时间管理培训讲义(PPT 46页)

1、2021/4/3,张守亮 时间管理,1,时间的概念,时间就是效率” “时间就是金钱” “时间就是生命” “一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时,2021/4/3,张守亮 时间管理,2,哲学家这样说： “时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。,2021/4/3,张守亮 时间管理,3,时间的四项独特性,供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得,2021/4/3,张守亮 时间管理,4,要懂得管理自己，首先要认识自己,2021/4/3,张守亮 时间管理,5,什么是时间杀手,2021/4/3,张守亮 时间管理,6,时间杀手的分类,2021/4/3,张守亮 时间管理,7,时间杀手的分类,2021/4/3,张守亮 时间管理,8,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 无力拒绝要求 不能有效授权 拖延工作,2021/4/3,张守亮 时间管理,9,减少时间的浪费 有效地完成既定目标,时间管理概念,实现时间的价值,

2、2021/4/3,张守亮 时间管理,10,时间管理的错误观念,时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势 我有使用计事本和行事历，这还不够吗,2021/4/3,张守亮 时间管理,11,时间管理的基本原则,1、明确目标 2、有计划、有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、立即行动、持之以恒,2021/4/3,张守亮 时间管理,12,设定目标,2021/4/3,张守亮 时间管理,13,目标是行动的导航灯,为什么需要目标,2021/4/3,张守亮 时间管理,14,成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标,2021/4/3,张守亮 时间管理,15,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标,为什么需要目标,2021/4/3,张守亮 时间管理,16,25年后调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标

3、模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标,为什么需要目标,社会的最底层，抱怨整个世界,社会的中下层面安稳地生活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,2021/4/3,张守亮 时间管理,17,长期目标,个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标? 事业目标,长期的目标应该是 可以鼓励自己和推动自己,2021/4/3,张守亮 时间管理,18,短期目标,项目计划( 例如推行 新系统) 日常运作计划 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目标应该是现实的,2021/4/3,张守亮 时间管理,19,Specific - 明确的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的,确定目标,2021/4/3,张守亮 时间管理,20,命中是偶然的，打不中是必然的,如 果 没 有 目 标,2021/4/3,张守亮 时间管理,21,订立计划,2021/4/3,张守亮 时间管理,22,订立计划以掌握时间,运用企划的概念- 拟定计划 订好长期目标, 以及的短期目标 根据目

4、标的轻重, 安排优先次序 搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表” 以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为基础, 想好一天的计划,2021/4/3,张守亮 时间管理,23,TO DO LIST - 执行事项清单,每天做 每天同一时间做 将优先次序写下 将最重要的事情写下,2021/4/3,张守亮 时间管理,24,四象限原则,重要,紧急,2021/4/3,张守亮 时间管理,25,区分优先工作,2021/4/3,张守亮 时间管理,26,理想的工作时间表,1/ 要有正面的工作态度 2/ 留意自己的表现曲线 3/ 预留自己安静的时间 4./利用工作日志,2021/4/3,张守亮 时间管理,27,时间的“20/80”定理(效率原则,2021/4/3,张守亮 时间管理,28,以行动配合计划,将目标写下来- 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下 完成日期及排列优先次序 时间估计 每项的行动需要多长时间? 灵活性 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 什么时候处理什么事项,2021/4

5、/3,张守亮 时间管理,29,立 即 行 动,1/改 变 你 的 习 惯 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的,江山易改，本性难移,性格决定命运,2021/4/3,张守亮 时间管理,30,立 即 行 动,2/ 修 正 你 的 态 度 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛,2021/4/3,张守亮 时间管理,31,怎样可以增加你的生产力,2021/4/3,张守亮 时间管理,32,1. 你的工作环境,你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的工作环境可以令你感到愉快和增加效率,2021/4/3,张守亮 时间管理,33,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,2021/4/3,张守亮 时间管理,34,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,2021/4/3,张守亮 时间管理,35,2. 归档,所有的文件和书信应只分成三类

6、: 马上处理 只作参考 归档,2021/4/3,张守亮 时间管理,36,归档系统,一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS,2021/4/3,张守亮 时间管理,37,3. 如何处理电话/ 电邮,如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限,2021/4/3,张守亮 时间管理,38,4. 处理会议,每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主持, 你应鼓励发言和要求言之有物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作,2021/4/3,张守亮 时间管理,39,5. 授权(善用他人的时间,授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的

7、过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智,2021/4/3,张守亮 时间管理,40,6. 要懂得说不,说不应该是有礼貌 要给对方的清晰的解释 给对方另外的选择和建议,2021/4/3,张守亮 时间管理,41,7. 处理拖延心态,为什么我们会拖延? 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做? 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过后,2021/4/3,张守亮 时间管理,42,改善拖延方法,建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到” 设立目标 找出与自己相关的地方- 对自己的好处 储蓄时间全力再战 自我奖励 设立完工期限 时刻提醒自己事情的重要性 有充分的准备, 才会把事情做好 时间就是金钱,2021/4/3,张守亮 时间管理,43,我们可以怎样赢得每一分秒,利用交通时间 与运动同行 避开繁忙时间 车上观察构思 车上看书,出差外游 收集情报 计划构想 寓工作于娱乐,2021/4/3,张守亮 时间管理,44,总结,时间管理应当是抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重 学会借力 自我约束 持之以恒

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