时间管理培训版(PPT 44页)

1、课程目标,这个课程给大家最重要的讯息是,不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休,我的问题所在？ 我需要作出怎样的决定? 我可以做些什么和要做些什麽,时间管理是什麼,时间管理就是自我管理。 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能： 把事情很快地做完, 叫做效率. 把事情很快又很對地做完, 叫做效能. 时间管理就是事前的规划或长期的计划。 时间就是生命，效率就是金钱，对时间进行管理，实际就是对你生命管理,目 录,时间管理的运用,总结,认识时间管理的障碍,时间管理的错误观念,什么是时间杀手,人最容易掉进的时间陷阱,认识时间管理的障碍,时间管理的障碍,时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错。 我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势。 我有使用计事本和行事历，这还不够吗,时间管理的错误观念,时间管理的障碍,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）。 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）。 视时间为神物：忘记时间。 视时间为奴隶：工作狂,时间管理的错误观念,时间管理的障碍,什么是时间杀手,无形的（不自觉,时

2、间管理的障碍,时间陷井 情不自禁 事必躬亲 过分客套 例行公事 犹豫不决 漫不经心 碌碌无为,国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,我们时间不够的问题在哪里,什么是时间杀手,无形的（不自觉,时间管理的障碍,日本学者关于时间浪费的调查,人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7,什么是时间杀手,无形的（不自觉,有形（自觉的,接听电话 打电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 资源不足 阅读文件及邮件 交通堵塞,欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急 过分注重细节 犹豫不决 不懂得说不 拖延 善忘 不懂授权 欠

3、缺组织 健康欠佳,时间管理的障碍,1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上司决策失误,时间管理的障碍,什么是时间杀手,会议 拖延工作 外界骚扰 自我组织问题 无力拒绝要求 不能有效授权 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 工作欠目标， 优先次序不明确,人最容易掉进的时间陷阱,时间管理的障碍,如何运用时间,时间管理的运用,要管理好自己吗,要懂得管理自己，首先要认识自己，抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯，时间管理的问题本身不在于时间， 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,如何管理自己,时间管理的运用,时间管理的运用,为什么需要制定目标,没有目标，命中是偶然的，打不中是必然的,成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语,如何制定目标,如何制定目标,时间管理的运用,为什么需要目标,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的

4、目标,时间管理的运用,成为社会各界的顶尖人士,成为各行业的专业人士,社会的中下层面安稳地生活与工作,社会的最底层，抱怨整个世界,25年后调查发现,如何制定目标,妥善计划,时间管理的运用,时间管理的运用,短期目标,分解目标,剥洋葱法 多杈树法,长期目标,个人目标：健康、休闲和营养方面的目标 事业目标：自我职业规划,项目计划（例如推行“一个流”） 日常运作计划 每周的重点工作安排 每日需要完成的工作,妥善计划,时间管理的运用,运用SMART原则- 拟定计划,订好长期目标, 以及的短期目标,根据目标的轻重, 安排优先次序,搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效的工作 时间,勾勒出“ 理想工作时间表,以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块 积木为基础, 想好一天的计划,权衡轻重,时间管理的运用,分解目标,长期目标,TO DO LIST - 执行事项清单,每天做 每天同一时间做 将优先次序写下 由最重要的事情写下,权衡轻重,把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做。 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲,尽量减少M3事情,尽量避免扩大M1,重要,

5、紧急,时间管理的运用,权衡轻重,重 要 非紧急,重 要 紧 急,M1,M2,M3,M4,非重要 非紧急,非重要 紧 急,事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,时间管理的运用,长期目标,某些事件,某些电话,浪费时间之事,不重要又不紧急,改进产能,建立人际关系,发现新机会,重要但不紧急,某些电话,某些信件与报告,某些会议,不重要但紧急,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,重要又紧急,有趣的活动,防患未然,规划、休闲,不速之客,必要而不重要的问题,受欢迎的活动,权衡轻重,时间管理的运用,权衡轻重,时间管理的运用,看看你的工作日志, 然后问自己,几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称,区分优

6、先工作,时间管理的运用,要有正面的工作态度 留意自己的表现曲线 预留自己安静的时间 利用工作日志,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要,区分优先工作,时间管理的运用,权力下放,分解目标,长期目标,韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后來过劳而死。 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高,时间管理的运用,权力下放,分解目标,长期目标,授 权 者 应 有 的 心 态,授权不卸责。 它不是用来惩罚下级。 管理本就是通过他人将事情办妥。 不是让上级摆脱自己不喜欢做的事情。 把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会。 上级所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度,哪些事情可以授权,时间管理的运用,权力下放,必须由部属履行的工作。 管理者亲自履行的工作。 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙。 管理者可以履行，但部属若有机会也可代履行。 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助,时间管理的运用,分解目标,长期目标,解释所分配工作的重要性 订出需要的结果 询问下属的意见及疑问,预期的成果,订出下属的权

7、利范围及规定 达到完成工作限期的共识 订出跟进时间表 肯定成就, 提高士气,应守的规则,权力下放,2、修正你的态度,1、改变你的习惯,时间管理的运用,自我约束,分解目标,长期目标,江山易改，本性难移,时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛,行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的,罗曼罗兰名言：性情即命运,时间管理的运用,分解目标,长期目标,A.你的办公环境怎么样,你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率,3、增加你的生产力,时间管理的运用,分解目标,长期目标,将所有可以吸引你视线的东西全挪开。 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座)。 将你要用的器材放在容易找到的地方。 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方。 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃。 利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,3、增加你的生产力,时间管理的运用,分解目标,长期目标,B.归档,一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FIL

8、E 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS,3、增加你的生产力,为什么我们会拖延？ 不知道如何或从何入手 不知道为什么要做？ 不喜欢去处理 个人情绪及健康问题 缺乏奖励 没有迫切性 找借口 过分忧虑 忙碌过度,时间管理的运用,分解目标,长期目标,C.处理拖延心态,3、增加你的生产力,时间管理的运用,分解目标,长期目标,D.改善拖延的方法,行动：1.每次只处理一项工作 及时去做。 2.交付下属去做,分配：把工作分成若干部分 订出工作时间,问题、文件洗牌,着手工作时间,3、增加你的生产力,时间管理的运用,分解目标,长期目标,D.改善拖延的方法,建立自信 - 跟自己说 “ 我一定可以做到”。 设立目标。 找出与自己相关的方法- 对自己的好处。 储蓄时间全力再战。 自我奖励。 设立完工期限。 时刻提醒自己事情的重要性。 有充分的准备，才会把事情做好。 时间就是金钱,3、增加你的生产力,总结,分解目标,长期目标,有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么 分辨事情的先后次序 知道自己是否朝着目标前进 选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对 讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效 计划每天、每周、每年要做的事情 估计需要完成时间, 并编排时间表行事 懂得在适当时候说 “ 不” 建立一套方法和技巧减少打扰 缩短必须要做的事所花的时间 抗拒拖延 求取生活和工作平衡,总结,分解目标,长期目标,希望你能够: 看到自己的问题在那里； 要改变生活的习惯和工作方式； 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟； 订立目标、 策略、 行动去应付每一个挑战 ； 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低,凡事明确目标，提前做好准备； 制定工作计划，分清轻重缓急； 操作统筹兼顾，学会借力说不； 注意劳逸结合，一切注重效率,总结,时间管理顺口溜

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