普通秘书学期末复习指导
23页1、普通秘书学期末复习指导普专、成人、远程责任教师:李柏梁本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。我们应对教材中的根本概念、根本理论系统地把握,并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的一些问题。考试题型为名词解释、多项选择、简答题、论述题和案例分析题。第十章 会议组织 本章内容包括会议组织概述,会议组织的程序,会议工作的要求。 根本概念 会议 会议预案 会间调度 1会议,指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2会议预案,是会议的筹备方案。 3会间调度,是指会议进行时间对会议程序、内容及会场效劳等所作的调整和安排。 根本问题 1会议成立的根本条件和会议构成的要素 2会议的类型 3从最本质的意义上讲,会议是社会民主的表现方式,是领导活动的有效手段。 会议组织的作用是: (1)会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动,会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力,因此会议成为社会民主的有力表现形式。 (2)会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、传发动等活动的开展,
2、都离不开会议。从控制论的观点看,领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反应调节等构成的一个环闭系统,在这个系统中的每一个环节,都可借助会议的独特作用。 4良好的会议组织工作,可以实现以下具体的功能: (1)决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道,通过会议进行决策,是实现决策科学化、民主化的有效手段。 (2)执行功能。通过会议,可以传达上级的政策和指令可以部署本组织的中心工作和重大行动,可以责成所属单位统一行动步调,可以解决工作进行中的某些问题。因此,会议能起到行政手段的作用。 (3)沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达,联络左右,互通情况,交流经验,发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式,会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 (4)协调功能。对于工作中的矛盾和冲突,运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 (5)监督功能。决策的实施离不开检查、催促,而监督功能的实现往往离不开会议如各种汇报会、总结会、评比会等,都是实施监督的有效形式。 5大中剩会议的工作机构通常有: 一般说来,大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作
3、机构通常有:1秘书组处;2资料组;3组织组;4宣传组;5后勤组;6保卫组。 6大中型会议,需要提前准备的会议文件有: (1)开幕词;(2)闭幕词;(3)工作报告;(4)交流材料;(5)领导讲话;(6)会议须知或会议手册。 7发送会议通知的一般要求是:会议召开之前都要发出通知,有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知,都要做到及时、准确、明晰、简要,防止重发、错发或漏发。 会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成; 正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点,开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证,接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。 8会中工作的主要内容有 (1)签到; (2)接待; (3)会议记录; (4)编写会议简报; (5)会间调度; (6)组织选举工作; (7)安排会间生活。9会后工作包括的内容:在会议的结束阶段,秘书人员要做的工作有:(1)清理会议文件;(2)离会与送别;(3)撰写会议纪要;(4)会议工作总结第十一章 商务谈判 根本概念 谈判 广义的谈判 狭义的谈判 商务 商务谈判 文献调查法 直接调查法 购置法 谈判方案 谈判主题 谈判目的 谈
4、判议程 根本问题 1商务谈判的根本要素:商务谈判的主体,即参与谈判的当事人;商务谈判的客体:谈判的内容和议题;商务谈判的目的:到达预期的效果;商务谈判的结果:提高工作效勰橢橢濇l疍甀甂甂甂甂甂甂$癿碟B甦!甦制订和写作要求:总体上要重点突出,简明扼要,富有弹性。 文字的表达,要用高度概括的语言加以表述,使谈判者在头脑中留下深刻印象;内容上,既要有明确具体的要求,又不可事无巨细、面面俱到,要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项,以利谈判人员根据实际情况灵活调整。 6谈判方案主要包括:谈判主题和目标;谈判议程;谈判时间和地点;物质准备。 7商务谈判进行阶段的环节有:摸底环节;讨论讨价环节;达成交易环节。 8达成交易环节应做好如下工作:最后的总结;最后的报价;签订书面协议。 9秘书受权谈判中应注意的事项:把握自身双重角色;制定谈判策略;提高自身素养。10常用的商务谈判的策略有:针对目标的策略;针对手段的策略;针对纠纷的策略;时机性策略;方法性策略;方针性策略等等。运用策略应注意的主要问题是:策略的选择和运用不可生搬硬套,而要力求理解通晓,融会贯穿灵活机动。11商务谈判者除通晓谈判业务
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