电子公文收发管理规定
4页1、广西钦州力顺机械有限公司电子公文收发管理规定(试行)Q/LSGBG04-2006一、总则1、为使公司的电子公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合公司实 际制订本规定。2、使用计算机存储并通过公司电子文件收发系统传递的公司文件(技术 文件除外),统称为电子公文,这些文件包括内部上行、平行、下行的文件。3、电子公文与书面公文具有同等效力。4、能够使用电子文件收发系统传递的公文,必须使用电子文件收发系统 进行传递。因特殊情况不便于使用电子系统传递的,允许使用书面形式传递。二、电子公文的传输5、电子文件收发系统传输经过批准的公文。传输前需要签发的文件,起 草、核稿、会签、签发等过程仍然按照文件管理程序执行。6、电子公文签收后不能更改,因此发文部门传输公文时,必须核准无误 方能传输。7、部门主管可以为本部门人员建立账号并赋予相应权限,可以委托本部 门有权限的人员传输文件。8、部门传输文件后,部门主管必须对该文件负责。9、发文部门要及时通过文件签收系统跟踪电子公文发放后的签收情况, 适时提醒接收部门(或终端用户)签收。10、发文部门在签收后发现文件错误的,必须及时通知办公室进行处理。11、文件的
2、传输提倡采用附件的形式传输。三、电子公文的签收12 、各部门主管(或终端用户)应在每天上下午,上班后和下班前按规定主动打开公司电子文件收发系统不少于四次,以便及时接收查看文件。13 、部门主管可以为本部门人员建立账号,并赋予相应权限,可以委托本部门有权限签收的人员签收。14 、 各部门接收文件时, 必须及时点击“签收”按钮, 以便于发文部门了解签收情况。15 、 各部门点击 “签收”按钮签收文件后, 视同该部门已经知道文件内容,部门主管应对该文件负责。16 、本部门(或终端用户)签收文件后,可将该文件复制到本部门(或终端用户)指定的计算机上存档。17 、接收部门应按文件的内容及应传达的范围在本部门传达文件精神。部门主管也可以建立一个公共的查阅账号,供本部门人员进入系统查阅本部门的公文。18 、签收后发现错误的,应及时将情况通知发文部门和办公室。四、电子公文的安全和保密19 、各部门(或终端用户)使用初始密码进入电子公文收发系统后,必须自行更改密码,并妥善保护好自己的密码,不得随意泄露。20、公司电子公文,未经公司同意不得擅自外传或自行打印。如需要书面形式的公文,由发文部门统一打印。21 、电子公文传输系统未经批准不得与其他网络相连接。22 、 各部门必须遵守公司的 计算机网络管理规定 (Q/ZLGBG13-2001 )的规定。五、电子公文的归档、管理23 、电子公文传输完毕后,收、发文部门要及时整理、归档,并根据 文 件管理程序的要求销毁。24、不具备归档和存查价值的电子公文,经鉴别并经办公室负责人批准,可以删除销毁。六、电子公文收发系统的管理和维护25、电子公文收发系统由办公室负责监督、维护和管理。26、系统管理员应定期对系统进行备份。27、系统管理员清理系统、删除数据时,必须首先征求发文部门和办公室的意见。七、附则28、实行电子公文传输制度后,对因主观原因贻误工作的严肃处理。29、违反本规定的,视情节轻重给予 50-100 元的经济处罚。30、本规定由办公室负责解释。31 、本规定从2006 年 4 月 1 日起执行。广西钦州力顺机械有限公司2006 年 3 月 25 日精品资料Welcome ToDownload !欢迎您的下载,资料仅供参考!
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