公司文件管理制度范本（完整版）

1、公司文件管理制度范本一、总则公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示 和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此， 必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。为减少发文 数量，提髙办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导 作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况, 特制定本制度。1. 文件分类。（1）规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政 措施，用“规定”。（2）决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。 经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。（3）通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理 和需要共同执行的事项，用“通知”。（4）通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。（5）请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示。向上级 汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。（6）批复。答复请示事项用“批复”。（7）函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。（8）会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共 同遵守的，用“会议纪要”。按照党政分工的原

2、则，全公司各类文件分别由党委办公室和公司 部办（以下简称两办）归口管理。文件处理必须做到准确、及时、安 全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由两办统一发放、传 递、用印、保管和立卷归档。2. 文件格式。（1）文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、 正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送） 单位（部门）等部分组成。（2）文件标题应准确简要概括文件的主要内容。（3）发文字号包括代号、年号、顺序号。（4）公司发文代号分为三种:“XX发”、“XX人发”、 “XX客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的 事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、 简报等形式流转。力避随意发文。“X发”用于公司及各部门的对内对外发文，由两办统一编号;“X X人发”、“XX客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及 客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认 定。（5）文件必须盖章或签字。（6）密级分为“绝密、“机密、“祕密。（7）紧急程度分为

3、“特急、“急、“平（8）文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精练、 用语准确。（9）发文单位必须注明全称。（10）多页文件应标明页码。（11）文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。（12）文件纸一般使用A4型。二、收文的管理1. 公文的签收。（1）凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发 员登记签收（由上级或邮电局机要通信员直送机要室的机要文件除外） 后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均 需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件 开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。（2）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件。文号。 机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级 机要部门，并登记差错文件的文号。（3）收文一律使用X有限公司收文簿。外单位来文均由行政 部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件的属性，及时 分送相关部门。2. 公文的编号保管。（1）两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传 阅单，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲 启文件，公司领导启封后，也应分别交两办办理正

4、常手续。（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两 办机要秘书处，进行登记编号保管，不得个人保存。3. 公文的阅批与分转。（1）凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内 容和性质阅签后，由机要祕书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公 司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积 压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。（2）一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。 如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。（3）为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到 公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依 次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。4. 文件的传阅与催办。（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级 的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对 尚未传达的文件不得向外泄露内容。（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机 要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和 领

5、导批不办理有关事宜。（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及 附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。（4）文件阅完后，应送交两办机要祕书，切忌横传。（5）两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门 接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备 查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原 件应及时归档周转。（6）按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织 学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。三、发文的管理1. 发文的规定。（1）全公司上报下发正式文件的权力分别集中在党委和公司部, 各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。（2）各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排 布置重要工作要求发文应分别向党委、公司部提出发文申请。并将文 件底稿分别交两办审核。党委、公司部同意发文，则两办分别按党、 政机构设置与业务分工统一归口以党X字、公司X字发文。群众团体 文件由党委批转。（3）对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文 件，须由党委书记或公司领导批准签发。其余文件均由分管公

6、司领导 批准签发。2. 发文的范围。（1）凡是以党委、公司部名义发出的文件、通告、决定、决议、 请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。（2）党委、公司部下发文件主要用于： 公布全公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的全公司文件； 公布全公司体制机构变动或干部任免事项； 公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作 的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关全公司的重大事项。（3）党委、公司部上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供 应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。（4）在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图 纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事 项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务科室书 面或口头通知执行，一般不用公司部文件发布。（5）凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用工作简讯发会议纪要。（6）各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的 名义对外发函

7、（应各自编号备查），不用公司部名义发文。四、发文程序与要求1. 各单位需要发文，应事先分别向党委、公司部提出申请。2. 党委、公司部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国 家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。3. 草拟文稿必须从全公司角度出发。做到情况确实、观点鲜明， 条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使 用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。4. 文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、 发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定具体 日期和密级。5. 两办应根据党委、公司部的要求和上级有关指示精神，有关文 件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容 不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。6. 经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、 质量负责）。7. 对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重 新香写清楚。8. 需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。9. 文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、公司部领 导审定批准签发。10. 经领导批准签发后的文稿交两办

8、机要秘书统一编号送打字室打印。11. 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签 名。12. 文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要祕书分 发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分 发。五、文件的借阅和清退1. 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负 责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。2. 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任 何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上钩画等。3. 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办 妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一 般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必 须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。4. 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保 密、催办检查工作。六、文件的立卷与归档1文件的归档范围。1）凡下列文件统一分别由两办负责归档：（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复。（2）党委、公司部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪 要、重要通知、工作总结、领导

9、发言和生产经营工作的各类计划统计、 季度、年度报表等。（3）公司党委会、公司长办公室、公司务会、公司管理委员会、 中层干部会以及各种专业例会记录。（4）公司党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等公司 一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、 简报、会议记录等。（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果。（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会 上汇报发言材料等。（7）上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录 以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料。（8）反映本公司生产、经营活动，先进人物事迹及公司领导工 作等的音像制品。（9）公司日志和大事记。（10）公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2）业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业 务科室、群众团体负责立卷归档。2.立卷要求。1）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地 讲行整理归档。文件立卷归档按照档案管理制度执行。因此，必 须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集 齐全，保持文件、材料的完整性。3）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、 重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6 月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一 份备查）七、文件的销毁1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定 期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。2.经审核同意销毁的文件，应派专

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