煤矿矿井基建工程档案规范档案资料管理的暂时规定

1、关于规范档案资料管理的暂 行 规 定各单位：随着我矿建设工作的顺利开展，原始矿井档案资料收集工作及后续档案管理急需规范。做好档案资料的源头收集、整理、立卷工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统、安全，是档案管理最基础的工作。档案验收也是基本建设项目验收的必备项目之一。为此，特制订档案资料管理暂行规定。望各单位认真学习并贯彻落实。一、成立档案管理领导组组长：赵祉君常务组长： 耿道宏成员：宋丹、张伟及各科室负责人二、主要职责1.贯彻执行档案管理的法规和制度。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，负责监督、检查、指导。2.建立档案管理网络体系明确总工分管、综合部（办）负责、档案室专职档案员及各部门档案员协助管理的四级管理体系。3.负责配备档案管理硬件设施及“七防”措施设备矿建立档案室，配备电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、切纸机、三孔一线打眼机、电动缝纫机等。档案库房严格按“七防”措施进行管理，配备密集架、空调、加湿器、除湿机、吸尘器、消毒柜、温湿度表，安装报警器、防盗门窗、灭火器等。4.整章建制，确保档案管理工作日常化、制度化按照档案管理有关要求，建立各项档案规章制度，如档案工作

2、“三纳入”制度、档案人员“四参加”制度、借阅档案管理制度、档案库房管理制度等档案管理制度，制定工作标准和统一的档案 柜架、卷盒、卷皮等档案装具，以规范档案管理工作。5.围绕档案管理标准化、规范化，积极开展工作按照重大建设项目档案验收办法相关规定及基本建设程序对项目建设各个阶段都制定档案收集、整理的管理制度，注重过程管理、规范管理，确保档案完整、准确、系统、安全。一是建设项目工程招投标及设备招投标开始，即注意收集原始资料，要求参加人员回来后立即交档案室，一事一立项，一事一存档。二是工程建设工程中，将档案工作纳入基本建设质量管理程序和考核奖惩机制中，与工程建设实行同步管理；并对相应档案资料的质量、份数、整理、归档移交提出明确要求；在每次检查建设进度、安全与施工质量时候，对档案资料收集、整理工作质量进行同步检查、同步考核。三是在设备到货开箱检验时，档案管理人员参加开箱检验，收集开箱原始资料。四是在收集、整理归档工程中，定期召开专题会议，有针对性的对归档资料的完整准确进行规范。附件：兼职档案员工作标准二0一四年元月十日 、附件兼职档案员工作标准一、 职责范围在本业务部门负责人领导下负责本科室文

3、件材料的形成、积累、整理、归档工作。二、 工作内容与要求1、认真学习贯彻各部室文件材料归档范围和保管期限表、基本建设项目文件材料归档范围和保管期限中规定的各项内容。2、严格执行“三纳入”工作制度，将档案工作纳入职能部室领导的工作议事日程、纳入本单位发展规划、纳入工作程序。3、贯彻执行“四参加”制度，及时上报本部室立项并牵头承办的大型设备（仪器）购置、基建工程、科研成果鉴定验收等重大项目，并将项目验收时间提前三天通知档案室。4、在业务部门专业技术人员的协助下做好文件材料、图纸等预立卷和归档工作，具体要求：（1）纸质文件材料：归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。需立卷文件材料要进行科学分类、不需立卷的文件材料按件归档，所有案卷题名要求简明确切，规范编目，经专职档案员符合验收后，装订整齐上架保管。（2）声像档案：声像档案在冲洗刻录加工并配以文字说明后，由兼职档案员移交档案室。(3)电子档案：电子文件资料整理要遵循其形成规律，按保管期限组盘，及将相关文件拷贝到同一磁盘、光盘等载体上，按照便于计算机上查找的原则填写卷标，专盘内可建立盘内目录表，然后移交档案室，专职档案员在有关

4、设备上演示或检测运转正常、确认无病毒、无划伤后入柜保管。（4）实物档案：实物档案应在其形成后，填写文字说明，并将相应文字说明及表彰通报、荣誉证等一同移交至档案室。5、及时放映部科室领导和专业人员对专业技术人员对档案工作的意见和要求，向档案部门提供本业务部门档案利用效果情况。6、检查本业务部门档案管理制度的执行情况。7、按时参加每月一次的兼职档案列会。三、 工作程序移交档案鉴定保管整理立卷材料积累工作程序 次年年初向档案部门移交手续初步鉴定归档案卷的保管期限，并安全保管将办理完毕的文件材料进行加工整理立卷工作内容做好本部门归档文件的形成、积累工作四、责任与权限1、责任（1） 对案卷的质量负责。（2） 对档案的完整、准确、安全保管负责。（3）对按时归档负责。 2、权限（1）有权收集本部门和相关部门人员手中的属于归档范围的文件材料（2）有权检查本部门档案管理制度贯彻执行情况，对违反档案管理制度者，报请部门负责人和分管领导提出整改意见。附件2：各部室兼职档案员工作考核内容及标准项目考核内容考核标准及办法分值法定义务及兼职档案员管理业务1、督促部门领导将档案工作纳入部室工作仪事日程，纳入部门工作

5、计划、纳入部门人员岗位责任制，确保部门文件资料安全。没有相应的文字资料显示不得分15分2、设立本部室文件资料保管和专用柜，对本部室应归档文件资料进行集中保管，兼职档案员负专门保管责任。没有专用文件资料柜不得分，对部门文件资料没有实行集中统一保管的扣5分；文件资料保管不全，缺一件扣1分10分3、认真落实本公司和集团公司归档工作的各种规章制度，按时、按标准、全面、准确移交应归档的各种载体的文件资料。没有按时移交扣3分；移交的文件资料整理立卷不规范有一处扣2分；每遗漏一项扣1分；对查考利用带来损失的有一次扣2分。25分4、落实科技档案归档制度，认真、按时填报有关内容。没有上报部门主管工程立项的有一处扣2分，没有通知档案馆参加工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果鉴定和新产品定型会的有一次扣5分。30分5、兼职档案员对各部人员工作变动及外出开会带回的文件资料不流失。有一次人员变动没有及时移交文件资料扣2分；有一次人员外出开会资料未及时、完整归档扣3分。10分6、文件材料收集、归档等业务工作接受档案馆的指导、监督与考核，按时参加公司档案室组织召开的各种会议和活动，上报要求的信息和报表。有一次无故不

6、参加会议扣2分；有一次不按时上报资料扣3分。10分注：因部门归档工作失误给企业造成直接、间接经济损失的部门负责人、兼职档案员及部门工作人员按中华人民共和国档案法和有关法规政策承担相应法律责任（主要有限期改正、通报批评、行政处分等）附件3：文件材料整理归档范围及保管期限表一、立卷单位：综合办公室序号 归档内容一党办部分 1上级党委针对本企业颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等永久 2本企业企业执行上级党委工作重要的指示、决议、通知、纪要报告等永久 3 本企业党委会、党政联席会、党委民主生活会等会议纪录永久 4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料。永久 5会议记录、领导讲话永久 6上级级党委颁发的重要指示、决议、纪要、通知等。长期 7本部门执行上级党委工作的一般指示、决议、通知、纪要、报告等。长期 8各种重要的调查报告、情况反映长期 9重要的党务工作、政治思想工作计划，重要活动安排，工作总结，重大政治活动记载、统计报表长期 10重要的来信、来访处理的请示与批复长期 11上级党委关于保密的条例、指示、通知及本企业贯彻执行的意见、报告、总结等（重要的）长期 1

7、2上级党委颁发的一般性的指示、决议、纪要、报告、通知等短期 13党员代表大会及会议的有关材料短期二办公室1国家领导人在本企业视察、检查工作的指示 永久 2年度工作计划、总结 永久 3董事长（总经理）向职工和职工代表大会关于企业经营方针、长远规划、年度计划等方面的报告 永久 4企业领导班子会议纪要 永久 5各种合同、协议 长期 6涉外活动的文件材料 长期 7综合性行政事务、文秘、保密工作材料 长期 8印章试验登记 长期 9介绍信存根 长期 10作废的印模 长期 11收发文件登记 长期 12会议记录本、领导讲话、述职报告、企业简介 长期 13本企业办公会、工作会形成的记录、决定、纪要等重要文件材料 长期 14环保检查的整改意见 长期 15各种合同、法律纠纷的相关材料 长期 16社区部门的租地协议、赔款协议及付款清单 长期三工会部分 1劳动竞赛的年度计划、总结 永久 2本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久 3组织制度、工会干部管理、会员管理制度等 永久 4年度工作计划、总结及年终年报表 长期 5职工代表大会文件 长期 6职代会专委会制度 长期 7企业劳模

8、和先进集体出席各种表彰大会先进个人以及集体的事迹材料 长期 8劳动竞赛的季度计划、总结、统计报表 长期 9各种表彰会的会议材料 短期 10图书管理的制度等 短期 11合理化建议有关材料 短期 12季度性的工作计划、总结及统计报表 短期 13女职工工作有关材料 短期 14扶贫解困送温暖工作有关材料 短期四宣传部分1省、市以上领导来我公司视察的照片、录音、录像带、光盘等声像资料 永久 2公司领导主持召开重要会议形成的照片、底片、录音、录像带、光盘等 永久 3公司内部重大事件活动或事故，省、市劳动模范、知名人事的照片、录音、光盘等声像材料 永久 4本部门获得的国家、省等各个级别的荣誉证书、奖旗、奖杯、奖牌 永久 5一般会议活动形成的照片、底片、录音、录像带、光盘 长期 6宣传工作年度计划、总结、统计报表等 长期 7对党的路线、方针、政策方面宣传教育的重要规划、计划、总结等有关材料 长期 8上级部门关于宣传工作的重要指示、决定、通知等 长期 9上级机关关于宣传工作的一般性指示、决定、决议、通知等 长期五纪检（审计）部分1本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料 永久 2纪检监察工作年度总结 永久 3纪检监察工作的经验介绍材料 永久 4一般的审计报告及有关材料 永久六保卫部分 1 本企业关于治安保卫、武装干部配备的决定、通知、名单及年度统计报表永久2保卫治安工作年度计划、总结永久3在重大火灾、盗窃、灾害事故中形成的重要材料永久4本部门及本系统工作获得的各个级别的荣誉、奖牌、奖杯、荣誉证书及文字材料永久5上级机关关于保卫综合工作的重要指示、通知长期6本企业保卫综治工作的重要通知、决定、条件长期7本企业关于民主工作（整组、训练）的重要计划、方案、措施、报告、总结长期8

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