公司内部控制采购管理精细控制程序制度
33页1、公司内部控制采购管理精细控制程序制度1.1 采购管理风险与关键环节控制1.1.1 采购管理风险采购,主要是指公司外购商品并支付价款的行为,公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险,如图 11 所示。采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定,可能遭受外部处罚风险 1导致经济和信誉损失风险 1风险 3风险 4风险 5风险 6风险 7采购未经适当审批或超越授权审批,可能应重大差错、舞弊、欺诈而导致损失请购依据不充分、不合理,相关审批程序不规范、不正确,可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调,可能造成资源浪费盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约,可能导致公司资金损失验收程序不规范,可能造成账实不符或资产损失付款方式不恰当、支出有偏差,可能导致却资金损失或信用受损51图 11 采购管理中存在的风险示意图1.1.1 采购管理关键环节控制公司在实施采购控制过程中,至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制,如图 11 所示。关键环节 1关键环节 1关键环节 3关键环节 4关键环节 5建立采购业务岗位制造制,明确相关
2、部门和岗位的职责、权限,确保相互分离制约依据购置商品和劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应请购权限并制定相应的请购程序明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法,确保采购工程透明加强非财务方面采购物资信息的收集,明确信息沟通方式明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法,确保凭证和记录的完整图 11 采购管理关键环节示意图1.1 职责分工与授权批准1.1.1 采购管理岗位设置1.采购管理控制岗位职责公司应当建立采购管理的岗位职责制,明确相关部门和岗位的之前、权限,确保办理采购业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表 11 所示。53采购管理控制岗位表 11 采购管理控制岗位职责一览表主要职责不相容职责1.总裁1. 财务总监3. 采购部经理4. 采购员5. 财务部经理6. 应付款会计审批采购部门各项规章制度审批年度采购预算和采购计划审议批准合格供应商名单审批预算及计划外采购项目批准请购单和重要购货合同审核采购部门各项规章制度审核面读采购预算和采购计划审核预算及计划外采购项目根据权限审批请购单和购货合同制定采购部门各项规章制度和工作流程编制年度采购预
3、算和采购计划审核购货合同和采购订单在授权范围内签订购货合同办理大宗物资及重要物资的采购组织进行合格供应商的选择和评审进行市场调查,填写询价比价单负责起草购货合同和填制采购订单提出付款申请实施采购,办理退还货事宜建立、更新与维护供应商档案参与对供应商质量、交货情况等的评价审核购货合同及付款申请审批会计提交的付款凭证参与合格供应商评审参与商定对供应商的付款条件核对原始凭证并入账开具付款凭证拟定采购计划和购货合同制定采购部门各项规章制度选择供应商审批年度采购预算和采购计划审批预算及计划外采购项目制定采购部门各项规章制度批准采购计划及预算批准计划外采购项目选定合格供应商名单填写采购订单起草购货合同制定采购部规章制度制订年度采购计划及预算审批购货合同和付款申请实施采购编制采购预算和采购计划执行具体结算工作批准付款547. 出纳8. 采购物资使用部门9. 质量管理部10. 技术部11. 仓储部支付货款编制本部门年度采购预算和采购计划提交推荐供应商名单提交请购单参与检查采购物资质量参与合格供应商选择评审对不合格及报废物资提出处理意见事先检验样货质量检验所购物资的质量提供对所购物资的专业技术建议参与对
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