烟草专卖局内部专卖管理流程.doc

烟草专卖局内部专卖管理流程一、内部专卖管理监督内控工作流程总图1、目的对内部专卖管理监督工作从烟草公司、工业企业、零售客户等进行总体控制，重点是控制其间商流、物流、订单流、资金流等环节2、流程总图 3、流程描述 步骤说明负责人输出1申请办理烟草专卖零售许可证专卖监督管理处2维护零售客户资料专卖监督管理处、营销中心3入网、供货准备营销中心4产品经营需求进行收集客户经理5采集客户订单电访中心6采取电子结算或现金结算方式财务部门7结算货款财务部门8配送卷烟配送中心9验收卷烟零售客户10支付现金并缴存现金零售客户11预测采购需求营销中心12编制采购计划营销中心13提交采购订单营销中心14确认采购订单工业企业15完成交易16进行结算财务部门17发货工业企业18到货确认配送中心19扫码入库配送中心二、卷烟采购流程（一）、采购计划流程1、目的通过市场需求预测，结合上级公司下达的销售计划，制定采购计划，签订订货合同2、说明－ 货源管理员搜集和分析市场需求－ 货源管理员根据对市场需求的分析和预测，综合与工业企业的衔接情况编制单品采购计划草案报采供部主任、营销管理部门经理逐级审批－ 采供部综合管理员按上级批准后的采购计划上网交易，并将计划归档管理。

－ 货源管理员分析销售趋势，综合品牌测评结果制定调运计划，并告知工业企业－ 货源管理员将调运计划报采供部主任审批后传递至相关部门3、采购计划流程图4、流程描述 步骤说明负责人输出1货源管理员根据营销中心提供的需求预测，结合自身对市场需求的分析和预测，依照上级下达的计划销量编制采购计划货源管理员采购计划2获取工业企业品牌供应状况，了解工业企业市场投放策略及区域投放意向货源管理员3编制半年度采购计划草案货源管理员计划草案4与工业协商后上报营销中心，汇总形成正式计划货源管理员计划合同5签订半年调拨协议综合管理员计划合同6分析销售趋势，编制月度合同计划货源管理员月度计划草案7与工业协商后上报营销中心，汇总形成正式月度合同货源管理员月度购进计划8与工业企业协调制定调运计划货源管理员调运计划（二）、采购交易流程1、目的通过交易以及交易过程中的与工业企业的及时沟通，保障货源满足经营需要2、说明－ 采供部综合管理员根据采购计划登陆交易网站发起订单－ 工业企业通过网络交易平台确认订单信息－ 网络交易管理机构签章后订单交易成功－ 采供部综合管理员办理订单网上结算业务－ 采供部综合管理员保存交易文档，并将交易情况及时传递给货源管理员、品牌培育助理以及相关的配送部门、（区域）营销部、订单部等部门。

3、采购交易流程图4、流程描述步骤说明负责人输出1依据采购计划，草拟订货合同货源管理员、综合管理员订货合同2与工业沟通经领导审核后发起订单并确认订单综合管理员3登陆交易网站经管理机构签章确订，保存交易文档综合管理员交易合同4合同需要变更、解除的，由货源管理员提出建议，报领导审核、审批后，起草变更、解除合同建议书货源管理员交易合同5经与工业企业协商，其接受变更、解除合同建议书报中国销售公司审批综合管理员6与工业企业沟通审批结果货源管理员7进入退货程序的，上网发起订单，获取工业企业网上确认信息综合管理员8调整合同的，由工业企业上网发起订单，获取商业企业上网确认信息工业企业9再由综合管理员上网办理原合同解除手续，重新签定变更后的合同，并保存相关合同文本综合管理员10交易管理机构签章，打印合同副本综合管理员11进入退货程序的，安排退货商品的运输，办理退货手续综合管理员12调整合同的，衔接工业企业调整调运计划，获取调运计划信息货源管理员13变更合同档案信息，编制采购合同统计报表，最后传递至相关部门货源管理员、综合管理员调运计划、合同报表（三）、采购到货流程1、目的对到货情况进行管理，以便于及时与工业企业沟通，保障货源供应的连续性。

2、说明－ 采供部综合管理员根据采购计划、调运计划编制到货时间表－ 货源管理员将到货时间表提供给工业企业－ 综合管理员监控到货情况，将到货异常信息及时提供给货源管理员，由货源管理员调整调运计划，并根据已调整的调运计划修改到货时间表－ 综合管理员记录到货信息，上网进行到货确认操作－ 综合管理员记录交易合同履约台账定期填制到货情况报表3、采购到货流程图 4、流程描述步骤说明负责人输出1下达月度采购计划货源管理员采购计划2上网交易，建立合同档案，保存交易电子文档综合管理员3根据采购计划，拟定批次调运计划，根据交易操作记录，完成合同副本、履约台帐综合管理员4根据采购计划、调运计划编制到货时间表并传递至相关岗位综合管理员5将每月的预调拨计划传送到各相关部门负责人（配送中心\资金结算中心\区域营销部)品牌培育助理、订单部、配送中心、资金结算中心6货源管理员把到货时间表传递至工业企业货源管理员7工业企业发货，配送部门扫码入库配送中心8上网进行到货确认配送中心9记录到货信息并编制合同履约台账综合管理员10根据到货情况，制定投放计划综合管理员投放计划11经领导审核、审批，根据库存和采购到货计划，安排商品投放计划和制定缺货商品投放。

货源管理员（四）、到货确认、扫码入库流程1、目的确保到货确认和扫码入库正常运行2、说明－ 认真检查准运证、卷烟合同等相关单据－ 及时、准确地掌握卷烟进库品牌数量和质量；核对实物扫码与准运证相符－ 高效、严谨地实现数据采集，实现以件为单位的卷烟商品跟踪3、到货确认、扫码入库流程图：4、流程描述步 骤说 明负责人输出1．发货由烟厂根据与营销中心采供部签订的合同进行发货烟厂2．到货卷烟送至配送中心，仓库保管员对电子合同、准运证、运输交接单进行核对检查发现单、货不符，应以实物为准，并及时与有关人员联系，查找原因，重新办理入库手续异常到货处理：到货验收不合格，由保管员上报部门领导，核实后做拒收处理；数量短缺的以实物为准；数量多出的以准运证为准；品种规格不符的作退货处理；码段不符的及时通知厂家在准运证有效期内将正确的码段递过来扫码入库，超过期限的作过期确认，并向省公司说明过期确认原因配送中心保管员配送中心扫码员电子合同、准运证运、输交接单3．依据准运证录入商品验收单仓库保管员将购进合同或随货同行的票据上报营销中心综合管理员，由综合管理员在营销系统中录入，保管员核准后确认配送中心保管员营销中心综合管理员进货单、增值税发票4、验收仓库保管员根据准运证的到货数量及规格核对卷烟数量、品种及质量，查看卷烟外包装是否完整，并对到货卷烟进行抽样检查（随手抽取一箱开箱检查是否相符），核对准确无误后签回单。

配送中心保管员收货凭单5、扫码扫码员根据扫描器PDA上单据对卷烟进行按件扫码扫码员不得随便更改其内部设置，扫码前正确选定扫码器PDA中的单据，使之与扫码实物相符，不多扫、漏扫卷烟如遇不可识别条码、错码、误码、重码等，先行搁置，最后集中处理配送中心扫码员6．核对扫码结束后，扫码员核对PDA上传的数据是否与准运证相符，若不相符，则返回重新扫码装卸人员进行卸货，扫码好的卷烟必须做到轻卸轻放；且堆垛整齐、美观配送中心扫码员搬运工7．1入库保管员根据收货单进行货位分配，搬运工按照保管员指定货位进行入库配送中心保管员搬运工7．2数据回传根据一号工程要求，在实数扫码与准运证相符的情况下，马上回传数据至国家局有不可识别码、错码、重码等，进行手工输入，作异常到货处理；配送中心扫码员7．3收货凭单、准运证保管保管员负责把“合同、随货同行发票、收货凭单” 保管好；扫码员负责保管好准运证配送中心保管员配送中心扫码员8．完善相关台帐做好到货确认台帐，做好扫码台帐配送中心保管员配送中心扫码员到货确认台帐，做好扫码台帐5、流程考核标准目标考核方法（计算公式）考核频率考核部门库存商品准确抽样检查每周/1次配送中心储配部扫码准确抽样检查每周/1次配送中心储配部（五）、商品采购结算流程1、目的规范商品采购，及时、准确结算货款2、说明3、商品采购结算流程图4、流程描述步骤说明负责人输出1前期获取的仓库验收单与工业企业发票和银行托收的承付结算单进行核对营销中心2审核签字营销中心3复审财务处4未通过的出具拒付理由书，通知银行拒付财务处拒付理由书5复审通过的，办理贷款支付手续，财务处6审批局长室7贷款未付的，由银行划款8财务制作月度商品明细帐备案财务处月度商品明细帐三、卷烟订单业务内控流程（一）、呼出订货流程1、目的规范订单部呼出订货的操作与管理。

2、说明－ 订货员做好订货前的准备－ 拨打客户，获取客户需求信息－ 订货员录入客户订单，和客户核对，确认客户订单－ 整理工作情况，传递相关的信息3、呼出订货流程图4、流程描述步骤说明负责人输出1营销中心下达月度货源供应方案营销中心经理供应方案2呼出，问候客户并表明身份订货员3记录客户需求，对不要货的，确认理由，异常情况转相关人员处理订货员4需要货的，系统审核合理定量，完成订货订货员5核对订单数量、金额并生成订单订货员订单6记录客户意见并致谢订货员7确认当日订货并将数据传递至结算和配送系统订货员8汇总当时客户订货信息生成报表订货员订货信息报表9整理《工作日记》、总结本人当日订货工作订货员工作日记 5、流程考核标准目标考核方法（计算公式）考核频率考核部门订单准确率〔1－（错单数/订单总数）〕×100％月订单部月度督查考评订货准确性、工作日记、服务态度月营销中心（二）网络订货流程1、目的建立方便、安全的客户网络订货和信息查询平台，为客户提供现代化的订货方式和良好的信息服务2、说明－ 做好网络订货系统的维护和信息的更新－ 为客户使用网络订货和信息查询提供指导和帮助。