卷烟配送工作程序.doc

卷烟配送工作程序卷烟配送工作程序订正订正订正内容大纲页次版次订正审查同意日期单号2011/03/30/系统文件新拟定4A/0////同意：审查：编制：卷烟配送工作程序(一)目的优化卷烟配送工作流程，增强卷烟配送全过程的监控与管理，科学分工、密切协作，全面提升卷烟配送工作效率与质量二)适用范围出库、分拣、喷码、卷烟移库、送货上门、货款结算、信息采集与办理等过程控制三)定义（无）(四)职责1．负责协调物流中心各部门间的工作2．负责卷烟调拨车辆的安排，组织并监控发货、卷烟移库工作3．负责对涉及本中心的客户投诉进行回应，对涉及其余部门的客户投诉依照《客户管理工作程序》执行，及时反响相关部门五)程序1. 客户订购卷烟的配送客户订货信息传达→单据生成、传达与管理→卷烟出库→卷烟取货、分拣、喷码、配货→货物交接→送货服务→卷烟货款结算→送货信息采集与沟通1.1客户订货信息的传达a. 电访中心每日下午18：00点将各线路的客户订货信息经过烟草系统内部网络传至物流中心综合信息部b. 客户订货信息发送后，电访中心信息发送人员应与物流中心综合信息部的信息员联系，确认订货信息能否安全、完好到达，如出现异常应马上进行办理，并做好相关记录。

1.2单据生成、传达a.综合信息员应依据电访中心采集的客户订货信息进行数据集成、办理，打印【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】、分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】、【南阳烟草物流配送中心××县领货单】、【接货单(一、二)】，打印的单据应保证笔迹清晰，核对无误并将数据发送至各分拣机台b. 【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】交车间交接员，车间交接员依照【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】到库房办理出烟手续，由叉车工把烟转送到分拣备货区出烟达成，仓管员与车间交接员签字确认c. 分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】交与各分拣机组长，各分拣组依照【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】到分拣备货区自助取货并签字确认d. 【接货单(一)】【南阳烟草物流配送中心××县领货单】交与车间交接员，凭此表与各县对接1.3卷烟出库a.仓管员依据【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】与车间交接员对接,车间交接员按【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】上所例的品种、数目盘点无误后，在【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】上签字确认a. 分拣组提货人员依照分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】到分拣备货区自助取烟，取烟时注意按单核对卷烟品种、规格、数目及外包装。

b. 分拣员将从分拣备货区取回的卷烟摆放到相应的分拣柜位，开机前依照电脑指示的数据与本机组【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】及货物三面比较，确认无误后，由组长在分机台【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】上署名确认，达成与车间交接员的交接工作1.4卷烟取货、分拣、喷码、配货分拣组依照储配部信息员传达的订货数据，依照本文件“卷烟配货分拣与喷码作业规定”的要求进行分拣、喷码2．送货服务2.1送货线路、人员、安全装备依照以下要求执行：a. 送货部依照送货线路达成送货任务；b.每辆送货车应装备人员二名以上，此中一人负责驾驶车辆、其余人员负责送货服务；c. 送货车辆一定安装车载保险柜；d. 送货车辆应装备必定的防范装置2.2货物交接a. 送货员每日晨会后，按分线路配货单对应【卷烟销售清单】验货，按送货序次挨次有序进行装车；b. 装车时一定验货，验货过程中发现实物与销售清单不符，应及时与储配部交接人员联系进行查找，问题解决后才能装车；c. 装车时一定以销售清单的送货户数为准，发现多货或少货都一定与储配部交接人员联系进行核对，无误后在【接货单（一）】上两方签字确认，才能出车；已经出车的均视为单、物已切合；d. 对应送货地域送货到各中转站。

送货到站时，由送货人员与送货结算管理员办理交货手续，由送货结算管理员按销售清单逐个检验货物，经两方检验商品无误后，在【接货单（二）】上两方签字确认；2.3送货上门a. 送货员负责依照【卷烟销售清单】序次为零售户供给送货上门服务b. 送货时应依照“二步送货法”进行送货服务；第一步：问好、确认、交货、验票、收款；第二步：观察、咨询、记录；c. 严格依照既定的路线进行送货，不得无故离开送货轨迹；送货到户，每周最少一次d.每日送货返回时将上一次送货所用的包装物料负责拉回物流配送中心，并办理交接手续见【接货单（一）、（二）】；2.4货款结算a. 送货员严格按【卷烟销售清单】与客户当面进行货物交接，确立卷烟品种、数目正确无误后，送货员收取现金，驾驶员协助送货员做好货物交接，并负责车辆、商品的安全b. 对现金付款的客户，按单收款并将交付客户，及时将货款放入车载保险柜；c. 送货员及时将现金交资本结算管理员，由资本结算管理员将货款存入指定银行帐户d. 负责货款结算的财务人员及时采集（含现金缴款单、电访中心代扣明细表、月底银行对账单），依据销售清单、进行货款核对、冲销、结账、记账；其余县移库货款由分公司财务科进行来往结算。

e. 本级负责货款结算的财务人员督促货款有误的送货人员及时与财务对帐，清账f. 出现帐、款不符时，相关人员及时进行对帐，查找原由，保证货款结算无误g.货款缴清后，送货员做好当天的送货台账2.5送货信息采集与沟通a. 送货员一定熟练掌握卷烟品种、价格、送货线路路况、零售户的分布状况和客户的经营状况;b. 在送货过程中增强与客户的沟通，做好与客户的感情联系，认识客户的品性、喜好、重要节日等信息，为客户供给优良服务,做好市场信息的采集反响工作；c. 依据当天的送货状况填写【工作日记】配送部经理要及时认识当天送货状况，并进行月度总结d. 做好“三线互控”反响工作2.6送货车辆管理送货回来后应及时检查、冲刷车辆，做到车辆入库，依照《灵巧车辆使用管理规定》的规定对送货车辆进行管理、保护3. 经销存报表的管理储配部信息员负责发送【进销存日报】、【进销存旬报】及【进销存月报】，并逐月打印、装订进、销、存报表，存档备查4. 客户投诉管理做好客户投诉记录，对本部的客户投诉应在规定的时间内予以回应，对涉及其余部门的客户投诉依照《客户管理工作程序》以及《纠正和预防措施控制程序》及时地反响相关部门六)使用的文件和记录的管理使用的文件和记录按《文件控制程序》和《质量记录控制程序》执行。

七）记录表单1. 【南阳烟草物流配送中心分拣总领单】2. 【南阳烟草物流配送中心××县领货单】3．【南阳烟草物流配送中心分拣机台领货单】4. 【进销存日报】5. 【进销存旬报】6. 【进销存月报】7. 【接货单（一）】8．【接货单（二）】。