普通秘书学期末复习指导

普通秘书学期末复习指导普专、成人、远程责任教师：李柏梁本学期的教学内容及考试范围是第十章至二十章。我们应对教材中的根本概念、根本理论系统地把握，并能够运用这些知识理论分析和解决秘书实践中的一些问题。考试题型为名词解释、多项选择、简答题、论述题和案例分析题。第十章 会议组织 本章内容包括会议组织概述，会议组织的程序，会议工作的要求。 根本概念 会议 会议预案 会间调度 1会议，指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2会议预案，是会议的筹备方案。 3会间调度，是指会议进行时间对会议程序、内容及会场效劳等所作的调整和安排。 根本问题 1会议成立的根本条件和会议构成的要素 2会议的类型 3从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。 会议组织的作用是： (1)会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。 (2)会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、传发动等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反应调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。 4良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： (1)决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。 (2)执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。 (3)沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 (4)协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 (5)监督功能。决策的实施离不开检查、催促，而监督功能的实现往往离不开会议如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。 5大中剩会议的工作机构通常有： 一般说来，大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：1秘书组处；2资料组；3组织组；4宣传组；5后勤组；6保卫组。 6大中型会议，需要提前准备的会议文件有： (1)开幕词；(2)闭幕词；(3)工作报告；(4)交流材料；(5)领导讲话；(6)会议须知或会议手册。 7发送会议通知的一般要求是：会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。 会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成； 正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证，接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。 8会中工作的主要内容有 (1)签到； (2)接待； (3)会议记录； (4)编写会议简报； (5)会间调度； (6)组织选举工作； (7)安排会间生活。9会后工作包括的内容：在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有：(1)清理会议文件；(2)离会与送别；(3)撰写会议纪要；(4)会议工作总结第十一章 商务谈判 根本概念 谈判 广义的谈判 狭义的谈判 商务 商务谈判 文献调查法 直接调查法 购置法 谈判方案 谈判主题 谈判目的 谈判议程 根本问题 1商务谈判的根本要素：商务谈判的主体，即参与谈判的当事人；商务谈判的客体：谈判的内容和议题；商务谈判的目的：到达预期的效果；商务谈判的结果：提高工作效Á勰¿橢橢濇lÀÀÀÀÀÀÀÔÌÔ疍ò甀甂甂甂甂甂甂$癿碟B甦!À甦制订和写作要求：总体上要重点突出，简明扼要，富有弹性。 文字的表达，要用高度概括的语言加以表述，使谈判者在头脑中留下深刻印象；内容上，既要有明确具体的要求，又不可事无巨细、面面俱到，要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项，以利谈判人员根据实际情况灵活调整。 6谈判方案主要包括：谈判主题和目标；谈判议程；谈判时间和地点；物质准备。 7商务谈判进行阶段的环节有：摸底环节；讨论讨价环节；达成交易环节。 8达成交易环节应做好如下工作：最后的总结；最后的报价；签订书面协议。 9秘书受权谈判中应注意的事项：把握自身双重角色；制定谈判策略；提高自身素养。10常用的商务谈判的策略有：针对目标的策略；针对手段的策略；针对纠纷的策略；时机性策略；方法性策略；方针性策略等等。运用策略应注意的主要问题是：策略的选择和运用不可生搬硬套，而要力求理解通晓，融会贯穿灵活机动。11商务谈判者除通晓谈判业务知识外，还要提高以下几方面的素质：思想品德素质；心理素质；语言素质；交往素质。第十二章 信访工作根本概念信访 信访工作根本问题 1信访工作构成要素有：信访人；受理者；信访方式；信访意愿；信访结果。 2信访工作具体任务是：受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题；定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议；按照分级负责、归口办理的原那么，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责催促、检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查；协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。 3信访工作的意义是：信访工作是联系群众的重要纽带；工作是民主监督的重要保证；信访工作是安定团结的重要措施；工作是反应信息的重要渠道。 4信访工作的根本方针是：联系群众信访工作的出发点；广开言路信访工作的根本要求；满足群众的正当要求信访工 5信访工作的原那么是：调查研究、实事求是的原那么；按政策、法规办事的原那么；思想疏导的原那么；分级负责、归口办理的原那么；及时、就地依法解决问题的原那么。 6信访工作的制度都有：登记制度；呈阅制度；交办制度；转办制度；催办制度；回告制度；审查结案制度；复信制度；信访归档制度。 7根据?信访条例?，信访工作根本程序是：信访；受理；办理。8信访工作对信访人的要求有： (1)信访人采用走访形式提出意见、建议和要求的，应当到有关行政机关设立或者指定的接待场所提出。走访不得围堵、冲击国家机关，不得拦截公务车辆。 (2)多人反映共同意见、建议和要求的，一般应当采用书信、 等形式提出；需要采用走访形式的，应当推选代表提出，代表人数不得超过5人。 (3)信访人应当如实反映情况，不得捏造、歪曲事实，不得诬告、陷害他人。 (4)信访人应当遵守信访秩序，不得影响国家机关工作秩序，不得损害接待场所的公私财物，不得纠缠、侮辱、殴打、威胁接待人员，不得携带危险晶、爆炸品以及管制器械进入接待场所。9试论信访工作中的受理。(略)10试论信访工作中的办理。(略)第十三章 接待工作根本概念接待 礼仪 接待规格 称谓根本问题1接待活动的要素有：一是来访者，这是接待的对象；二是接待者，这是接待的主体，包括秘书人员、有关领导和其他参与接待的工作人员；三是来访意图，这是来访者企望到达的目的；四是接待方式，这是接待者根据来访者情况而确定的接待规格、程序、方法等。 2接待工作的作用：代表作用；联络作用。 3接待工作的要求有：一要热情大方；二要细致周到；三要确保平安；四要俭省节约；五要内外有别。 4接待工作的一般程序(主要步骤)：收集来宾情况，判断来访用意；拟定接待方案；准备接待材料；组织双方活动；处理善后工作。 5交谈的礼仪要求有：态度要真诚；表情要自然；语调要适中；体态要得当；倾听要认真。第十四章 事务处理根本概念事务 政务 广义的事务 狭义的事务 值班根本问题 1事务处理的特点是：广泛性；重复性；智能性。其作用是：组织有效运转的重要条件；协助领导决策的重要途径；发挥参谋作用的重要前提。 2秘书值班的主要功能有：联络；过滤；应急。 3值班工作制度有：岗位责任制度；请示报告制度；交接班制度；保密制度。 4使用印章的原那么是：印章一般指定由秘书部门统一管理，由专人具体负责使用。使用印章须经领导人批准并进行登记。使用的原那么是： (1)盖印时要均匀用力，注意端正，使盖出的印章清晰美观。 (2)正式公文在文末落款处盖章。带存根的公函或介绍信那么要盖两处印章：一处盖在公函连接线上，一处盖在单位落款处。 (2)在落款处加盖的印章要“骑年盖月，以示庄重、防止他人作弊。第十五章 领导者日常活动安排根本概念会见 会谈 庆典仪式 商务旅行根本问题1领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。2领导者事务活动安排的原那么有：(1)统筹兼顾有急有缓；(2)围绕中心，突出重点；(3)力戒排场，求真务实。第十六章 党政秘书工作根本概念党政秘书工作广义党政秘书工作(狭义)根本问题 1党政秘书工作的涵义：其主要效劳对象是党政领导者，其目的是为了提高党政工作的效率；根本职能是参与政务，管理事务；根本性质是辅助性，即辅助决策与管理；主要作用是参谋和助手作用，其他作用都是这两个作用的延伸和分解。 2党政秘书工作的特点： (1)政务性；(2)综合性；(3)附属性。 3党政秘书工作的指导思想是：对秘书工作方向、宗旨和仟务的高度概括，是指导秘书工作的总原那么和总要求。党政秘书：工作的指导思想是：以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的根本路线为指针，当好参谋助手，搞好三个效劳，即为本级党政领导工作效劳，为机关工作效劳，为人民群众效劳。 4党政秘书工作的·一般原那么：服从原那么；参谋原那么；求实原那么；效率原那么。 5对党政秘书人员素质要求： (1)政治可靠； (2)作风优良； (3)纪律严明； (4)知识广博； (5)业务熟练。 6党政秘书要具备的知识结构：除具备国家公务员考试的有关知识和所在部门的业务知识外，