大陆希望集团OA办公自动化管理办法
15页1、大陆希望集团办公自动化系统(OA)试行管理办法第一章 总 则第一条 为加强集团办公自动化系统(以下简称OA系统)管理(地址:http:/192.168.1.23:8080),保证其高效、安全运行,充分发挥OA系统的作用,根据中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例和国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定的规定,结合集团办公自动化工作实际,特制定本办法。第二条 系统的应用分两个阶段:第一阶段为试运行期,自2007年11月20日正式开始,集团实行办公业务双轨运行,即纸质公文和电子公文同时进行,试运行期为六个月。第二阶段为正式运行,自2008年5月20日起系统投入正式运行,所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流转的公文,仍按纸质文件流转。第三条 OA系统,主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能,旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理
2、成本。试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行:协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反,将严格按照有关规定进行处罚。第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录,员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位(部门)年度考核范围。第六条 本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。第二章 管理机构第七条 集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作;集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作;集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。 第八条 集团企业发展部信息中心(以下简称信息中心)负责系统的维护和管理,对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责: (一)根据集团董事会的指令,办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续; (二)制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度; (三)征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题;(四)培训各使用单位系统管理人员和使用人员; (五)做好其他相关工作。第三章 使用单位第九条 使用
3、单位为集团总部各部门、各下属公司。并通过OA系统身份密钥(简称密钥)和密码登陆。第十条 公司各部室或车间应指定文档管理员一名,负责对本部门文档进行管理(新建、归档、整理、授权等)。第十一条 使用单位必须明确一名领导分管系统工作,同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是:(一)负责本单位办公自动化的日常管理;(二)指导和监督该系统在本单位的运行;(三)负责本系统运行与信息中心的衔接工作。 第十二条 使用单位需变更系统中相关资料的,应向信息中心提出书面申请,并办理相关手续:(一)使用单位名称变更的,应办理名称变更手续,并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单;(二)使用单位被撤销的,应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称,注销该单位电子印章和使用人员,并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理;(三)使用单位合并的,合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的,则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留,被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续;合并后的使用单位如果使用新的单位名称的,则按本办法第八条的规定重新办理注
4、册手续,合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。第四章 使用人员 第十三条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员,应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,尽职尽责,保证工作质量。 第十四条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 第十五条 系统使用人员的账号密码(口令)必须设6位以上字符(含字母、数字、符号等),并需经常修改,不得与其他使用人员名(账号)相同。使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设置里面,须对自己的登陆密码进行修改,避免他人使用。若密码丢失,应向本单位分级系统管理员提出申请,恢复初始密码。如果本单位没有分级系统管理员,可以直接找信息中心系统管理员进行修改。第十六条 个人信息的完善在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加,如联系方式、e-mail、生日日期等,以便同事之间联系时查找方便。第十七条 未经本单位负责人同意,非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。第十八条 为保证各类电子文件的及时收发,集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线,其他工作人员至少每天
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