时间管理基本知识

1、时间管理工作效率提升的关键,2014-06-23,内容提要,一、什么是时间管理 二、为什么要进行时间管理 三、检讨自我的时间管理现状 四、时间管理的方法和技巧 五、消灭时间盗贼的好习惯 六、总结,一、什么是时间管理,？,什么是时间？,时间是一切事件过程长短和发生顺序的度量。 时间更是生命的度量。 大自然中生物的生命时间 浮游朝生暮死；寒蝉春生夏死； 海龟生存500年；彭祖八百八十岁。,我们有多少时间？,人的生命时间：正常状态寿命73岁9个月 虐待状态寿命36岁9个月 悲观状态寿命53岁6个月 乐观状态寿命84岁11个月 我们的时间是有限的，我们必须做每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们必须利用时间，否则时间利用我们。,习惯思维：时间管理的对象是时间,一、时间本身并不需要管理，因为每个人每天所拥有的时 间都是一样的（每天24小时）。 二、所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如 何善于运用及分配你自己的时间。,什么是时间管理？,本质：时间管理就是自我管理，自我管理即是改变习惯, 以 令自己的工作更富效率, 更富效能。 把事情很快地做完, 叫做效率； 把事情很快又很对地做完,

2、 叫做效能。,时间管理的本质：,二、为什么要进行时间管理,8,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,按照80岁计算，1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,对个人而言： 个人的生命是有限的，工作时间更加是有限的。而工作是无线持续的。 如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧，它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，在有限的时间内创造更大的价值，更好地实现自己的人生目标。而不致在忙乱中迷失方向。,二、为什么要进行时间管理,对管理者而言： 员工的工作效率是可以提高的。 不是每个技巧都适合每个人、每种情况，但只要试着去努力改善，就会创造奇迹。如果我可以教每个学员增加5%的效率，那么你送20个人来参加培训班，就等于你不花一毛钱就多了一个员工：一个你不必面谈、训练的员

3、工。,二、为什么要进行时间管理,我们是否经常遇到一下情况： 1、我是否难以按照承诺时间完成任务？无计划（忙） 2、我是否难以说清一天里干了些什么？无计划（茫） 3、我是否经常会忘记接下去准备做的事？无计划（盲） 4、我是否常常越权处理？（对管理者而言）事必躬亲 5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？分配不当 6、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？拖延症 7、我是否做了实际上不需要做的事？有求必应 8、我们手头上的工作是否经常被打断？不善于拒绝,三、检讨一下我们目前的时间现状,如果其中有3项以上出现在你的身上， 你已经掉入时间陷阱 如果其中有5项以上出现在你的身上， 你已深陷时间陷阱的泥潭,三、分析一下我们目前的时间现状,请列出平时最浪费时间的三件事： 1、 2、 3、,三、分析一下我们目前的时间现状,网络消息,QQ或其他即时通讯工具,时间杀手,电话、会议、会见客户、下属临时谈话等,一、工作日志法 在前一天工作结束前把第二天的工作以清单的方式罗列出来，同时在第二天工作结束以后要对各罗列事项完成情况进行检讨，以便做好下一天的工作计划（清单罗列）。 每天罗列的工作不需要太多，一般6-8条

4、，排好先后顺序。 该方法是时间管理最基本、最原始的方法，同时也是最简单易行的方法，实际上就等于做每天的工作计划和工作总结，该方法最大的优点是便于操作，执行最大的难点是长期坚持已养成习惯。,四、时间管理的方法和技巧,一、工作日志法,四、时间管理的方法和技巧,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡，纪律 自制 少有危机,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,压力人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划,从容人 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,Diarize（定出做的时间） 变为 Do it latter（呆会做）,Do it now！ （马上就做）,Dont do it. （别去做了）,Dele

5、gate 授权别人去做,二、优先排序法（4d法则） 重要性,四、时间管理的方法和技巧,紧急性,压力人,从容人,三、简化步骤法 该方法源自于著名的“崔西定律” 崔西定律：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，由此工作的困难度是25，所以要降低工作难度必须首先简化工作流程。” 所以减少工作所需的步骤，可以大大减少完成工作的难度，进而节省工作时间，提高工作效率和效能。,四、时间管理的方法和技巧,四、日清日高法 该方法源自于著名的“巴金森法则” 巴金森在其所著的巴金森法则中写下这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。 日清日高，讲的就是当日事当日毕，工作不能拖延且要形成闭环（PDCA）。这样才能在有限的时间内提高工作效率和效能。,四、时间管理的方法和技巧,五、适当拒绝法 当我们的工作被无休止的会客、访谈、电话、甚至是闲聊打断和干扰时，我们可以根

6、据工作需要，适当拒绝其中的某些行为，因为有些工作只是别人对我们工作的打扰，对我们做好工作没有任何帮助。,四、时间管理的方法和技巧,六、80：20法 把自己的主要工作经历和效率最高的时间段留给20%,四、时间管理的方法和技巧,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,七、关注自己的效率曲线： 应当把比较重要的事情放到你精力充沛的时间去做，然后再做那些较次要的事情。 当你的工作效率低的时候，你可以休息一会儿。比如，你所约见的人没到或你所需要的材料正在打印中。,四、时间管理的方法和技巧,关注自己的效率曲线,四、时间管理的方法和技巧,五、消灭时间盗贼的好习惯,Are you aware of TIME Robbers? 你了解“时间盗贼”吗？,在不经意中把你的时间消耗掉，他就是时间盗贼,准备与组织方面 1. 保持办公桌面整洁，布置好工作区域，可以随时快捷拿到任何东西。 2. 要存档的资料不要堆摞。 3. 强调时间观念，随时问自己是否在做正确的事，是否能有更好方法。 4. 制定任务表，按轻重缓急排序，坚持按计划做。 5. 凡有可能，一定要将工作授

7、权，委托或转交给他人去做。 6. 设定可行期限，开始之前先测工作量，绝不做没时间做的事情。 7. 为自己保留专门时间。,五、习惯（一）,在进行一项工作时 8.工作一旦开始，结束前不能开始另一项工作，不能每件事只做一点。 9. 第一次就按正确的方式把事作好。 10.培养最后检查习惯。 11.每份文件只处理一次。没目的不要拿起任何文件。没做任何事不要放下 这份文件。 12.培养每天在固定时间做固定事情的习惯。 如收信或日志等。 13.为将事情做完，宁愿牺牲“完美”。,五、习惯（二）,说“不” 14.学会对自己无益的要求说不。说“不”不一定会得罪他人。 15.不能因做没时间做的事让工作质量受损。 16.向对方展示你正在做一项重要工作中。 17.向对方提供其它选择方案。,五、习惯（三）,停止拖延 18. 现在决定而不是以后，当时解决问题或将问题列入工作单。 19. 给工作规定最后期限。 20. 不要在决定小事上耽误时间。 21. 请他人帮助定期检查自己工作进程。 22. 最不想做的工作最先做。 23. 将一项工作细分成若干小工作。,五、习惯（四）,克服干扰 24.考虑有谁需要找你，决定可以允许

8、谁能谁不能打搅你。 25. 需要时关上门。 26.直截了当问对方找你何事。 27.将某些要求转交他人处理。 28.在正在进行的工作打一记号，干扰过后立即恢复被干扰的工作。 29.与来人说话时站立或坐在桌沿。 30.有事到他人房间谈话，可以随时出来。 31.有可能限制来访者人数。,五、习惯（五）,高效开会 32.设计会议议程。 33.只邀请必要人士参加。 34.准时开会。 35.确定时间限制。 36.讨论按议题进行。 37.确定行动责任人和跟进时间。 38.参加会议前确认自己有无必要出席。,五、习惯（六）,打电话 39.有可能请他人帮你筛选来电。 40.先回重要来电。 41.如果有人能做，将来电转交他人处理。 42.集中在一个时间内打电话，不要因分散打电话将自己完整的一天分散。 43.寒暄但不要闲谈。意识到他人的时间同样重要。 44.电话前先写下讨论要点，打电话时不要跑题。 45.意识到正在消失的时间，控制谈话。 46.正事谈完礼貌结束电话。,五、习惯（七）,利用等待 47. 不要花过长时间等人 。 48. 利用等待时间阅读信件或工作报告。 49. 随身携带纸笔草拟计划，构思，写信或完成某些次要工作。 50. 携带小型录音机收听信息或录下对工作的想法。,五、习惯（八）,合理安排时间，就等于节约时间。培根 时间就像海绵里的水，只要愿挤总还是有的。 鲁迅 浪费别人的时间是谋财害命，浪费自己的时间是慢性自杀。列宁 时间，每天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧和力量，给懒散的人只留下一片悔恨。鲁迅 把活着的每一天看作生命的最后一天。海伦凯勒 一年之计在于春，一日之计在于晨 。 萧绎 时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。赫胥黎 勤奋的人是时间的主人，懒惰的人是时间的奴隶。朝鲜谚语 人的一生是短的，但如果卑劣地过这一生，就太长了。莎士比亚,花絮：关于时间的名言警句,今天我们主要介绍了一些时间管理的最基本的理论知识，关于这个专题，已经积累的丰富而完善的知识，大家可利用多种渠道学习，时间是最宝贵的资源，希望大家能珍惜她，用好每一分每一秒。 推荐讲师：卢绪文：时间管理专家，著有时间管理改变命运从加薪 不加班到有钱又有闲 推荐书籍：高效能人士的七个习惯史蒂芬柯维,六、总结,六、总结,祝大家每一天都过得充实而有意义！,谢 谢,

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