档案qc报告最终 .pdf
25页1、提高档案管理工作效率 -条形码技术在档案管理中的应用 小组名称:档案QC 小组 北京国电华北电力工程有限公司 2009 年 1 月 目录 一、 小组概况 -1 二、 选择课题 -2 三、 现状调查 -6 四、 设定目标 -7 五、 原因分析 -9 六、 确定要因 -10 七、 制定对策 -12 八、 实施措施 -16 九、 效果检查 -22 十、 巩固措施 -24 十一、总结与打算 -24 1 小组概况 注册登记 小组名称档案 QC小组所在部门信息部 成立时间2008年 2 月小组类型攻关类 登记日期2008年 2 月注册编号 小组成员 序号姓名性别年龄文化程度职称小组分工 1吕建男48本科高工 指导:协调、指导项目执 行情况 2甘立梅女37专科助理馆员 组长:组织学习、 活动记 录、组织实施、 成果发布 等 3张炜女38本科工程师 组员:参加讨论,试用、 实施等 4马金荣女51专科副研究馆 员 组员:档案技术负责人, 负责需求分析、 现场论证 等 5白胜兰女36本科高工 组员:负责技术支持, 对 出图进行监控及生成条 码 6梁晓凤女26本科初级 组员:参加讨论, 提供紫 光系统与条形
2、码系统接 口及数据库表内容 活动情况 以上图表制表:甘立梅选择课题 选题理由保质保量完成工作任务 对现有工作技术手段进行改进, 用先进技术 提高工作效率。 部门目标 立题日期2008 年 2 月 20 日 活动日期2008 年 2 月 20 日12 月 31 日 活动次数15 次活动时间10 个月 平均受 TQC 教育50 小时出勤率98% 1、目前公司业务拓展迅速, 各种档案的数量以每 年 30% 的速度急剧增加,而工作人员得不到补 充。制约了对知识的管理,对业务发展不利。 0 10000 20000 30000 2005年2006年2007年2008年 人员出图量 调查研究2、档案管理系统运行稳定,但不能拓展更多的 业务范围,在使用上还有不便之处。 3、现有工作流程中有一些可进行简化,有可改 进的可行性。 4、对编码技术等一些可用于档案管理的技术从 安全、效率、技术手段等方面进行调查研究, 有些技术可以运用到我公司档案管理当中。 确定课题通过分析,可以看出现有管理系统、管理手段、 管理技术都有可改进的地方。因此小组成员一 致认为:本次 QC课题是优化流程,应用条形码 技术,全面提高
3、档案管理工作效率。 制定计划 本 小 组 按PDCA 四 阶 段 八 步 骤 , 确 定 了 活 动 内 容 、 目 标 、 进 度 等 ( 见 下 表 ): 本表制表:张炜 活动程序步骤活动内容目标要求 进度 二 月 三 月 四 月 五 月 六 月 七 月 八 月 九 月 十 月 十 一 月 十 二 月 P计 划质量教育学习 TQC理论 明确 PDCA 四阶段八步骤,会 用 QC方法、工具分析, 懂 TQC 基本理论 调查现状找问题 收集、讨论影响借阅利 用档案的因素 全面调查、分析原因,提出详 细、准确的需求 确定目标确定活动目标对目标进行可行性分析 分析原因,确定要因 理顺诸多关系, 确定要 因,现场验证落实 分析透彻、准确、认真,注意 平时积类资料的完整性 制定对策 针对要因,制定对策, 措施切实可行 有可操作性 D执 行 对策实施 按对策实施, 进入攻关 阶段,优化程序设计 坚持边使用边改进的原则,短 暂过渡,全面实施 C检 查 检查效果 对策实施前后对比, 检 验目标结果完成度 注重实际效果 A总 结 巩固措施制定巩固措施 发扬成绩,纠正不足,提出更 高要求 总结与打算 总
4、结小组活动情况, 取 得成果与体会 利用成果不断完善, 制定相关 制度、办法保证实施 确定预 归 3 现状调查 2003 年档案借阅管理工作人员有8 人,到 2006 年因人员退休自然减至6 人, 而每年的档案数量却以30% 的速度递增,同时还不断增加档案种类。而档案管理工 作环节中还有一些操作不便之处,如图所示: 从上图可以看出,大部分档案工作靠人工操作完成,会出错,如录错条目、 漏调卷、未归还、未销账、销错账等等,引起不必要的麻烦。而且浪费时间, 以借阅成品岗一年工作量计算,所用时间见下表: 序号内容 所用时间 一卷(分钟)一年(小时) 1调阅708 2归还3 781 3整编725 手工检索 档案整编预约借阅 归还 手工书写检索 标识 按借阅人、档 案类型进行人 人工逐条对照 挑选应还档案 按档案类型 分别打印,且 不能排序 进行归还 进行调阅进行插卷 折合工作日为天,占借阅成品岗一年工作日的120% ,其中调阅、归还所占比 例大,如果这两项时间能够下降40% ,并且正确率达到100% ,利用环节工作将会得 到根本改观。 在整编环节里已解决了部分条目信息手工录入的问题,但还要粘贴、
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