行政部工作手册(范本)
32页1、行政部工作手册2020年元月 行 政 部一、 部门架构、职能与岗位说明:1、 部门架构2、 部门职能3、 各岗位说明二、 作业指导书(制度流程)(一)、办公用品管理办法1、工作流程相关部门作业流程相关文件/表单备注相关部门 特殊需求申购统一申购申购单/办公用品申购表相关部门负责人审核审阅N Y 申购单行政部门审核审阅N Y 申购单/办公用品汇总表 总裁审批审阅NY申购单供应部采购行政部验收 行政部/各部门发放办公用品领用登记表/办公用品领用单/奖惩管理规定总裁/总经理/使用部门/人资部/财务部借用/维修/报废物品借用单/设备故障维修申请单/办公用品报废审批表 行政部盘点办公用品进出存报表/办公用品领用情况汇总表/固定资产盘点表2、说明1) 申购/领用l 日常使用的办公用品(办公文具、生活用品等单价100元以内的低值易耗品)由前台文员按需求及库存提出季度申购申请,行政部负责人审核,总裁/总经理审批后,供应部在3日内购买到位,并保持一定的库存量。l 各部门如需要特殊的办公用品(办公家具、设备、印刷品),应由使用人填写办公用品申购单,部门负责人审核,行政部门审核,总裁批准后方可采购,审批后物
2、品在3日内采购到位(特殊需下订单制作的物品到位时间视实际情况而定)。2) 入库及盘点l 前台文员验收供应部采购的物品合格后,填写入库单并签字,存根和记帐联留底,验收联给供应部做报销凭证附件。质量不合格,数量超购或无批准的申购单的不予进仓和核销。l 前台文员应做好办公用品的进出仓手续,严格把好数量、质量关,每季度第一月2日完成上季度办公用品进出存报表(含回收物品清单、性能及处理情况),并交行政部负责人审核。l 行政专员应做好固定资产的管理,及时监督或办理领用、变更、报废手续,每年至少盘点一次(年尾)以上。3) 领用l 零星日常办公用品(办公文具、生活用品、印刷品等低值易耗品)由领用人在办公用品领用表上签字后领用,非低值易耗固定资产及特殊办公用品(办公家具、办公设备等)的领用原则上采取以旧换新,需填写非低值易耗品领用单,部门负责人要签批以示负责,行政专员跟进此项工作的落实。l 前台文员对以旧换新及离职人员的回收物品报备行政专员妥善安排处理,并做好工作交接物品保管人变更备案。l 物品领用人应按物品使用规则妥善和节约使用、保管物品,有责任避免物品在常规使用期限内损坏。属于非人为原因损坏的,可进
3、行修复或以旧换新;因个人保管、使用不善造成损坏、遗失的,由责任人承担维修或更新全部费用;属于故意损坏的,除了赔偿被损坏办公物品维修或更新费用之外,并依照奖惩管理规定予以相应处罚。l 未经允许严禁员工将办公物品带回家私用。因私借用办公物品应办理物品借用单,借用办公物品如有损坏或丢失应按照原价赔偿。4) 报废处理l 对于非低值易耗品的物品报废,保管或使用部门需填写办公用品报废审批表提交行政部门,行政部门应对各部门需报废的物品进行鉴定,经总经理/总裁审批后由行政部门报废处理。5) 引用文件奖惩管理规定 3、相关表单u 办公用品申购表u 办公用品汇总表 u 申购单 u 办公物品领用表 u 物品借用单 u 办公用品报废审批表 u 设备故障修复申办单 u 办公用品进出存报表 u 办公用品领用情况汇总表 u 固定资产盘点表 (二)、来宾接待1、工作流程相关部门作业流程相关文件/表单总裁办/各职能部门接收来访信息总裁办/各职能部门反馈行政部2、接待规格:接待规格来宾类型接待领导餐饮标准住宿参考标准A级关键参观指导人员总裁建瓯一类酒店(如家兴酒店),餐饮标准根据公司领导意见安排。根据具体情况安排住宿,一
4、类酒店豪华套间或豪华小套间。B级重要参观指导人员副总裁、生产中心总经理建瓯一类酒店,每桌餐饮标准1500元内。根据具体情况安排住宿,一类酒店豪华单间。C级其它参访人员总裁办主任/副主任建瓯二类酒店(如小杨酒店、宏业酒店),餐饮标准每桌1000元内或工作餐50元/人(特殊情况需报公司领导批准)原则不安排住宿。或二类酒店(如小杨酒店)单间或标间。备注:1.A、B级接待领导由行政部根据参访人员的情况进行评判,并上报总裁确认后确定接待领导。2.接待费用在上述标准内由行政部确认即可,特殊情况接待费用超过接待标准,由行政部向总裁申请审批。3.上述餐费标准不含烟、酒水及与之相关的礼品。3、说明1) 接待流程:a) 总裁办或各职能部门接到来访信息时,立即将相关信息转自行政部,由行政部直接对接来访人员,详细了解来访情况,参照接待规格附件二填写来宾接待申请表报上级审批;b) 上级审批后,由行政部将各项对接时间及内容及时通报各接待对接人,接待对接人在收到接待通知后,需认真做好准备,并礼貌、周到的做好各项引领及解说工作(不得泄露公司的机密工艺等);c) 来访人员需公司安排用餐的,由行政部负责人组织,对应职能部
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