公司内部控制采购管理精细控制程序制度
公司内部控制采购管理精细控制程序制度1.1 采购管理风险与关键环节控制1.1.1 采购管理风险采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为，公司在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图 11 所示。采购行为违反国家法律、法规和公司制度规定，可能遭受外部处罚风险 1导致经济和信誉损失风险 1风险 3风险 4风险 5风险 6风险 7采购未经适当审批或超越授权审批，可能应重大差错、舞弊、欺诈而导致损失请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊行为采购计划程序失控、依据不当、分解不到位与其他计划不协调，可能造成资源浪费盲目签订采购合同、采购合同条款无效或不利以及违约，可能导致公司资金损失验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致却资金损失或信用受损51图 11 采购管理中存在的风险示意图1.1.1 采购管理关键环节控制公司在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图 11 所示。关键环节 1关键环节 1关键环节 3关键环节 4关键环节 5建立采购业务岗位制造制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保相互分离制约依据购置商品和劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权限并制定相应的请购程序明确规定规范采购方式、供应商选择、验收程序及计量方法，确保采购工程透明加强非财务方面采购物资信息的收集，明确信息沟通方式明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法，确保凭证和记录的完整图 11 采购管理关键环节示意图1.1 职责分工与授权批准1.1.1 采购管理岗位设置1.采购管理控制岗位职责公司应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表 11 所示。53采购管理控制岗位表 11 采购管理控制岗位职责一览表主要职责不相容职责1.总裁1. 财务总监3. 采购部经理4. 采购员5. 财务部经理6. 应付款会计审批采购部门各项规章制度审批年度采购预算和采购计划审议批准合格供应商名单审批预算及计划外采购项目批准请购单和重要购货合同审核采购部门各项规章制度审核面读采购预算和采购计划审核预算及计划外采购项目根据权限审批请购单和购货合同制定采购部门各项规章制度和工作流程编制年度采购预算和采购计划审核购货合同和采购订单在授权范围内签订购货合同办理大宗物资及重要物资的采购组织进行合格供应商的选择和评审进行市场调查，填写询价比价单负责起草购货合同和填制采购订单提出付款申请实施采购，办理退还货事宜建立、更新与维护供应商档案参与对供应商质量、交货情况等的评价审核购货合同及付款申请审批会计提交的付款凭证参与合格供应商评审参与商定对供应商的付款条件核对原始凭证并入账开具付款凭证拟定采购计划和购货合同制定采购部门各项规章制度选择供应商审批年度采购预算和采购计划审批预算及计划外采购项目制定采购部门各项规章制度批准采购计划及预算批准计划外采购项目选定合格供应商名单填写采购订单起草购货合同制定采购部规章制度制订年度采购计划及预算审批购货合同和付款申请实施采购编制采购预算和采购计划执行具体结算工作批准付款547. 出纳8. 采购物资使用部门9. 质量管理部10. 技术部11. 仓储部支付货款编制本部门年度采购预算和采购计划提交推荐供应商名单提交请购单参与检查采购物资质量参与合格供应商选择评审对不合格及报废物资提出处理意见事先检验样货质量检验所购物资的质量提供对所购物资的专业技术建议参与对持有物资的技术检验工作参与外购物资的出入库验收外购物资的标识、保管、收发提出外购物资的补仓申请编制付款凭证实施采购审批请购单决定供应商名单实施询价比价物资在库管理采购物资的询价比价具体实施采购1. 采购管理岗位工作职责（1）采购部经理岗位工作职责，如表 11 所示。表 11采购部经理岗位工作职责一览表岗位名称采购部经理部门名称/编号直接上级财务总监工作联系内部外部总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标序号完成公司年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用工作职责负责程度113制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行制订采购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批负责完成公司所需各类物资的采购任务全责全责全责55456789负责重大数量及重要物资的采购工作组织市场供货信息调研和供应商评审负责采购合同管理及合同纠纷的防范负责组织建立和完善供应商档案组织合格供应商的选择评审工作负责采购内部管理的各项工作全责全责全责全责全责全责确认生成日期我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确 认 人：确认日期：批准日期（1）采购员岗位工作职责，如表 13 所示。表 13 采购员岗位工作职责一览表岗位名称采购员部门名称/编号直接上级采购部经理工作联系内部外部采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申请的各部门潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等工作目标保证公司 物资的及时供应，确保采购物资的数量和质量符合公司相关规定11345678序号工作职责填写采购订单，并跟踪订单，保证物资及时供应进行市场供需调查，编写市场调研报告，报上级领导审阅进行询价、比价，编写询价、比价记录表，报上级领导审阅负责与供应商进行接触和谈判，尽量降低采购成本负责草拟购货合同的相关条款，报上级领导审批负责办理不符合公司要求的采购物资的退换货工作审核购货合同的付款条款及采购发票、结算凭证等相关凭证，并提交付款申请负责建立供应商档案，并及时更新负责程度全责全责全责全责全责全责部分全责569参与合格供应商的评选工作部分确认我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！确 认 人：确认日期：生效日期1.1.1 采购授权审批制度批准日期受控状态制度名称执行部门第 1 条目的采购授权审批制度监督部门文件编号考证部门为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第 1 条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第 3 条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。1对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第 4 条专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第 5 条请购使用部门、仓储部门及其它相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第 6 条审批采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1采购预算内采购额在×u19975X元以内的，采购经理审批；采购额在××××万元的，由财务总监审57批；采购额在××××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。1采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整
