浅谈采购业务的内部控制制度设计之我见定稿

1、浅谈采购业务的内部控制制度设计摘要：采购业务活动是企业经营活动的重要内容，长期以来一直笛受关注， 完善的采购业务内部控制制度对于降低企业的采购和生产本钱、提高企业的市场 竞争力、阻塞管理漏洞具有很大的熔进作用。通过对采购业务存在的问题的分析, 找出企业采购业务内部控制的不足，在请购、采购、验收与保管、审核、退货、 付款结算等环节进一步增强对采购业务的内部控制。关键词：采购业务内部控制制度设计随社会经济的快速发展，市场竞争加重，企业必需增强企业自身的生产经营 能力，降低生产经营本钱。而采购本钱又是企业生产本钱必不可少的一部份，在 企业的发展进程中起着举足轻重的作用。所以增强对采购业务的管理、完善其内 部控制制度显得尤其重要。另外采购又可以说是企业利润的一个重要源泉，若是 采用科学的方式进行采购，不仅可以降低采购本钱，还可以使企业利润和竞争力 取得大幅度提升。因此，为了降低采购本钱、增加企业利润，就必需对采购工作 加以规范，其中重要的一条途径是增强和完善采购业务的内部控制制度。一.采购业务进程中存在的问题（一）不相容职务没有做到相分离，没有完善的内部牵制制度，很多采购活 动缺乏有效的监督，

2、容易出现收受回扣、徇私舞弊、暗箱操作等现象。企业在采购的请购与审批、询价与肯定供给商、采购合同的订立与审计、采 购验收与相关会计记录、付款审批与付款的执行等职位在大多数情况下没有做到 相分离，没有独立稽核控制活动，乃至连最少的内部牵制都没有，对采购活动严 重缺少监督。在这种情况下，采购业务的相关人员极可能彼此勾结，徇私舞弊， 收取回扣，套取企业的资金财产和物资。例如：询价与肯定供给商职位没有做到 相分离就会使相关人员与供给商合谋，从中收取回扣，骗取公司钱财，乃至影响 采购物资的质量，存在价钱高质量低劣的情况，不仅影响企业产品的质量更影响 采购本钱。再者请购与审批为同一人时会出现自己请购自己审批，目前很多企业 存在这种情况，这样很容易使企业资金物资流失。以上这些都会严重危害企业的 经济利益。（二）采购业务没有生产计划和采购预算。表现为以下几个方面：盲目采购，使得存货堆积，采购本钱上升，同时大量存货占用太多的资金, 在必然程度上会造成企业流动资金周转困难。采购不及时，或不能一次性提供企业生产所需的物资，物资不能及时供给, 影响下一步产品的生产，影响生产进度，乃至造成生产停滞不前，难以准时交

3、货。采购本钱太高，使生产本钱相应的提高，影响企业利润的增加。由于缺乏 采购计划和预算使得在进行材料采购时因为采购数量的问题使得企业不能在物 资采购时取得价钱优惠，零散的采购没有集中起来形成采购规模，难以取得供给 商的优惠价钱；每次采购批量小，次数多，运输本钱高，采购本钱高相应增加， 从而致使产品本钱加大，失去产品在价钱上的竞争优势。付款不及时，影响企业的信用和企业形象。因为缺乏现金预算，没有周密 的采购付款计划，企业资金欠缺，不能及时安排付款，使企业信用受损，影响企 业的久远发展。（三）相关业务人员缺乏必然的业务素质。因为自身业务素质问题，使得业务人员在物资采购时可能存在缺乏询价技能 等问题，不能取得供给商的底价；另外不能熟练的辨别材料质量的好坏好坏；不 了解相应的财经法规，使得业务人员因违背国家法律法规可能蒙受外部的惩罚和 蒙受必然的经济损失;相关业务人员在采购进程中利用职权徇私舞弊，偷工减料, 收取回扣，使企业集体财产流入私人的口袋。（四）缺乏对供给商的管理。具体表此刻以下几个方面：没有对供给商的具体情况进行深切细致调查。对供给商的信用、资料不够 了解，会造成在材料采购时材料质量的

4、不合梏或缺斤少两等问题；交货期没有保 障，不能及时安排生产或不能及时交货，既增加了经济本钱又增加了时间本钱。缺乏系统完善的供给商管理制度。在平时没有成立供给商档案，只有在进 行物资采购时才会增强对供给商的关注，必然带来选择的盲目性，不能保障以最 低采购价钱、最优条件完成采购。采购方无法及时了解供给商的情况，只能通过 增加存货来避免不肯定事件的发生，从而造成采购、库存本钱的大大增加。没有成立长期的合作关系。由于采购方与供给商没有成立长期合作伙伴关 系，而是一种短时间合作关系，这种供给关系往往是临时性的，两边缺乏有效的 合作与协调，因此，供给商很少为采购方做出过量妥协，往往是竞争多于合作。（五）采购验收不规范，付款审核不严，可能致使采购物资、资金损失或信 用受损。（六）采购合同与采购本钱方面存在的风险问题：采购合同方面存在的风险问题：A.签定虚假的合同套取现金，使得企业财务受损。由于采购流程和审批环 节存在的缺点，致使相关业务人员运用职务便利与合同的对方签定虚假合同以谋 取公司的财产，套取公司的资金，给企业带来庞大的损失。B.价钱虚高，合同条款表述不清。有些合同表述不够清楚，使得合同两边

5、在出现问题时找不到表述清楚且合理的依据，造成合同纠纷，带来没必要要的损 失。C.合同条款执行不严，未能有效的追究违约责任。合同中未能具体规定相 关问题产生时谁该负责相应的责任，比如出现材料质量、规梏不合梏，或材料缺 斤少两两边该如何明确责任。永昌钢厂与华隆公司的购销工业用角钢签定的一份合同可以对以上B、C两 点进行相应的解释：（1）永昌钢厂为华隆公司提供工业用角钢100（）吨（2）华隆 公司交货前预付货款40%,货到后全数付清货款。（3）永昌钢厂在签定合同后， 在两个月内全数交货。（4）未尽事宜，彼此协商解决。该合同的合同条款表述不清，两边在材料的单价、规格、型号、质量要求及 金额等方面没有具体的规定，没有说明违约责任，没有相关的费用承担责任。D.合同行为不妥。一些供给商为了自身利益可能会采取一些不合法手腕， 如对采购人员行贿，套取公司采购标底，给予虚假优惠，以某些益处为诱饵公开 兜销冒充伪劣产品等，以此损害公司经济利益。采购本钱方面存在的风险：A.采购的前期费用偏高，采购的前期工作包括：市场调查、质量评审、信 用评估、供需洽谈、派出人员现场调查。这些若是控制不好就会致使信息虚假， 差

6、旅费太高。B.采购的价钱对企业不利。采购价钱是企业采购本钱的主要部份，它会影响企业的生产本钱，进而影响产品的错售本钱。采购本钱太高会使产品的销售价 钱上升，致使企业的错售利润下降。C.采购的数量批量不合理。采购的数量批量会影响企业物资采购的价钱， 影响物资采购的本钱、资金占用本钱、缺货本钱。合理的采购数量和批量会使企 业取得价钱优惠，同时还可以降低采购时所要发生的的运输费。不合理的采购数 量和批量不仅会使企业的流动资金减少，资源浪费，还会增加本钱，无益于企业 的发展。D.采购原料的质量特性不符合要求。不同的产品所要求的材料的质量不同, 若是没按照产品的具体要求而购进的物资不仅会浪费企业资金资源，还会影响生 产进度和产品的质量。二、企业采购业务内部控制制度设计的意义由于在采购业务中存在很多的问题，所以增强采购业务的内部控制、完善采 购业务内部控制制度设计对与企业的久远发展和企业经济效益的提高有着重要 的意义。1 .有利于完善内部牵制制度，增强对采购业务的监督与管理，使职员之间 职责分工加倍明确。采购业务中由于职务分工不明确，不相容职务往往没有做到相分高，使得在 材料采购中往往会出现徇私舞

7、弊，利用职务便利谋取私利，收取回扣。通过采购 业务内部控制制度设计可以有效的减轻这一现象，有力的增强企业的内部控制。2 .有利于规范公司采购管理，减少违法违纪行为。采购业务是企业日常生产的大体业务，其业务繁琐，内容复杂，比较容易出 现违法违纪的行为，比如齐齐哈尔第二制药有限公司的假“亮菌甲素注射液”事 件,该厂采购执行人员和相关主管人员违背物料采购规范和药品生产质量管理法 规及相关规章制度，严重违规操作，致使发生重大伤亡事故，损害商家和消费者 利益。还有就是普尔斯马特危机事件，这些都严重暴露出企业采购业务内部控制 制度存在的问题。通过采购业务内部控制制度的设计，使采购业务形成系统化、 一体化的监督体系，通过制定采购计划和采购预算、严格采购审批和合同审计, 对采购活动进行严格规范,有利于规范公司采购管理,有效的减少违法违纪行为O3 .提高采购质量，降低采购本钱。在采购进程中采购质量直接关系到产品的质量,采购本钱直接关系到产品生 产本钱，所以通过采购业务内部控制制度设计可以规范采购员的行为，避免其在 采购为了从中获利而选择一些质量低劣的材料，同时也增强了对材料验收和审核 环节的规范，保证了

8、采购质量。另外，构建采购业务内部控制制度，就是从设计 采购流程、增强供给商管理、肯定科学合理的采购价钱、采购数量与批量等多方 面进行规范有效的管理，降低物资采购本钱，提高公司经济效益。4 .有利于进一步优化企业的内部控制制度。采购业务内部控制制度属于内部控制制度的一部份，所以合理有效的采购业 务内部控制制度也有利于内部控制制度的完善，其次，在采购业务内部控制制度 中发现的问题和取得的经验对其他内部控制具有很好的借鉴作用，有利于内部控 制制度体系的进一步优化。三、采购进程中内部控制制度设计。1 .职责分工与授权批准在采购进程中请购与审批、询价与供给商的肯定、采购合同的订立与审核采 购、验收与相关会计记录、付款的申请、审批与执行等职务必需相分离。咱们在制度设计的时候最好将采购、仓储、质检等职能授权给不同的部门来 完成，并将价钱审议交给另外一个部门来完成效杲更好。要成立严梏的授权批准制度，明确审批人对采购业务的授权批准方式、权限、 程序、责任和相关控制办法，审批人在授权范围内进行审批，不得超越审批权。 规定经办人办理采购业务的职责范围与工作要求，经办人应在职责范围内依照制 度规定办理采购业务

9、。对于重要的采购业务，可以进行集体决策和审批。未经授 权的机构或人员不允许办理采购业务。2 .请购控制(1)对原材料、零配件和商品、其他物资所需要的部门，可以按照预算生 产通知单或市场供给情况填写请购单，有本部门授权人审批，请购单上要注明 清购的部门。请购物品的名称、规梏、数量、要求到货的日期、质量要求、用 途等，审批后交采购部门。(2)对于临时需要的物品，很难列入预算的，可以由利用者按照需要直接 提出，但请购单上要注明用途、目的，经利用部门的主管审批，财务部门签字 审批后再交采购部门。(3)若是是紧急需求的特殊请购，执行特殊的审批手续。3 .采购控制(1)选定供货单位，采购业务应引入市场调研和招投标控制点，企业可以 将所有采购物资的相关的详细的资料通过网络电话等方式告知供给商，供给商 则发函或派人将产品的一系列资料提供给企业，企业从中挑选出规模大、历史 悠长、产品质量好、价钱低、信用好的供给商进行考察，最后进行信息汇总拟 定招投标方案。(2)控制好订购的数量。采购人员要审查每一份请购单看是不是重复申请, 请购的数量品种是不是合理，依据是不是充分。对于需要大量采购的物资要进 行本钱分析，计算经济批量。(3)采购价钱的肯定。在采购数量肯定后，签定合同之前，必需遵守报价 控制制度，选择有利于企业生产或本钱最低的供给商，进行市场调查，询价、 比价，选择最有利的价钱。再者要估算出采购所需物资的资金，在请购单上签 署采购意见，由采购部门授权人审批再报财务部门审批后送交存货管理部门。(4)发出定货单存货管理部门收到请购单后要计算经济定货点，决定请购时间，在请购 单上签署意见并交本部门授权人审批。采购部门按照审批后的清购单，与供给商签定采购合同，列出采购物品 的名称、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、质量要求、折扣条件、售 后服务等内容。还要有各级授权人审核才能盖合同专用章。在正式向供货商发出定单之前，需对各项内容进行一次仔细的审查，是 不是有有关部门授权批准，是不是有请购单，是不是有必要的附件。比如说重 要的物品的

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