行政部工作手册（范本）
行政部工作手册2020年元月 行 政 部一、 部门架构、职能与岗位说明：1、 部门架构2、 部门职能3、 各岗位说明二、 作业指导书（制度流程）（一）、办公用品管理办法1、工作流程相关部门作业流程相关文件/表单备注相关部门 特殊需求申购统一申购申购单/办公用品申购表相关部门负责人审核审阅N Y 申购单行政部门审核审阅N Y 申购单/办公用品汇总表 总裁审批审阅NY申购单供应部采购行政部验收 行政部/各部门发放办公用品领用登记表/办公用品领用单/奖惩管理规定总裁/总经理/使用部门/人资部/财务部借用/维修/报废物品借用单/设备故障维修申请单/办公用品报废审批表 行政部盘点办公用品进出存报表/办公用品领用情况汇总表/固定资产盘点表2、说明1) 申购/领用l 日常使用的办公用品（办公文具、生活用品等单价100元以内的低值易耗品）由前台文员按需求及库存提出季度申购申请，行政部负责人审核，总裁/总经理审批后，供应部在3日内购买到位，并保持一定的库存量。l 各部门如需要特殊的办公用品（办公家具、设备、印刷品），应由使用人填写办公用品申购单，部门负责人审核，行政部门审核，总裁批准后方可采购，审批后物品在3日内采购到位（特殊需下订单制作的物品到位时间视实际情况而定）。2) 入库及盘点l 前台文员验收供应部采购的物品合格后，填写入库单并签字，存根和记帐联留底，验收联给供应部做报销凭证附件。质量不合格，数量超购或无批准的申购单的不予进仓和核销。l 前台文员应做好办公用品的进出仓手续，严格把好数量、质量关，每季度第一月2日完成上季度办公用品进出存报表（含回收物品清单、性能及处理情况），并交行政部负责人审核。l 行政专员应做好固定资产的管理，及时监督或办理领用、变更、报废手续，每年至少盘点一次（年尾）以上。3) 领用l 零星日常办公用品（办公文具、生活用品、印刷品等低值易耗品）由领用人在办公用品领用表上签字后领用，非低值易耗固定资产及特殊办公用品（办公家具、办公设备等）的领用原则上采取以旧换新，需填写非低值易耗品领用单，部门负责人要签批以示负责，行政专员跟进此项工作的落实。l 前台文员对以旧换新及离职人员的回收物品报备行政专员妥善安排处理，并做好工作交接物品保管人变更备案。l 物品领用人应按物品使用规则妥善和节约使用、保管物品，有责任避免物品在常规使用期限内损坏。属于非人为原因损坏的，可进行修复或以旧换新；因个人保管、使用不善造成损坏、遗失的，由责任人承担维修或更新全部费用；属于故意损坏的，除了赔偿被损坏办公物品维修或更新费用之外，并依照奖惩管理规定予以相应处罚。l 未经允许严禁员工将办公物品带回家私用。因私借用办公物品应办理物品借用单，借用办公物品如有损坏或丢失应按照原价赔偿。4) 报废处理l 对于非低值易耗品的物品报废，保管或使用部门需填写办公用品报废审批表提交行政部门，行政部门应对各部门需报废的物品进行鉴定，经总经理/总裁审批后由行政部门报废处理。5) 引用文件奖惩管理规定 3、相关表单u 办公用品申购表u 办公用品汇总表 u 申购单 u 办公物品领用表 u 物品借用单 u 办公用品报废审批表 u 设备故障修复申办单 u 办公用品进出存报表 u 办公用品领用情况汇总表 u 固定资产盘点表 （二）、来宾接待1、工作流程相关部门作业流程相关文件/表单总裁办/各职能部门接收来访信息总裁办/各职能部门反馈行政部2、接待规格：接待规格来宾类型接待领导餐饮标准住宿参考标准A级关键参观指导人员总裁建瓯一类酒店（如家兴酒店），餐饮标准根据公司领导意见安排。根据具体情况安排住宿，一类酒店豪华套间或豪华小套间。B级重要参观指导人员副总裁、生产中心总经理建瓯一类酒店，每桌餐饮标准1500元内。根据具体情况安排住宿，一类酒店豪华单间。C级其它参访人员总裁办主任/副主任建瓯二类酒店（如小杨酒店、宏业酒店），餐饮标准每桌1000元内或工作餐50元/人（特殊情况需报公司领导批准）原则不安排住宿。或二类酒店（如小杨酒店）单间或标间。备注：1.A、B级接待领导由行政部根据参访人员的情况进行评判，并上报总裁确认后确定接待领导。2.接待费用在上述标准内由行政部确认即可，特殊情况接待费用超过接待标准，由行政部向总裁申请审批。3.上述餐费标准不含烟、酒水及与之相关的礼品。3、说明1) 接待流程：a) 总裁办或各职能部门接到来访信息时，立即将相关信息转自行政部，由行政部直接对接来访人员，详细了解来访情况，参照接待规格附件二填写来宾接待申请表报上级审批；b) 上级审批后，由行政部将各项对接时间及内容及时通报各接待对接人，接待对接人在收到接待通知后，需认真做好准备，并礼貌、周到的做好各项引领及解说工作（不得泄露公司的机密工艺等）；c) 来访人员需公司安排用餐的，由行政部负责人组织，对应职能部门负责人可陪同，其它人员原则不得参与。2) 接待管理相关规定：a) 接待原则：热情礼貌、服务周到；有礼有节、力行节约；对口接待、统一管理。b) 接待必须按照公司规定统一对外宣传口径。c) 接待工作中需保守公司商业秘密，严禁进入非指定参观区域参观，严禁未经许可拍照或录像。d) 对于C级临时性的接待任务，需报生产中心总经理（C类总裁授权生产中心总经理审批，A、B级报总裁）批准后，并在接待完成2个工作日内补办来宾接待申请表。e) 公司各部门、车间分管的区域需按照6S管理要求，随时保持干净、整洁、安全状态，随时准备来宾的参观。f) 严禁未经公司领导批准，私自带领参观接待。4、产生表单u 来宾接待申请表（三）、车辆管理制度1、工作流程相关部门作业流程相关文件/表单备注需求部门更新/新购车辆申请呈报行政部部长N 审核NN算Y呈报总裁审批算N Y 呈报行政部供应部购买车辆呈报行政部办理车辆证件及移交手续呈报行政部车辆使用及驾驶员管理驾驶员出车记录表/派车单驾驶员行政部总经理/总裁车辆保养及维修 车辆报修申请表行政部总经理总裁 转让报废 呈报2、说明1) 申请更新、新购车辆a) 公务车数量、标准和专职驾驶员的配备根据各公司经营管理需要确定，所购的车辆须坚固耐用、节省油耗、价格合理；b) 需求部门提出更新、新购车辆的申请呈报，申请呈报应说明车辆用途、预计使用价值、品牌、车型、车款、性能要求等，由部门负责人签字审核后报，行政部门审核，可调拨使用时，可考量公司内调拨使用；c) 总经理根据公司经营需要审核需求； d) 总裁审批更新、新购车辆的申请；2) 购买车辆a) 行政或采购部门按核准的呈报信息进行采购，至少对三个供方以上同类产品进行比较，并将产品信息（含车辆证件、保险等所需费用）与申购建议报批后购买；3) 办理车辆证件及移交a) 车辆购买后，行政部落实供方办理车辆的挂牌、证件、保险等相关手续；b) 所有车辆的备用钥匙及档案资料原件由行政部专员保管，行政专员要按时落实办理车辆相关手续，年检手续会同责任驾驶员负责办理。c) 年检材料：（小车2年1年检，超过6年1年1检）机动车登记证书、组织机构代码证（盖红章）、机动车业务委托书（盖红章）、机动车行驶证、保险单（副本）、公司介绍信（盖红章）。d) 营运车季检材料：（每3个月检1次）企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）机动车行驶证（正、副本）、运输证（代理证）、机动车保险证、强制险、车辆季检卡。e) 保险材料：行驶证、身份证（复印件）、旧保单f) 车身广告材料（复印件）：营业执照、卫生许可证、商标注册证、行驶证、产权证。g) 移交车辆：移交双方必须办理好相关交接手续，使用部门或司机验收核对车况及随车资料（含使用说明书、保养手册、随车证件等）；4) 车辆使用申请a) 非常规用车，员工因公需使用公司车辆，必须详细填写派车单，报行政部审核是否可调度，行政部审核后安排或协调车辆。司机在接到获批的派车单方可出行，否则车辆发生的费用自行承担。b) 车辆派车原则上以派车单送达的先后顺序，以及事务轻重缓急程度安排车辆，非计划性的用车，视具体情况酌情处理。c) 铺货车辆申请使用呈报核准后由车辆所属事业部安排调度。d) 车辆管理部门审核用车申请时须盘点现有车辆是否能做出调度支持，如无法支持，需（铺货车辆需在呈报审核时）反馈给申请人，车辆管理部门应合理调度车辆，避免滥用及使用时间冲突。车辆出差长途，调度前，须安排驾驶员做好车况、证件、油卡及出发前公里数盘点，确保车辆运转正常。e) 驾驶员按申请路线行驶，用车人员需更改行车路线，须与行政部联络并得到允许方可。f) 外单位借用车由行政部申请及调度，经总经理/总裁审批后，安排好车辆及交接事务，如不需公司驾驶员随同借车，用车完毕后，由指定驾驶员负责做好车辆检查，如有异常情况及时上报；g) 私车公用申请/审批/补贴 私车用于公务出差须经总裁审批，并在出差申请表上注明，销售人员用手机拍摄起始公里数和回程公里数，报人资部备档（驻外人员起程前及回程后应拍摄并用彩信客户备档）。 经批准私车用于公务出差的车辆，费用补贴按公司发文各类补贴管理办法车辆补贴相关规定执行。 员工出差回来后次日应到人资部办理车辆行程公里数的确认手续。人资部要按月提供相关确认手续供核算部结算。5) 车辆使用及驾驶员的日常管理a) 车辆油卡综合办安排充值，一般车辆加油金额根据车辆行驶情况每10天加一次，如遇较偏僻无法使用IC卡充值需用现金加油的报备行政部同意后才可加油。b) 公司各类车辆因公务行驶违反交通规则时，如属个人过失，其罚款由当事人自行负担；特殊情况提供相关证明报批后由公司负责。行政专员需按月及驾驶员离职前查询交通罚单，安排司机处理。c) 车辆调度管理 总裁是车辆调度及指挥第一责任人。 驾驶员根据每天的出车情况，于次日9：00前将前
