财务总监建设全面预算管理系统沟通实战：走出数字围城.doc

财务总监建设全面预算管理系统沟通实战：走出数字围城 来源：《新理财》 作者：张拥民 魏玲 　　建设全面预算管理系统的提案历经两次会议，终获通过，展示了一位财务总监的典型沟通过程其中的艰难险阻，往往可以归因于财务高管如果能够通过非常清晰易懂的方式，把知道的事情展现出来，便掌握了沟通的艺术；也就是说，要时刻站在对方的立场上，以对方热切关注的问题为出发点，以对方能够理解的方式来表达自己的思想 这次是预算管理，下次会是实施内部控制、应用作业成本法……　　众声嘈杂　　庄严肃穆的会议室里烟雾缭绕各部门领导交头接耳，似乎在热烈地讨论着什么这时，老板开口了：“各位，请听听财务总监的解释嘈杂声嘎然而止，大家等待着财务总监即将发表的高论　　“我们准备上一套全面预算管理系统，提高我们公司预算的准确性和效率，加强预算监督和控制，减少资金浪费，改善公司整体财务状况财务总监言简意赅地把自己的观点陈述完毕　　嘈杂声再一次响起　　“你们财务部门的人整天坐在办公室里倒弄那么点数据，预算还做不好？花了大钱，就能把预算做好了？”　　“上个预算系统，公司内现存的很多制度又要重新修改，费时费力，你们财务部就能保证做好预算？”　　……　　一个一个的问题从参会者口中抛出，财务总监开始应接不暇，甚至于自己都开始怀疑，上个系统是否真的能把预算做得更好。

　　不过，财务总监也知道，按照目前公司的发展速度和规模，若仍然靠财务部那几个人抱着Excel编制全面预算，工作量实在是无法承受，效率太低，准确性也很难保证在预算控制方面，纰漏更是无处不在，极大地增加了管理风险　　最后，老板再次开口：“大家回去把这件事好好研究一下，下次开会时我们再下结论　　攻坚之路　　会议结束，财务总监终于明白，想要说服老板以及其他各部门配合财务部实施预算信息化，并不是一件容易的事情　　通常情况下，都是老板把他叫到办公室，询问他最近财务部门的工作进展如何？公司的财务状况怎么样？现金流是否存在风险？投融资情况怎么样？……他只需要根据老板的问题，给出相应的答案即可　　这一次，为了公司的长远发展，财务总监决定主动出击，个个击破　　首先，他找到老板，义正言辞　　“我们公司下属部门众多，提交的预算五花八门，合理性很难保证，也给财务部门的预算编制人员造成了极大的麻烦，降低了预算的编制效率；目前公司高速发展，很多地方都需要资金支持，超预算的情况频繁发生，预算需要反复调整，工作量在无形中增加了很多，同时，在调整过程中，准确性也在降低；财务部门进行预算月度分析时，打遍公司上上下下，就是很难找到问题的根源，而且分析的范围比较狭窄，很难及时反映出公司存在的问题；公司各项资金种类繁多，若控制不力，将会导致很严重的失控风险；年终考核时，实际数与预算数大相径庭，预算的严肃性备受质疑。

　　看到老板时而点头，时而皱眉，财务总监知道，老板正在斟酌考虑他所陈述的这些问题的严重性　　于是，财务总监稍做停顿，又继续说道：　　“与我们类似的很多公司都已经实施了预算信息化他们建立了统一的预算管理平台，使企业能够有效地协调和管理整个组织共同参与到预算中；在设计上采用了成熟的多维数据库技术，并融入了很多财务智能和模型，能够与各种财务和业务系统进行有效集成，从而使预算工作变得更加简易，大大提高了企业预算编制、控制、分析的效率与此同时，灵活、完善的预算管理，能够降低公司管控风险，加强全员的成本意识，提高资金利用效率，推动企业战略的实现　　接着，财务总监拿出了公司去年预算编制和执行情况的说明，同时还把一些开展预算信息化的成功案例展示给老板看　　其实，从公司管理的角度来讲，预算数据对于老板并不是最重要的指标，他更关心企业的长远发展然而，在听过财务总监的论述后，他知道了，关乎企业长远发展，准确的预算是不可或缺的　　第一步成功迈出，事情便成功了一半　　对于其他相关部门的领导，财务总监精心准备了一次培训，从而给大家提供一次认识预算及预算信息化的机会鉴于“外来和尚好念经”的理念，他邀请了一位既有财务实战经验，又有丰富理论背景的讲师，给大家上一堂生动的预算普及课程，让大家了解预算的基本理念及其重要作用，让预算在不知不觉间融入到大家的工作思维与习惯中。

　　功夫不负有心人经过财务总监的不懈努力，上系统的事情在第二次会议上得以通过，尽管有些艰难　　沟通障碍　　其实，很多企业CFO在提出信息系统需求时，都会遇到类似问题这其中，除了要统一财务部门自身的思想外，还要说服老板为系统出钱，说服相关部门的领导予以配合那么，捋顺这些关系，使大家能够心甘情愿地接受信息化，接受可能发生的改变，财务总监的沟通能力成为至关重要的砝码　　其实，除了开展预算信息化，在实施内部控制、作业成本法，或者其他事项时，都存在说服别人的问题怎样才能有效地进行沟通，以达到自己的目的，对于财务部门的每个人来讲都是很关键的　　由于财务人员把所有的关注点都集中在了那块数字的小天地，缺乏外部交流，这就形成了一道鸿沟　　有一家公司的老总把财务经理叫到跟前，问他最近公司的财务状况如何财务经理精心准备了N多张财务报表，摆在了老总面前，密密麻麻的数字，看了就让人眼晕老总推开这些报表，让他简要说明一下于是，各类财务术语从经理口中顺流而出，听得老总云里雾里，不知所云最后，老总下定决心，要彻底恶补一把财务知识，从初级会计到高级会计，从中国会计准则到国际会计准则，无一不有　　这位老总算是勤奋好学，但是，有这个必要吗？老总需要那么详细地了解专业财务知识吗？答案是否定的。

其实，问题出在财务经理处，他应该以非常清晰易懂的方式把老总想要知道的事情展现出来，如画几张图表这就是沟通的艺术，要时刻站在对方的立场上，以对方热切关注的问题为出发点，以对方能够理解的方式来表达自己的意思　　六种技巧　　有效的沟通如同润滑剂，可以减少财务部门与其他部门之间的矛盾，同时使其工作开展更为顺利以预算信息化为例，财务部门成为一个信息交流的枢纽，对上要直接向董事长、总经理、董事会、监事会等负责，对下要理顺其他各部门之间的关系　　为了能够使信息枢纽通畅，财务总监及财务部门人员的沟通能力至关重要　　面对不同的问题，采取的沟通方式和沟通技巧也应各有不同比如，对于那些激烈反对变革的部门或个人，要尽量避免出现正面冲突，站在他们的立场上去考虑问题，并以迂回的方式加以说服；对于那些不明白财务知识的人员，要把财务信息转化成非财务信息进行传递，使大家都能够明白其中存在的问题；……　　总之，无论面对哪种沟通对象，都要以对方能够明白的方式把信息准确无误的传递出去　　沟通内容之于交流如同灵魂，沟通形式之于交流如同身体，沟通技巧之于交流如同美服，内质与外在的协调配合，才能令人印象深刻我们认为，财务经理人需要掌握的沟通技巧有以下六方面。

　　首先，建立一个良好的沟通环境　　当然，这需要企业最高领导以及各部门负责人共同推动，从而为员工建立一个平等和谐的沟通平台，多角度、多层次，使大家畅所欲言，各抒己见，在不断的沟通中建立起相互信任，相互依赖的同事关系在良好的沟通环境中，领导能够听到员工的声音，员工也能了解到企业的发展情况，从而为企业推动各项变革奠定了坚实的基础　　其次，采取正确的沟通形式　　企业内存在正式沟通与非正式沟通、书面沟通与口头沟通等不同的形式在具体选择时，要根据沟通对象以及沟通内容决定如本文案例中，公司开会讨论信息化、开展培训等就属于正式沟通对于那些重大、具有影响力的事件应以正式的、书面的形式发放给全体员工对于日常、琐碎的事情则以效率为第一优先考虑，口头传达即可　　第三，态度要正确　　人们常说态度决定一切，沟通亦是如此谦恭、真诚、谨慎的沟通态度，可增强沟通双方的信任感，在此基础上表达的意思，将更具说服力　　第四，学会倾听　　沟通要讲究“听”的艺术，只有听明白人家在说什么，你才能有针对性地表达自己的思想积极聆听就要暂时忘掉自已的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解讲话者想表达的内容，与其一起去体验，感受整个过程。

要适应讲话者的风格，附和、模仿对方的风格；要感知对方心理和情绪的变化；要从对方的角度去思考问题　　第五，务必充分准备　　明白对方的意图后，你就要充分准备如何应对如本文案例中提到的财务总监，在听到各部门提出的问题后，仔细斟酌，一一破解，最终达到了自己的目的　　第六，把握节奏　　重点内容要加以强调，运用语音语调、肢体语言等引起他人的注意；非重点内容，要简明扼要，一句带过　　（张拥民供职于晋城煤业集团，魏玲供职于北京诺亚舟企业顾问有限公司） 。