001文件控制程序.doc

彩色印刷有限公司文件编号：QCQP-001版次：A0版文件控制程序日期: 2004年06月20日第1页共3页1.0目的对与本公司质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保相关场所使用的文件为有效版本2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的文件、资料和磁盘、光盘内的文件等3.0职责3.1管理代表负责审核、总经理负责批准质量手册；3.2各部门负责本部门的程序文件、作业规范的编写，管理代表审核，总经理批准；3.3人事部是质量管理体系文件和资料的归口管理部门4.0程序4.1文件的起草、审核、批准4.1.1本公司的质量体系文件分为：1)第一层次：质量手册2)第二层次：程序文件3)第三层次：作业规范和其它文件作业规范，包括管理标准（各种管理制度、规范）、操作规程、工艺规范、技术标准（国家或行业标准）、部门的相关记录等；其它质量文件：针对特定要求、合同或项目编制的质量计划等，目的是为了适应其特有的活动方式4.1.2管理者代表依照ISO9001：2000标准要求，及本公司的具体情况，责成人事部负责组织编写质量手册，总经理批准发布；4.1.3管理代表依据质量管理体系的运作需要，编制《文件总览表》，各部门依据《文件总览表》编写本部门的质量体系文件，总经理批准。

4.1.4文件编号：1)质量手册质量手册的编号为QCQM×××其中QC为“七彩”之意（以下皆同），QM为质量手册代号，紧跟QM后面的是三个数字表示文件编号2)程序文件程序文件的编号为QCQP×××其中QP为程序文件代号，紧跟QP后面的三个数字表示该程序文件的流水编号3)规范文件规范文件的编号为QCQW-×××，其中QW为规范文件代号，紧跟QW后面的三个数字表示该规范的流水编号4)记录记录的编号为QCQR×××，其中QR为记录代号，紧跟QR后面的三个数字表示该记录的流水编号4.3文件发放与回收4.3.1人事部负责依据每份文件首页中规定的发放范围，将该文件发放到各指定部门质量手册的发放按手册发放范围执行发放时，经手人和接收人员应在《文件收发、回收记录》上签收；4.3.2发放受控文件时，发放人员应在文件上加盖“受控文件”印章，并注明受控编号，更改时予以更新，发放非受控文件时，发放时既没有印章也不进行编号，更改时不予更新；4.3.3因破损而重新领用新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，因丢失而给予补发，应给予相应的分发号，发放的部门做好相应的收发记录；4.3.4如非首次发放，发放文件人员在发放有效版本时，同时收回作废文件，接收人员在《文件收发记录回收》上签收。

4.4文件更改4.4.1质量手册需要修改时，由管理代表填写《文件更改申请单》，经总经理批准，由管理代表组织更改；4.4.2其它文件需要更改时，由修改部门或个人填写《文件更改申请单》，由原审批人负责审批，修改后报总经理审批后由原部门执行修改；4.4.3所有修改的原文件必须由办公室统一收回，以确保有效文件的唯一性办公室需及时更新《文件总览表》，以保证所有文件均为最新版次4.5文件保存、作废与销毁4.5.1文件保存a.文件必须存放在干燥、安全的地方；b.受控文件的原件，由办公室保存；c.不得在受控文件上乱画乱改，不准私自外借，确保文件清晰、易于识别和检索e.对于储存在电脑内的文件，属于受控版本的文件，需以加密的方式存盘保存，并做好备份4.5.2文件作废与销毁a.所有的失效文件各相关部门负责及时交到办公室，并填写《文件发放回收记录》，回收人在回收的作废文件上加盖“作废文件”印章进行标识，防止非预期使用；b.因某种原因需保留已作废的文件，应加注保留资料标识，加盖“保留文件”印章进行标识，并分开存放；c.无保留价值的作废文件，需要销毁，由办公室填写《文件销毁记录》，经总经理批准后负责销毁4.5.3文件借阅、复制 借阅或复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅/复制记录》，由管理代表批准后，方能借阅、复制。

复制受控文件必须由办公室承办人执行4.6外来文件管理4.6.1凡属政府机构、行业主管部门、客户、供方、其他利益相关者对本公司所发公文、文件、通知、客户图纸、标准、其它信息，统称为“外来文件”；接收部门均依照以下规定对外来文件进行管理，并登录于《外来文件控制清单表》4.6.2收到外来文件的部门，需识别其适用性，确定需分发的部门，并控制分发以确保其有效，填写《文件收发回收记录》要求接收部门签收；对外来电子邮件、软盘拷贝的文件、光盘文件，需用杀毒软件对其进行检查确认无病毒后，方可分发使用4.6.3各部门负责收集相关的国际、国家、行业标准的最新版本由办公室统一编号，加盖“受控文件”印章，分发到相关部门，同时收回旧版本，并做好《文件收发、回收记录》4.7每年在管理评审时对质量管理体系文件进行一次评审，由办公室负责提报需要更改时按本章4.4条款执行4.8作为质量记录的文件执行《记录控制程序》规定5.0相关文件和记录5.1《记录控制程序》5.2《文件发放、回收记录》 5.3《文件更改申请单》 5.4《文件总览表》 6．管理印章式样：6.1受控章式样(红色) 受控文件文件编号：6.2作废章式样(红色)作废文件作废日期: 年 月 日6.3 保留章式样（红色）保留文件保留期限至: 年 月 日。