固定资产采购及支付管理制度

1、固定资产管理制度(初稿）一、总则1、本制度加强公司固定资产管理，合理控制固定资产采购支出,特制定本制度。 2、本制度规定了固定资产采购、领用、更换、支付签批程序及相应的实施细则。3、本制度适用于*集团有限公司。二、范畴1、固定资产的定义为：（1)非损耗性物品而预算使用期超过二年.（2）物品价值不低于RMB2,000元。2、 一切固定资产的采购，在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务质量的前提下，都要求选定最优惠的供应商。供应商的选择要求对方有足够的经济实力并能按时供货。3、 固定资产的采购和管理部门电脑设备的采购部门和管理部门：综合部、网管员除电脑设备之外的固定资产的采购和管理部门:综合部综合部统一负责处理固定资产实物台帐的记录和更新；实物盘点、报废等。三、采购及支付流程1、采购申请（1）、固定资产使用部门应根据办公需要提出申请，填写一份固定资产采购0A申请单。采购申请单上应注明采购项目、采购物品用途、采购数量、物品的型号、规格、估计单价及部门资产编号等,经部门负责人签字同意后提交综合部。（2）、综合部根据部门固定资产采购申请单查验该申请是否合理及必要,需要采购的

2、综合部应向供应商询价和核价。询价原则是：大型设备应3家以上（含3家）,小型设备2家以上（含2家)，并取得供应商配置清单及报价单传真件或复印件。（3)、综合部对各家供应商的报价进行审核,在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务质量的前提下，选择对方有足够的经济实力并能按时供货的供应商，签字确认后提交财务部审核采购预算（启动预算管理后）。（4）财务部将该申请与公司预算进行比较核对；如果属于预算内项目，并在其权限范围内，可直接审核提报分管副总裁批准；如果属于预算外支出项目，应交财务总监和总裁办进行特批。（启动预算管理后）（6）固定资产采购部门收到总裁办已经批准的采购申请，已经同意的采购价格为基础，对外洽谈、草签合同，合同经按规定权限批准后，对外正式签署。若因特别原因只有一家或二家供应商可供选择，采购部门负责人应在采购申请单上注明.采购报价应以书面报价为准。对于重大资产采购合同在签订前应交财务总监和总经理进行审核,重要的合同或协议书应经有关专业人员如公司聘用律师审核。2、 验收手续（1） 固定资产采购部门人员接到供应商送货时，应认真检验与核实所收物品与相关单据（发票复印件)

3、 及原已批准的固定资产采购申请单是否一致。（2） 任何不符之物品（质量不符合标准或实物与单据不符)，管理部门有权拒收，采购人员负责跟踪解决,并根据需要及时办理商品退货。（3） 管理部门应填写采购入库/验收单（此验收/入库单一式三联)，商品是验收合格还是退回应在采购入库/验收单上加以注明。将一份验收单交给财务部入固定资产财务帐，另一份及时提供给资产管理部门,资产管理部门据此及时更新固定资产实物管理帐。（4） 资产入库后，通知申请部门资产管理员OA领取，管理员填制固定资产卡片交资产管理部门存档。3、 支付报销（1） 固定资产采购和验收结束，采购人员应及时到财务部报账，相应提供已批准的固定资产OA采购申请单、送货单、采购入库/验收单以及合同/报价复印件。（2） 财务部查实各票据上的货物品种、数量、金额等与申请及验收无误后，及时将新增的固定 资产入系统账。4、 付款手续（1） 参见费用审批及报销管理制度,根据合同约定或供货商付款通知,对已购入固定资产需支付货款时,采购人员应填写费用报销申请单,经采购部门负责人审核批准后，送交财务部。（2） 财务部核对发票等原始单据，对相关单据的真实性，完整性，

4、合法性及合规性进行严格审核，之后经财务总监及总裁办批准,予以付款。5、 采购及支付款流程图各部门进行特殊批准填制固定资产采购申请部门负责人综合部审核、询价同意财务部判断放弃或重新申请交财务部查预算 不同意综合部联系供应商提供报价单审核判断 预算外财务总监及总裁办有闲置资产申请部门填写资产转移单预算内报批采购申请综合部验收货物及发票、送货单供应商供货分管副总裁办固定管理员接收货物并填写固定资产登记卡和入库单 综合部办理报销手续综合部登实物台帐财务开票或支付现金或电汇财务部入系统帐四、日常管理1. 固定资产日常管理固定资产应分类设置各种账户分别记录，各类资产应附有单独的卡片或表单，记录各种详细有用的资料，应记录每项资产的简要说明、存放地点、购入日期、资产价值、折旧计算方法等。（1） 固定新增、变更的管理.固定资产出现新增、变更情况时，部门资产管理员（含门店)应及时更新固定资产卡片(一式三份)，部门资产管理员一份、财务部资产管理部门更新固定资产档案。新增、变更资产，部门资产管理员填写一式三份固定资产卡片（使用人、资产管理员、信息部、行政部签字）财务部入 帐行政部更新存档使用部门留 底（2）

5、资产部部门负责人每半年利用出差机会对驻外门店资产进行盘点,并将盘点结果传回综合部、财务部备查。对金额大、数量多的可派实物管理部门定期盘点。驻外资产金额大、数量 多综合部资产使用部门定期（按月）取得资产清单盘点清单实地传回盘点资产使用部门负责人每半年对驻外门店资产盘点网 管 盘点表（3） 离职员工资产管理.员工离职时，部门资产管理员应通知综合部、网管，网管核查该资产数量、配置与综合部登记卡片是否一致。不一致的应责成使用人及资产管理员查明原因；一致的综合部、网管签字审核。资产使用人离职签 字 审 核综合部时性 核对数量 网管 （4） 资产报损管理。部门资产管理员根据资产使用状况，申请提出资产报废.综合部接到资产报废申请后，会到网管核实该资产是否有必要报废,同意报废处理在申请表上签字并提交财务部审核。财务部固定资产会计审核该资产是否计提折旧完毕,如折旧完毕提交领导签批；如折旧尚未完毕,予以备注请领导特批。申请部门提出 申请（部门负责人签批）综合部审核报废合规性网管审核报废必要性综合部登记财务部入帐财务总监签批综合部处理总裁签批分管副总裁签批财务部填写资产残值（5） 已报废资产管理。对报废处理

6、审批完毕的固定资产全部转入综合部报损库房统一管理，综合部按季度处理报废资产。在清理固定资产前，相应固定资产管理部门要评估有关资产的转售价值，以下为寻找买家的一般指导原则：预估转售总值需获取潜在买家的数目 RMB55，0003A：潜在的买家及买家的报价应详列于固定资产清理/转移申请表。如未售于最高出价者，应说明原因。部门负责人在申请表上签字批准后，送交财务部。B：固定资产管理部门在获得相关负责人的批准后，由其按照审批结果安排固定资产的处理。资产处置后，相关管理部门在固定资产清理/转移申请表上标注上“完成字样后将其正本送交财务部，并自行保留副本.C:资产处理完毕,综合部应同时更新固定资产实物管理帐；财务部应开出发票安排收款，并做出适当的会计处理。总裁签批财 务 总 监 签 批分管副总裁签批财务部收款并作财务帐处 理联系买家资产管理部门（综合部）提出处理申请提 交2。 公司内部间固定资产转移(1) 转出资产的部门应填写固定资产清理/转移申请表,清楚列示出转移原因并取得新的使用部门的书面同意。部门负责人应审核批准该申请表.财务部负责人同意批准后，固定资产管理部门依据审核批准的申请表安排资产的转

7、移.(2) 转移完成后，资产管理部门应在固定资产清理/转移申请表上标注上“完成字样,行政部根据完成的申请单及时更新实物帐。接受部门负责人签批转出部门提出 申请（部门负责人签批）综合部审核调拨审核残值综合部登记并更新部门台帐财务部入帐综合部调拨资产总裁签批财务总监签批分管副总裁签批财 务 部3。 固定资产售予集团内其它公司(1) 转出资产的单位应填写固定资产清理/转移申请表，清楚列示转移原因并取得受让单位的书面同意.依据资产处理的审批权限经批准后，相关资产管理部门安排资产的转移。(2) 固定资产清理/转移申请表的正本送转出资产单位的资产管理部门，副本送受让单位的资产管理部门。财务部及行政部门根据执行完成的该申请表及时更新固定资产的财务帐和实物帐。五、盘点管理（一）：盘点时间及流程对固定资产应进行定期盘点以检查固定资产使用状况，并确认固定资产帐实相符。1、全部资产:每年一次，每年9月10号-20号盘点；2、闲置资产:每年一次,每年9月20号30号盘点综合部根据部门资产卡片与综合部资产台帐核对部门资产管理员填写资产卡片进行自盘综合部确定盘点时间通知个部门提交卡片提交台帐及卡片综合部（盘点数量

8、） 查原因签字财务部（盘点数量）调 帐盘点财务部核对综合部实物台帐与财务金额帐签字网管（检查配置）签字固定资产盘点报告分管副总裁签批财务总监签批总裁签批（二）、盘点要求和处理1、盘点前，综合部提前半个月通知各部门年度盘点时间。2、各部门接到盘点通知后进行自盘并提交部门固定资产卡片到综合部。3、综合部核对各部门资产台帐数与部门提交的卡片是否相符.4、综合部核对完后提交财务部。财务部会计核对各部门帐面数与行政部台帐进行核对.如有不符，退回综合部查名原因。5、部门卡片、综合部台帐及财务部帐面数核对一致后，综合部、网管、财务部对各部门资产进行实物盘点。综合部及财务部核对数量是否帐实一致,网管核对卡片配置与实物配置是否一致。盘点时发现差异，有关部门应及时跟踪,获得真实准确的盘点结果。6、 财务部根据盘点情况出具盘点报告，经固定资产管理部门负责人、财务总监同意， 最后经总裁（或授权人）批准，财务部做相应的会计处理。7、 综合部及财务部应定期检查固定资产状况及损耗情形。发生损坏情形时，应预估资产可收回金额，财务部根据中国会计制度要求做出适当会计处理。六、解释和修订本制度由财务部负责解释和修订，每年根据业务调整和市场变化修订一次；本制度没有规定的，以合同法、公司法、相关法律法规及本公司其他相关的规章制度为依据。本制度自签发之日开始执行，公司下发的其他文件对固定产资产管理制度与本制度有出入的,以本制度为准。主题词：固定资产管理制度 报送：总裁办签发抄送：司属各部门归档：公司综合部

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