2022年IT软硬件采购管理制度.pdf

IT 软硬件采购管理制度（试行）第一节总则第一条为规范 IT 软硬件采购流程，保障IT 系统安全稳定运行，特制定本制度第二条本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技术产品、信息技术工程和服务，包括购买、租赁、委托、雇用、维修和维护等第三条本制度中的IT 设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备等（以下简称“设备”） ，软件在本制度中指成熟软件产品第四条本制度适用于中国铝业股份有限公司总部和各分子公司（含郑州研究院） （以下简称“公司”） 第二节采购分类第五条公司 IT 软硬件采购划分为集中采购和自行采购两类其中，集中采购包括：一、软件（专用软件除外）采购；二、小型机、网络设备、批量PC等采购；三、总部统一安排的项目中的软硬件采购自行采购包括：一、分子公司项目涉及的采购；二、总部授权的采购；三、不属于集中采购的其它采购第三节采购申请、评估与审批第六条集中采购由公司总部信息部负责，具体流程参见集中采购流程（附件一）自行采购由分子公司信息部负责，具体流程参见自行采购流程（附件二）第七条采购申请由需求部门提出，提交给公司信息部进行采购前评估第八条采购前评估包括以下三个方面：一、信息部针对此次采购对当前基础架构的影响进行评估，其中包括技术层面、管理层面以及系统安全方面的评估；二、信息部根据需求部门的业务需求，对申请采购软硬件的功能和性能进行评估。

三、信息部根据市场行情，对IT 软硬件采购成本进行评估第九条集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后，交公司主管领导审批，参见公司总部固定资产管理办法第十条经批准的采购需求由信息部签订合同进行采购，合同签订流程按照公司合同管理办法执行，需要进行招投标工作的参见公司招投标管理办法 未被批准的采购申请，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门第十一条采购过程中的第三方服务商资质认证、售后服务协议签订的详细过程参考第三方服务商管理制度 第四节到货验收第十二条采购的 IT 软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用第十三条设备到货后，验收工作按照合同要求执行，信息部根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等第十四条到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收第十五条采购的设备和软件到货签收后，根据公司相关规定办理出入库手续第五节文档管理第十六条公司信息部须对采购的IT 软硬件建立相关档案，格式参见IT 设备档案 （附件四）或软件档案 （附件五）第十七条公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法，对采购的IT 软硬件进行管理。

第六节附则第十八条本制度由公司总部信息部负责解释和修订第十九条本制度自发布之日起开始执行附件一集中采购流程公司物配部门总部集中采购执行机构公司主管领导公司信息部总部信息部开始集中采购流程针对采购需求，对现有软硬件情况进行评估需要进行集中采购，根据采购情况填写采购需求表采购需求表采购需求表对采购需求进行审批，并在采购需求表上签字采购评估表（采购需求表附录）信息部负责人对采购需求及评估情况进行审核，并签字采购需求表到货验收填写 IT 设备档案或软件档案IT 设备档案（软件档案）物配部门统一负责设备的保管记录设备下发情况结束招标采购IT 设备档案（软件档案）集中采购流程描述如下：一、公司总部信息部根据集中采购需求情况填写采购需求表（附件三）二、公司总部信息部针对采购需求，对现有的IT 软硬件情况进行评估，填写采购评估表（附件三：附录）三、公司总部信息部负责人对采购需求以及评估情况进行审核，并在采购需求表上签字，然后交财务部负责人审核四、经过公司总部信息部负责人和财务部负责人审批的采购需求提交给公司主管领导进行审批五、经批准的采购需求交信息部签订合同进行采购，合同签订程序参见公司合同管理办法执行；采购过程中的第三方服务商资质认定、服务协议的签订参照第三方服务商管理制度 。

六、IT 软硬件到货后，公司信息部进行到货验收并按公司的相关规定办理出入库手续，同时填写 IT 设备档案（附件四）或软件档案 （附件五）附件二自行采购流程物配中心信息部采购需求部门自行采购流程提出采购需求开始需求部门负责人审核采购需求表采购前评估采购评估表（采购需求表附录）信息部经理审核到货验收移交物资配送中心进行出入库管理入库 / 出库填写IT 设备档案或软件档案IT 设备档案（软件档案）结束采购物品投入使用采购需求表记录设备下发情况IT 设备档案（软件档案）招标采购是否同意？是否自行采购流程描述如下：一、需求部门提出采购需求申请，统一填写采购需求表（附件三），并由需求部门负责人审核签字并加盖部门公章后提交信息部二、信息部根据采购需求进行评估，其中包括对基础架构的影响评估、功能和技术指标评估、采购成本评估信息部评估负责人须填写采购评估表并提交信息部负责人，信息部负责人对采购需求和评估情况进行审核，在采购需求表上签字并加盖部门公章，然后交财务部负责人审核，最后送公司主管领导审批 采购评估表作为采购需求表的附件三、信息部根据审批结果、公司合同管理办法、 公司招投标管理办法等进行采购管理四、采购过程中服务商资质认定、服务协议的签订参照第三方服务商管理制度 。

五、到货后，信息部组织到货验收，验收通过后将采购物品移交物资配送中心进行出入库管理六、信息部根据采购物品情况填写IT 设备档案 （附件四）或软件档案（附件五）七、采购的设备或软件投入使用后，信息部门记录设备领用情况附件三采购需求表采购需求表编号：采购需求单位：需求提出时间：申请采购内容申请采购原因需求部门负责人意见意见：签字（并盖公章） ：日期：信息部负责人意见意见：签字（并盖公章） ：日期：财务部负责人意见意见：签字（并盖公章） ：日期：公司主管领导意见意见：签字日期：附录：采购评估表采购评估表采购需求单位：联系人：需求表编号：采购意向：功 能 技 术 指 标的评估结果提示：评估侧重于针对要采购的设备的技术参数是否能满足或者超出用户需求；审批人：评估人：评估时间：对 当 前 基 础 架构的影响提示：评估侧重于针对要采购的设备在技术和安全方面是否对当前基础架构产生影响，是否是以前使用过的设备等审批人：评估人：评估时间：采 购 成 本 的 评估提示：根据当前市场行情，估计采购资金，评估采购成本审批人：评估人：评估时间：附件四IT 设备档案IT 设备档案设备名称型号序列号设备编码基本配置（含随机配件）供货商数量领用部门领用人领用日期备注附件五软件档案软件档案软件名称版本号设备编码供货商安装 / 操作手册名软件许可编号领用部门领用人领用日期备注本文是通过网络收集的资料，如有侵权请告知，我会第一时间处理。