QES体系文件控制程序.doc

QES体系文件控制程序(DXC/QES·CX01-2011)1.目的为了加强公司的文件管理，确保文件起草、印制、发放、保管等工作统一规范，防止文件的丢失、误传和误用，确保工作场所得到并使用有效版本文件，特制定本程序2.范围适用于公司各部门及项目部3.职责3.1 总经理：负责《管理手册》的审批3.2 管理者代表：负责《程序文件》的审批3.3 总工程师、副总经理：负责三级文件的审批3.4 办公室：负责《管理手册》和《程序文件》的管理3.5 各部门：负责本部门文件的管理工作4.程序4.1 文件的分类和层次4.1.1文件的分类a.管理体系文件：管理手册、程序文件、第三层次文件（如：管理制度、管理办法、管理规定、工作手册等）b.合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等c.技术文件：图纸、施工组织设计、项目质量计划等d.外来文件：法律、法规、规程、规范、技术标准e.其他文件：包括公司其他管理文件及上级下发的文件4.1.2文件的层次a.第一层次文件：管理手册b.第二层次文件：程序文件c.第三层次文件：包括管理制度、管理办法、管理规定、工作手册等4.2 文件的编制和审批4.2.1管理体系文件a.《管理手册》由办公室组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

b.《程序文件》由办公室组织文件编写小组编制、管理者代表审核，总经理批准c.《第三层次文件》由主控部门、项目部起草，本部门负责人会审，公司主管领导批准4.2.2技术文件a.《施工组织设计》由项目经理负责组织编制，公司工程科负责审核，公司总工程师批准b.《施工方案》由各项目部技术负责人组织编制，公司工程科批准4.3 文件的编号4.3.1 文件管理要建立文件编号系统，具体编号方法详见本程序附件4.3.2 所有管理手册和程序文件由办公室统一实施编号4.4 文件的控制4.4.1办公室对上级下发的及公司下发的所有文件实施控制，建立《文件收文/控制清单》每年更新一次并下发给各部门、项目部4.4.2 工程科负责对规程、规范、技术标准等外来文件实施控制，建立控制清单，并随时进行更新4.5 文件的发放、签收4.5.1文件发放前由主管领导识别其适用性并明确发放范围4.5.2 办公室负责文件的发放，建立《文件发放记录》文件发放采用网络发文的形式，对特殊情况进行书面发文收文单位在收到文件（网上/书面）后填写本部门的《文件收文/控制清单》，对收到的文件进行有效的管理和控制4.5.3办公室应确保在对环境管理体系和职业健康安全管理体系有效运行的关键岗位和其他使用处获得相应文件的有效版本。

4.6 体系文件的使用和保护4.6.1 各单位要保持文件清晰，应注明日期（包括修改日期），标识明确、易于查找、妥善保存4.6.2 当文件使用人的体系文件破损严重影响使用时，可到办公室办理更换手续，交回破损文件，换取新文件新文件仍沿用原发放号码4.6.3 文件发生丢失，其持有人应申请补发4.7 体系文件的评审4.7.1 文件发布前由办公室组织有关部门对文件进行评审，不适用则进行修改4.7.2 管理体系文件的评审应形成文件评审记录4.8 文件的修改与更新4.8.1 修改权限a.《管理手册》和《程序文件》修改时，应填写《文件更改申请单》，报请管理者代表批准后进行修改b.《管理手册》由管理者代表提出修改意见，总经理批准c.《程序文件》由各主控部门提出修改意见，管理者代表批准d. 第三层次文件由编写部门提出修改意见，公司主管领导批准4.8.2 修改方式a.修改部门以《文件修改通知单》形式下发更改内容，并确定具体更改方法b.局部更改：划改：当更改内容不多，更改字数在30个以内时，采取双划线更改形式用双划线划掉要修改的部分，在文件的空白处填写更新内容，并用划线连接新旧两部分；圈改：当更改内容涉及整段变动或更改字数超过30个以上时，应采取圈改方式。

用单线圈起要修改的段落或内容并注明见文件修改通知单c.文件经过一定次数修改后或文件需要更新时，由原编制单位确定重新换版、印发同时应注明原版本作废4.9 体系文件的失效、作废、回收和处理4.9.1 失效或作废的体系文件由办公室按原发放范围从所有使用场所及时收回，按《文件回收、处理记录表》统一处理4.9.2 有保存价值的作废文件或因出于法律、法规要求，保留信息的文件和资料应进行相应的“作废”标识后方可留存4.9.3 体系文件持有者因工作调动或其他原因离开原工作岗位，应交回持有的文件4.10 文件的复制4.10.1《管理手册》未经总经理批准不得复制4.10.2 程序文件和其他受控文件的复制必须经本部门领导审批并在发文登记表上记录复印的份数及发放范围，资料员负责复制、编号、发放4.11 外来文件的识别4.11.1对涉及管理体系运行所需的外来文件要做出标识，并对其发放进行控制，按4.5规定执行4.12 文件的借阅4.12.1 文件借阅要填写《文件借阅记录表》，并要在规定的期限内返还4.12.2 文件修订状态的识别：管理手册、程序文件、第三层次文件中标明发行版本和修改状态以便得到识别5.相关文件5.1控制程序见《程序文件目录》5.2第三层次文件见《第三层次文件目录》6.记录6.1《文件收文/控制清单》 6.2《文件更改记单》 6.3《文件发放记录表》 6.4《文件回收、处理记录表》6.5 《文件借阅记录表》 附录：A 公司第一层次文件编号： DXC/QES·SC（管理手册）/年份B 公司第二层次文件编号：DXC/ QES·CX（程序）/ 序号/年份C 公司第三层次文件编号：DXC/文件代号/年份/序号D 记录编号：DXC/QESR/标准号/序号。