ZC机械公司存货内部控制问题研究.docx

摘 要存货对于制造业十分重要，而存货的内部控制又是对企业存货进行把控的必经途径科学与严谨的内部控制制度的建立并有效执行不仅可以减小舞弊风险、减少资产侵占和效率低下的可能性，还能够减少损失与浪费，最大化企业经营的效率与效果，以期有效提升企业的竞争力以ZC公司为例，从ZC公司的内部控制的现有问题，产生原因，解决方案三个角度进行分析问题主要体现在采购流程、验收与保管流程、申领流程、盘点流程和退回流程五个方面，主要包括存在存货短缺风险、采购过程存在舞弊现象、验收入库的材料质量不达标保管中的存货发生非正常损失等问题接下来从存货内部控制的内容的角度分析出产生上述问题的原因，即部门间缺乏沟通协调机制、不相容职务未分离、审批权限未量化、没有考核机制、招聘要求随意等，再根据原因制定出准确量化采购人员的审批权限、人事部门加大招人力度、建立考核机制、人事部门提高用人标准、聘用专业讲师对员工进行专门培训等改进建议关键词：存货；内部控制；存货内部控制某种情况，如工作任务较多且工作人员不足时，经常会要求一个人干三个人的活，即采购、验收、保管三项工作然后在仓储部门的保管人员办理相关入库手续后，把相关原始凭证交由财务部门人员进行会计账务处理。

3) 领发料审批存货的领用和发出流程是首先由生产部门人员根据ZC公司传达的生产指令，审核计算本时间段生产商品所需要的原材料数量金额并填写专用的领料单，然后领用领料单记载的原材料在ZC公司生产部门人员生产完工后，交由质检部门人员检验产成品的质量，经质检部门人员检验合格的产成品将会移送至仓库作为库存商品在实际工作中采购部门人员通常直接将部分原材料放置在生产车间存货出库是首先由销售部门人员填制专门的发货通知单，而后由仓储部门人员凭借发货通知单的信息进行与之对应的发货处理，最后将相关的原始凭证交由财务部进行会计账务处理4) 存货盘点制度盘点流程是由财务部门人员设计出专门的存货盘点计划并通知仓储部门人员后，分别派出两个部门的相关人员一同清查存货的数量财务部门人员被要求记录存货的数量清查情况，然后根据存货账上数量与实际数量数的差异进行会计调账处理清查人员会时不时估计存货实际数量来代替实际清查5) 退回流程生产部门将废弃物和残料退回，由仓储部门验收，分出哪些退料可以当做原材料继续存放，哪些退料可以直接当作废弃料进行变卖，最后由财务部门入账二) ZC公司存货内部控制存在问题1. 采购流程存在的问题(1)存在存货短缺风险ZC公司采取按需生产的生产模式，按照订单采购原材料并生产产品。

一旦ZC公司接了大额订单时，ZC公司就会需要大量的原材料用于生产产品，但是与ZC公司长期合作的供应商不多，短时间购入的原材料有限虽然销售部门接下了订单，但是会因为采购部门的能力有限而放弃订单，甚至还要缴纳违约金这种情况下，存货库存短缺的风险增大，ZC公司有可能发生生产停滞，企业会丧失信誉并发生巨大的缺货损失，失去绝佳的销售机会(2)采购过程可能出现舞弊现象采购人员应该为ZC公司节约采购成本，应该以最低价格购买所需原材料，而且购买的原材料的质量也不能出问题但是在实际采购过程中，当采购人员和供应商有互利行为的时候，也就是吃回扣的时候，企业将会蒙受不该发生的损失销售原材料的一方为了提高业绩，会提供一个含有泡沫成分的价格，允许ZC公司的采购人员在讨价还价之后还能从中抽出一部分利益这种情况下，采购部人员虚报购进价格并从供应商那里获得一定的回报这样虽然能让销售方和采购人员取得利益，ZC公司却蒙受了不必要损失2. 验收和保管流程存在的问题(1) 入库材料存在质量不达标现象ZC公司制定了存货验收制度，明确当原料送达进库流程前需要履行一个程序，即送质检部检验，经检验合格后的原料才可以进行相关进库单据流程的处理。

但是仓储部门和质检部门在工作中经常把一些本属于不合格的原材料按照正常程序验收入库，导致生产部门在生产时发现原材料质量有问题，影响工作效率2018年11月份，ZC企业购入一批仪器仪表用于生产电气电子设备，共计25773. 23元，生产部门生产过程中发现有3台仪器虽然外部看来无问题，但是内部损坏，无法正常运作经仓储部门查看验收记录发现，该批次购入的仪器记录为良好2) 保管中的存货发生非正常损失2018年ZC公司的财务部门共对存货进行定期盘点七次，不定期盘点五次，其中有三次盘点的结果是盘亏，经财务人员和仓储人员判定，三次盘亏均为为非正常损失，并且判定为仓储人员保管不当，二次盘与金额共计2927. 93万兀，计入管理费用表1.2盘亏金额占存货账面价值百分比情况次序第一次第二次第三次盘万金额(万兀)存货账面价值(万元)盘亏金额占账面价值百分比1131.8624569.834.61%867.5327374.963.17%928.5428765.673.23%资料来源：盘盈盘亏明细表(3)购进材料未全部入库保管表1-3 ZC公司存货仓储情况存货类别存货名称存放地点货架数量原材料钢板、铝单板电缆、仪器仪表、电线1号仓库第1生产车间10个货架3个货架产成品电气设备、化工设备、石油机电设备2号仓库10个货架在制品各设备在产品和半成品2号仓库5个货架辅料防锈油、润滑油、淬火油1号仓库1个货架废品不合格产品、残料1号仓库放置于地面上资料来源：ZC公司仓库台账ZC公司没有规定存货必须入库，从上述信息可知，ZC公司的存货存放地点不同，其中把电缆、仪器仪表、电线等原材料存放在生产车间里，而不是放在仓库里，给生产部门人员不按流程申领原材料创造了机会。

3. 领发料环节存在的问题(1) 员工不走正规的申领程序ZC公司不走正规存货申领程序，领用原材料的正规业务流程是先由生产部提交领料单，经审批通过后，仓储部门发出原材料，生产部收取原材料但是，ZC公司的存货直接存放在生产车间内，也就是说存货的仓库就是生产车间而且有一些要领用用于生产的存货就放置在生产设备、制造设备的旁边为了方便，生产部门人员直接领用放在生产车间且未经过申领的原材料2) 仓储部门领导不按要求审批ZC公司制定了严格的领发料流程，但是仓储部门的领导没有按要求严格审批生产部门上交的领料文件2018年第一季度，ZC公司生产部门共向仓储部门申请领料15次，其中有3次属于不规则审批，集中在2月份第一季度共申领原材料11957. 66万元，未按规定程序审批的原材料为1198. 03万元，占第一季度申领原材料总数的10. 02%o4. 存货盘点中存在的问题存货盘点方面的问题主要体现在ZC公司的财务人员没有按照要求进行存货盘点ZC公司的财务部门人员本应该在每个月至少进行一次定期盘点，还要时不时进行不定期盘点，在盘点期间，财务人员应当严谨地确定存货数目，在仓储人员的协助下科学地估计存货的损坏情况。

当存货盘亏时，要求由参与本次盘点以外的其他人员进行二次盘点并查出盘亏原因但是在实际工作中，财务人员没有经常对存货进行盘点，有时两个月才进行一次盘点，有时一个季度就进行一次不定期盘点而且财务人员有时会依据据估计的数量来确认存货的数量或者直接以账代实而且当盘点存货的结果是盘亏时，盘亏的存货没有经过盘点人员之外的工作人员再次对该存货进行二次盘点，也没有查出该存货盘亏的原因，也造成非正常的损失5. 废品与不合格品处理中存在的问题废品处置的主要问题体现在未按要求处理废弃物和残料存储在企业仓库中的正常货物在变成废弃物时其账面价值也会同时减少针对这种可能，ZC公司要求要专门审查相关存货并记录其具体情况，并追溯寻找造成这种情况的理由，将责任落实到相关岗位工作人员上但是在公司实际执行过程中，这一控制并未落实在盘点过程中发现，ZC公司的废弃存货基本上是大型原材料在日常生产过程中，需要切割一些原材料，切割后剩余的部分基本上并不能得到利用，最后直接被当做废弃存货处置尽管仓储部门人员会定期处理废弃存货，但是在实际执行中，总会有一些废弃存货被当作垃圾直接运走，这种情况增加了产品成本四、ZC公司存货内部控制问题的成因（-）采购流程的问题成因1. 部门间缺乏协调沟通机制存货短缺风险的存在与部门间缺乏协调沟通密切相关。

ZC公司的销售部门没有和生产部门、仓储部门进行有效沟通，可能存有私心因为订单的数目关系到了销售部门的业绩高低，所以有的时候销售部门不管三七二十一，直接签大量订单但是采购的原材料是有限的，没法在短时间购进相应数量的原材料销售部门没有和生产部门、仓储部门沟通，不清楚企业存货的数量以及采购的能力，盲目签单，造成存货短缺、生产停滞、支付违约金等结果2. 不相容职务未分离在真实的采购流程中，具体的岗位职责分工缺少清晰的规定，在整个采购的过程中，采购人员既要收集原材料的几个信息，还要决定去哪个单位采购原材料并购买原材料这两种权力属于不相容权利，就像会计和出纳的权利不相容3. 审批权限未量化在部分材料购进业务的金额较大或者数量较多的情况下，相关管理人员审批权限的最高点没有清楚量化并没有规定相关管理员对多少钱的合同可以自己拿主意，对于多少钱的合同无权拿主意此外，ZC公司没有必要的购进原料价格控制和价格验证制度，过度集权，公司采购部缺乏行之有效的监督制约机制没有安排特殊的材料市场价格分析调查工作，公司内部除了采购部门，其他部门无从得知原料购进价格的具体来源，全凭采购部和供应商之间的协调，只凭借材料采购人员所提供的发票来进行账务处理和报销事宜。

二）验收和保管流程问题成因1. 没有考核机制因为ZC公司没有设立考核机制，员工在专业能力上不会很上心在验收制度完整的条件下，存货仓储部门人员甚至部分质量检验人员对于科学有效的存货管理方式不了解，也不能深刻有效理解企业内控制度中验收保管制度的具体要求，就把原料验收的重点放在数目或者其他肉眼可见的特征上，而对于具有相关特质如无法可靠检测、散装性、数量大的原料的质量，则仅仅是肉眼识别和主管判断，无法真实准确客观地判定入库原料的质量水平2. 招聘要求随意且缺乏对员工的培训ZC公司的仓储人员都是从社会上直接招聘的，相关的验收和保管任务都是直接交给他们完成的但是在招聘过程中，人事部门的招聘要求有些随便，对仓储部门人员的职业专业能力并不是很看重，缺乏对他们专业知识水平、保管能力、保管经验的测试评估，直接按照找守大门的标准判断聘用与否，招进来之后也没有及时对他们进行系统的专业培训，导致他们不具备仓储人员应有的专业能力3. 没有激励机制ZC公司没有建立一系列激励、鼓励员工努力工作的制度，让员工感受不到努力工作能带来什么样的回报，让员工感觉自己努不努力都没什么影响，无论是工资的角度上还是今生的角度上让员工消极对待工作，也不注重自身的专业能力提升，不会主动学习专业知识。

另外，存货管理制度不完善有的原材料直接存放在生产车间里，有厂房不够的原因,但是更主要的原因是存货管理制度不完善，没有明确规定哪些材料应该放在哪些仓库里，材料一直是根据仓储人员喜好存放三） 领发料的问题成因ZC公司领发料的问题主要是因为领发料管理不严所致，没有设立监管部门，没有专门完成监管工作的员工，在一个不存在监。