机关公文写作格式和写作要领讲义【190页】

1、 公文规范与写作 公文即公务文书。公文是历代国家机关、政党、社会团体和企事业单位专用于处理公共事务的文体。这一文体比其他任何种类的文体要复杂得多，它由不同历史阶段（或时期）的不尽相同的多个文种组成，形成一个体系。公文规范与写作 在公务处理中选择什么样的文种，是由公务活动的目的、行文主体的职权及其与行文客体之间的关系所决定的；而文种又决定了公文的格式、语言表达方式和语体特征。公文规范与写作 公文的形成及其价值的实现需要一个过程，而这个过程必须有一定的运作程序和行文规则，这套程序和规则就构成了公文工作（或称公文处理）。公文工作要依靠文书机构去实施，靠文书制度去保证。公文规范与写作 作为处理公务、临民治世的工具，公文是伴随着文字的出现而产生的。从最原始的彩陶图画和甲骨文字，到大批秦简、汉简的出现，莫不验证了公文的出现及其逐渐成熟。公文规范与写作 “文书”最早见于西汉贾谊的新书过秦（下）“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义”。这里的“文书”泛指古代的文籍图册。“文书”作为公务文书的含义被确定下来大致始于东汉，班固在汉书刑法志中说“文书盈于几阁，典者不能遍睹”。“公文”一词的出现晚于“文书”，约在三

2、国时期以后。最早见于西晋陈寿的三国志魏赵俨传：“（荀）彧报曰：辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”。南朝刘宋时范晔所著的后汉书刘陶传记“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”。公文规范与写作 “文件”一词出现得更晚，约在清末民初开始使用。宣统三年（1911年）五月，清朝颁布了内阁属官官制，规定设立“承宣厅”，其职责之一是掌管“本阁公牍文件”。公文规范与写作“公文”一词在各朝各代有着不同的名称：殷商-“典册”周代-“中”秦-“典籍”汉朝-“文书”、“文案”三国-“公文”唐宋-“文卷”、“案卷”元代-“文卷”、“簿籍”明代-“文牍”、“案牍”清代-“牌子”、“本章”公文规范与写作 在我国古代产生了数量庞大的公文作品，以往多是从文学的角度，而不是从公务文书的角度加以阐释。与诗词歌赋等文体相比较，公文作为政治斗争、权力斗争的工具，更能反映出重大历史的进程和社会矛盾的激烈程度，与社会生活息息相关。公文规范与写作 诗大雅荡序：“无纲纪文章”，似已强调文章的“纲纪作用”。史记儒林列传“诏书律令下者，明天人之分，通古今之变，文章尔雅，训辞深厚”。文心雕龙章表“章表奏议，经国之枢机”曹丕典论论文“盖文

3、章，经国之大业，不朽之盛事。”甘誓 大战于甘，乃召六卿。王曰：“嗟！六事之人，予誓告汝：有扈氏威侮五行，怠弃三正，天用剿绝其命，今予惟恭行天之罚。左不攻于左，汝不恭命；右不攻于右，汝不恭命；御非其马之正，汝不恭命。用命，赏于祖；弗用命，戮于社，予则孥戮汝。”公文规范与写作齐威王令 （王）下令：群臣吏民，能面刺寡人之过者，受上赏；上书谏寡人者，受中赏；能谤讥于市朝，闻寡人之耳者，受下赏。令初下，群臣进谏，门庭若市；数月之后，时时而间进；期年之后，虽欲言，无可进者。燕、赵、韩、魏闻之，皆朝于齐。此所谓战胜于朝廷。公文规范与写作 历史上的公文名篇，或议国家大事，或论朝政得失，或攻讦时弊，或放胆陈情从不同方面体现出极其可贵的思想价值。作为官吏的安身立命之作，很多公文技巧炉火纯青，在简短的篇章中，或刚柔并济，或声东击西，或投石问路，或运思巧慧，或引古证今，或妙笔连珠公文规范与写作 在流传至今的我国古代文献中，公文占有相当大的比重，从现存的甲骨文、钟鼎铭文、尚书，到历朝历代的正史、典册、事类汇编、事略、会要、文献通考、大诏令集等；从全上古汉魏六朝文、全唐文等到文苑英华、元文类、古文辞类纂，莫不保存

4、了大量公文。唐宋八大家的文集中，公文也占有较大比重。在欧阳修、曾巩等的作品中，公文甚至占到了80%多。南北朝是梁昭明太子萧统选编的文选，公文也占了1/3。公文规范与写作公文规范 我们党和国家从成立之日起，就十分重视公文工作。中共一大召开前后，当时从事公文工作的都是我们党的一些组织者。1923年4月，毛泽东同志到中央工作，担任中央秘书，负责起草公文、处理文件、会议记录和保管档案等工作。1923年成立的海陆丰总农会和广东省农会，都设立“文牍部”，专管公文处理工作。1931年2月，周恩来邀请瞿秋白拟写了党的历史上第一个理论性很强的业务文件中央秘书处文件处置办法。晋察冀边区改革公文程式的理论与实际（指示信第四号）（晋察冀边区行政委员会1938年4月发布）上级对下级：指示信、复及函、令 下级对上级：报告、请示 公文均需存底，以便稽查。要编号，按月分类存卷。公文规范与写作陕甘宁边区新公文程式（陕甘宁边区政府秘书处1942年1月印发）主要的公文，规定为五种：命令、布告、批答、公函、呈文 辅助的公文，规定为五种：指示信、报告、快邮代电、签条、通知 公文里边的文字组织，在今天一般的不限定一定的文法，但是

5、应该适当地注意文法 公文的字体，汉字不用草体公文规范与写作华北人民政府公文处理暂行办法（草案）（华北人民政府秘书厅1949年2月印发）第一章 公文处理程序 第二章 公文种类及行文关系 第三者 关于公文格式之参考中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示（1951年2月1日）（一）不得滥用省略：地名一律用全名。机关名称，概用全名。事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，其余一律用全名：美帝国主义不得省称“美帝”。凡有特别生僻的词语，应作必要的注释。公文规范与写作 （二）必须遵守文法 单句、复句，必须分清。尽可能分用“的”、“地”加以区别。并望地方县委、县政府以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电字句。（三）纠正交待不明的现象 每件事都要交待六个“什么”必须严格执行一事一报制度 凡文电必须认真压缩公文规范与写作中央人民政府政务院公文处理暂行办法（中央人民政府政务院1951年9月29日发布）共计8章：总则、种类、体式、办理程序、行文关系、催办检查、档案、保密国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）（1956年10月22日）公文名称：7个文种 公文体式：

6、标题问题、主送、抄送问题、附件问题、签署问题、编号问题、年月日和用印问题、公文纸问题公文规范与写作公文处理依据中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例 2012年4月16日中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日发布）国家行政机关公文处理办法（2000年8月24日国务院国发200023号发布）公文处理依据废 止党政机关公文的含义条例第三条规定：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。党政机关公文的形成和使用是为了满足各级党政机关记载事物、表达意志、交流信息、联系工作和处理各种事务等活动的需要，是党政机关实现职能、履行职责、实施管理不可缺少的重要工具。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。党政机关公文的特点 公文是一种记载公务活动的信息记录，记录、传递和处理各种公务活动中所需要的权威性、凭证性信息。1.直接的应用性 公文的内容与形式服务于社会组织的各项管理需要，直接表达本组织

7、的管理意图，是为了解决组织管理中的各类现实问题。2.原始的记录性 “办办文文”与与“办办事事”密密不不可可分分，承承载载了了当当时时、当当事事的的原原始始信信息息，成成为为反反映映某某项项活活动动发发生生、发发展展的的初初始始信信息息，因因此此公公文文可可以以转转变变为为值值得得信信赖赖的的历历史史档档案案或或者者可可资资采采信信的的法法律律证证据据。3.明确的法定作者 公文由法定作者制成和发布。法定作者是依法成立、行使职权、承担义务的各各类类社社会会组组织织及及其其法法定定代代表表人人。为证实其法定地位与身份，并表明公文的法定效用，在制发公文时必须表明发文机关署名，加盖发文机关公章或签署领导人职务、签名章。4.法定的权威性 公文在一定时间与空间范围内对受文者的行为产生指挥、协调、约束等强制性作用，这来自于公文作者的法定地位及其职权范围。5.突出的现行效用（时效）公文有“现时执行效用”或“时效”，都有一定的时间限定，有的时效期较长，有的比较短暂。但是，不存在永久有效的公文。6.规范的外观样式 作为重要而常用的公务信息沟通工具，公文从形式到内容都体现了制发机关的职权和地位，只制发机关的职

8、能象征；同时，由于公文在各级组织中传递、运转恶化处理，必须具有既能全面表现公文权威性、严肃性、规范性又便于人们识别、接收和处理的外观形式。7.特定的处理程序 公文从形成到处理要经过一个特有的处理过程。为了保证公文在制作、传递、处理等过程中准确、及时，有关部门制定了统一的公文处理工作规范。公文在党政机关中发挥的重要作用 1.领导与指导作用 一般而言，公文的领导作用主要体现在对下级机关工作的规范性方面，指导作用则主要体现为对下级机关工作的原则性要求方面。各级党政机关都在特定范围内担负着组织、指挥和管理的职责，实施这些职责的基本工具就是公文。2.规范与约束作用 党的各种决定、决议和政策和各种法律、法令和行政法规，都以公文的形式制定和发布，一经发布即生效，就具有维护社会生活的正常秩序，规范各项工作、各种活动的作用，国家以强制力保证它的权威，任何单位和个人都不得违反。还有一些公文，虽然不具备法规的地位，但在一定范围内，同样具有规范和约束作用。3.宣传与教育作用 公文具有向下进行宣传的功能。通过下行文，使下级机关及时了解国家新的法律、法规，新的方针政策和新的行政措施；通过下行文，使下级机关及时了解

9、上级机关新的奋斗目标和新的工作举措。此外，在日常行政管理工作中，上级机关如果发现了新典型、新经验，也时常通过公文进行介绍和宣传。特别是当工作中出现问题和教训需要严肃对待和吸取时，也常通过公文来发挥其教育作用。4.联系与协调作用 党政机关公文在指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的过程中，起到了十分重要的不可替代的联系与协调的作用。5.依据与凭证作用 党政机关对某个问题作出决定或处理，公文是依据，是凭证，是上下级机关或个人都应当共同遵守的。上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要。这都是公文依据和凭证作用的具体表现。因此，许多重要的公文，都需要归档保存，以便需要时查找。有了公文这种书面材料，各项工作的进行才能做到有据可查，有案可考。一、重新定义了公文处理相关概念办法规定，“公文

10、处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”也就是说公文处理由公文办理、管理、整理（立卷）、归档等工作组成。条例规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”其中，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节（在办法中，这3个环节均隶属发文办理）。条例同时将整理(立卷)、归档划归公文办理范畴。经此调整，公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管理组成。第一章 总则二、增加了公文种类 办法规定公文种类有13种，条例规定文种为15种，增加了“决议”和“公报”，同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与办法的规定基本相同。第二章 公文种类（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布

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