物业公司公共场地租赁管理办法及操作指引.pdf

物业服务公司 公共场地租赁管理办法及操作指引 YOUR LOGO 年 月 物业公司公共场地租赁管理办法 （操作指引手册） 管理规定 1.0 目的 为了规范物业场地租赁管理规范和流程，明确场地租赁收费标准、 办理流程、 监督流程，规避廉政风险，制定本管理规定 2.0 适用范围 本管理规定适用于公共场地租赁、广告位置租赁、会所场地租赁管理工作 3.0 职责 3.1 物业服务中心负责人负责统筹物业场地租赁资源管理，客户服务部负责 客户场地租赁需求审批工作、 场地租赁合同签署、 款项催收以及 “临时场地使用 牌”的制作工作 3.2 前台收银负责场地费用收取工作 3.3 秩序维护部负责租赁现场管理巡查工作 3.4 工程维护部对租赁场地用电安全及安装现场管理 3.5 物业服务中心负责人应对管理区域内租赁情况、租赁收入负有第一责 任 4.0 内容 4.1 可租赁场地定义 4.1.1 露天场地：指小区范围内各物业服务中心根据场地实际使用情况，划 定可供临时租赁的室外场地主要指临时露天摊位、临时帐篷等 4.1.2 室内场地：指建筑上有独立间隔的空间或有独立产权的房屋，主要指 商铺、闲置房间、会所、架空廊等场地。

4.1.3 广告位：指在小区范围内，可供发布广告使用的位置包含园区露天广 告位及楼宇内的广告位包括但不限于园区摆放的桁架、外墙广告位、灯旗、候 车亭广告位、户外广告栏、电梯广告位、大堂宣传栏、客户服务中心等 4.1.3.1固定广告位： 凡由同一商户连续使用1 个月以上的广告位划定为固 定广告位，需签署广告位租赁合同（附件1） 4.1.3.2临时广告位： 凡同一商户连续使用不足一个月的广告位作为临时广 告位，按照临时场地使用规则处理 4.2 可租赁场地租赁管理原则 4.2.1 各物业服务中心应建立 物业服务中心公共场地 （含管理用房）清单 （附件 2），以便统一管理各类公共场地的使用情况，清单每月更新一次 4.2.2 临时租赁为主的露天场地及临时广告位，需制作临时场地租赁情况 登记表（附件 3），每周更新一次，统筹管理临时场地出租情况 4.2.3 可租赁房屋、固定广告位以长期租赁为主， 出租期限要求半年以上 （广 告位可一个月以上），并签署正式租赁协议，走极致合同审批流程 4.2.4 可租赁场地若已确权属归房产公司的，则房产公司与物业公司签署委 托管理合同后，物业公司进行统一经营管理 4.2.5 可租赁场地收费标准： 4.2.5.1场地租赁标准拟定： 1) 物业服务中心每年12 月份应根据当期租金收入水平，参考周边租金水 平、商家租金承受能力、商家品牌等因素，综合考虑本物业服务中心可 租赁场地（除会所外） 租赁需求情况， 制定下一年度收费标准， 编制* 物业服务中心公共场地租赁价格标准（附件4）。

2) 会所租赁收费标准：由会所管理负责人将会所按照不同楼层或者业态功 能分区划分成若干可租赁区域，不同区域根据位置、面积、客户需求情 况，参考同类型会所价格进行定价并每年报批一次，编制会所招商底 价（附件 5） 4.2.5.2收费标准以 oa 请示形式报批，选择“收费标准调整”请示类别， 按当年权责手册节点审批 4.2.5.3收费标准审批通过后，必须严格遵照执行不得随意调整原则上不 得低于标准收费，如遇特殊情况则需经过重新审批确认 4.2.5.4整体外包场地的招投标底价，参考以上单个场地的审批价格及周边 同类场地租赁价格确定 4.2.6 各审批节点在审批定价标准、租赁合同过程中，必须在审批意见栏填 写清晰、详尽的审批意见描述 4.3 场地整体外包 4.3.1 凡属以下情况之一的，需采用招投标的方式进行招租工作： 1) 会所整体外包； 2) 整个功能场馆外包（如：泳池、篮球场等） 4.3.2 招租信息发布 1) 物业服务中心应通过社区宣传栏、公司生活平台等媒介， 发布招租信息 发布内容包括：场地基本情况、租赁期限、出租场地用途、承租人资格 条件、租金支付方式等 2) 以物业服务中心首次公告信息之日起计，招租信息公告的期限应当不少 于 7 日。

3) 如公告期满仍未能征集到三家以上投标单位，则按竞争性谈判的方式进 行招商 4.3.3 投标文件 ： 投标商户根据招标信息要求制作投标文件，投标人必须在投标截止日期前向 招标人提交加盖公章的正式文件（若个人投标则需本人签字） 4.3.4 开标、定标、合同签署 1) 开标、报价汇总由本物业服务中心负责物业服务中心综合考虑投标单 位的价格、资格条件等与我司要求的符合性选定中标单位（或个人） 中标单位名单连同合同条款一并报审 2) 审批通过后，物业服务中心通知中标人前来签订合同，同时签订廉政责 任承诺书及相关附件 4.3.5竞争性谈判： 是指对拟租赁的场地通过与投标人就租金及租期等进 行谈判，以最终确定最优中标人 符合下列情形之一， 可以采用竞争性谈判方式： （一）投标人少于3 家的； （二）采用招标所需时间不能满足物业服务中心紧急需要的； （三）开、评标过程中因投标书无效导致投标人少于三家的； 通过竞争性谈判选定的承租人， 按本文 4.3.4 款要求进行后继的审批和合 同签署工作 4.4 室内场地 / 固定广告位租赁管理 4.4.1 租赁招商管理： 1) 物业服务中心应将可租赁信息通过社区宣传栏、公司生活平台等媒介向 公众发布公开招租信息。

2) 物业服务中心根据已审批租金标准与意向商户洽谈租赁条件，双方协商 一致，可于极致系统发起租赁合同审批 3) 如商户要求附加优惠条件（如免租期等），物业服务中心需另行发起oa 请示，请示审批后，方可发起合同审批流程 4.4.2 租赁合同的审批及签署： 4.4.2.1物业总公司统一签署的框架协议：经由物业总公司统一签署的框架 协议，由总公司通知各物业服务中心统一执行，各物业服务中心通过签订补充协 议确认业务起止时间（起止时间需与框架协议保持一致）和具体数量 原则上各物业服务中心凡开展已签署框架协议的业务，应与框架协议单位合 作，若原合作单位在当地无业务，则物业服务中心可自行寻找其他合作单位物 业服务中心自行寻找的合作单位，合同签署流程按本文4.4.2.2款执行 4.4.2.2 物业服务中心自行签署的场地租赁/ 广告位租赁协议：租赁协议期 限应在半年以上（固定广告位可一个月以上），最长期限原则上不得超过3 年 租赁合同通过极致系统走合同审批流程，审批后再签字盖章，方可执行 4.4.3 收费管理 物业服务中心每月应根据物业服务中心公共场地（含管理用房）清单记 录查询当月应收款合同， 并与财务核查真实到账情况， 逾期未付款的合同， 应及 时开展催收工作并留存证据。

多次催缴无效的， 应逐级上报处理， 以免影响收缴 率对于总公司统一签署的框架协议，总公司相关部门应协助催缴 4.5 露天场地租赁 / 临时广告位租赁管理 4.5.1 露天场地租赁 / 临时广告位使用申请流程： 4.5.2.1办理时间： 凡露天场地租赁 / 临时广告位租赁，客户需至少提前一周向物业服务中心提 出场地使用申请 4.5.2.2审批节点： 客服助理发起客服部门负责人审核物业服务中 心负责人终审 4.5.2.3办理流程： 物业服务中心收到客户场地租赁申请，收齐申请方案、 身份证复印件、 营业 执照复印件、位置图片等资料，经查核场地时间许可后，与客户签署物品临时 摆放场地租赁协议 客户凭物品临时摆放场地租赁协议前往前台收银缴纳场地使用费，缴费 后凭收据前往客服助理处领取“临时场地使用牌”，“临时场地使用牌”贴于租 赁现场显眼处备查 4.5.2 收费管理： 临时场地租赁 / 广告投放，需于申请之日起两天内缴清场地使用费，缴费后 方可办理后续场地使用手续仅提出申请未缴清费用的租赁需求不作场地预留， 物业服务中心可随时将未缴清费用场地出租给其他客户 4.5.3 现场监督管理： 秩序维护部负责每天对租赁情况进行巡查，巡查情况于公共场地租赁巡查 表（附件 6）中登记，不得与其他巡查记录合并登记。

巡查内容包括： 场地使用方式的合规性、 使用时间的有效性、 商户是否存在 违规行为、等遇任何违规行为，秩序维护部应现场劝阻、留存证据并通知客服 中心，物业服务中心应立即与商户负责人沟通，发出整改通知单或根据合同约定 的违约条款进行处罚 对于已超过使用期限的临时租赁场地，应按时撤场并恢复现场环境 撤场后 的空置广告位，可放置公益广告或我司广告 商业经营部负责人应每周核对 物业服务中心公共场地 （含管理用房）清单 、 临时场地租赁情况登记表与公共场地租赁巡查表是否一致，若发现不一 致，应立即向物业服务中心负责人汇报并查明原因、追责相关人员 物业服务中 心负责人应每月抽查场地租赁情况，发现问题应立即上报处理 4.6 免费场地 / 广告位使用 4.6.1 物业服务中心物业公司作为便民措施引入的附带广告设施，需与合作 单位签订合作合同，按本文4.3 款要求执行 4.6.2 政府相关部门要求在物业服务中心投放的公益广告、场地租赁、便民 设施等，需留存政府部门公文及相关单位与政府机构的关系说明函原件，并报片 区物业负责人审批 4.6.3关系户的长期免费场地 / 广告位使用需签署合同通过极致系统审批。

本规程生效前已存在的免费场地使用情况，需于本规程生效之日起一个月内，全 部按范本签署合同，按照本规定实施管理 4.6.4关系户的临时场地 / 广告位使用， 3 天内物业服务中心物业负责人审 批；7 天内由城市公司负责人审批，相关审批流程需保留记录 5.0 支持文件 文件编号文件名称 广告位租赁合同范本 物品临时摆放场地租赁协议范本 6.0 记录表格 记录编号记录表格 物业服务中心公共场地（含管理用房）清单 临时场地租赁情况登记表 物业服务中心公共场地租赁价格标准 会所招商底价 公共场地租赁巡查记录表 广告位租赁合同 甲方（出租方）： 乙方（承租方）： 根据中华人民共和国合同法及相关法律规定，甲、乙双方就以下场地租赁事宜， 经协商自愿签订如下协议： 一、甲方租赁给乙方的广告位的位置： XXX （具体位置见附图该图仅作明确位置 之用，乙方已经明确该广告的准确坐落位置，并且确认无误 二、租赁期限、租金约定： 1、租赁期限为个月，自年月日至年月日止租赁期限 届满后， 若甲方继续对外租赁，乙方在同等条件下享有优先租赁权，双方就续租该广告位达 成一致后另行签订合同 2、租金每月为人民币元（大写：人民币元整），按月在每月15 日前支 付，也可一次性支付所需租金，即人民币元（大写：人民币元整）。

三、租赁保证金： 1、本合同自生效之日起五日内，乙方须向甲方一次性支付￥元（大写：人民币 元整） 作为租赁保证金如果乙方未按期支付租赁保证金，则甲方有权解除本合同，乙方损 失自行承担（甲方书面同意乙方逾期交清经营保证金情形除外） 2、非因甲方违约，乙方提前终止双方租赁关系的，甲方有权不退还乙方的租赁保证金 且不影响甲方可行使的任何其他权利或补救方法 3、本合同其他条款约定因乙方违约，甲方有权单方解除本合同时，甲方有权不退还乙 方的经营保证金且不影响甲方可行使的任何其他权利或补救方法 5、本合同期满后，如双方未续签合同，乙方应结清各项费用并将该广告位恢复至租赁 前状态，甲方在与乙方办理完相关交接手续后十个工作日内将租赁保证金无息退还给乙方 四、租金支付方式 1、经双方协商以形式支付租金， 于本协议生效后7 个工作日内支付，乙方应 支付至甲方如下账户： 开 户 行： 收款单位： 账号： （如该日为中华人民共和国法定节假日，则支付日期顺延至假日后的第一天逾期 支付租金的，按应缴未缴金额的2/ 天承担滞纳金；逾期15 天及以上仍未支付租金的，甲 方有权解除本合同 2、租金应自本合同生效之日起五日内由乙方一次性向甲方全额支付。

甲方在收到乙方 租金后须向乙方提供正式等额票据 五、该广告位仅为乙方自用，乙方不得转租。