告失踪公告、宣告死亡公告、财产认领公告、强制迁出房屋公告、强制退 出土地公告等等。而通告的事项一般都比较具体，诸如宣布交通、秩序安全方面的事项，行政部门 宣布需要遵守公务管理方面的事项?熏职能部门宣布的业务性事项等等，常见的 有税务局关于征税的通告、机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告、银行 关于发行新版人民币的通告、房产管理局宣布对商品房销售面积进行检查的通告 等。从内容上来区分何时使用公告，何时使用通告是很重要的。（四）成文时间的书写及成文时间的标识位置1用汉字而不用阿拉伯数字。2. 年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二OO二年”不能 简写为“O二年”。3. 用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时，最容易出错的是将 “O”写为“0”，如将“二OO二年”误写为“二00二年”。“0”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“1、2、3”等搭配使用， 而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“O”不 能写为“0”。二、成文时间的标识位置 依据国家行政机关公文格式，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说 明。1. 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时 间右空

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