会展项目策划与组织模块6会展项目团队建设

会展项目策划与组织START目录模块一 会展项目概述模块二 会展项目立项策划模块三 会展项目相关活动策划模块四 会展项目营销与招展招商策划模块五 会展项目计划与控制模块六 会展项目团队建设模块七 会展项目实施与现场管理模块八 会展项目风险识别与应对模块九 会展项目收尾与评估模块六 会展项目团队建设任务一 组建会展项目团队任务二 管理会展项目团队1.会展项目团队的内涵及特征2.会展项目团队的发展过程3.会展项目组织结构4.会展项目经理5.会展项目团队成员的招聘会展项目团队的内涵及特征会展项目团队的内涵会展项目团队是为了实现会展项目目标而协同工作的个体的集合，是临时性组织。会展项目工作的质量取决于会展项目团队的质量，会展项目团队的组建和管理就显得尤为重要。任务一 组建会展项目团队任务一 组建会展项目团队共同的目标。每个团队都有自己的奋斗目标，项目成员凝聚在一起并为之奋斗。对于一个会展项目，必须在项目开始之前就确定项目目标。合理分工和协作。在目标确定之后，团队成员需要了解为实现项目目标而必须完成的工作，以及与其他成员的相互关系，以加强与其他成员之间的协作。高度的凝聚力。凝聚力是指项目成员的团结与向心力。一个高效的会展项目团队必定是一个高度凝聚力的团队。团队成员的相互信任。团队成员之间应相互关心、相互信任，承认彼此存在的差异，又拥有自由表达的权利，通过交流，达到成员之间的互相理解和支持。会会展展项项目目团团队队的的内内涵涵有效的沟通。一方面，项目团队应具备硬件装备，满足团队成员之间即时沟通的需求；另一方面，团队成员还应具备一定的沟通能力，能接纳其他成员的意见，并能经常得到有效的信息反馈。任务一 组建会展项目团队团队成员来源的广泛性。会展项目团队成员来源较为广泛，需要不同领域、不同组织的人员参与。临时性和短暂性。一旦会展项目结束，团队也就随之解散。成员身份的双重性。会展项目团队成员多为临时借调或兼职人员，除了项目中的工作任务以外，他们通常还有自己的本职工作。成员工作的变动性。随着工作的不断推进，需要团队成员在不同的阶段承担不同的工作职责。会会展展项项目目团团队队的的特特征征项目经理权限的有限性。成员来源广泛，导致会展项目经理对团队成员没有绝对的行政权力，这导致项目经理在行使职权时会受到一定的影响。会展项目团队的发展过程会展项目团队的发展过程遵循一般团队发展的规律，分为5个阶段，会展项目经理需要根据不同阶段的特征，采取合适的管理方法和领导方式，以提高工作效率，促使团队成员团结一致，为实现项目目标而努力。任务一 组建会展项目团队专业年轻活力行动力强梦想组建阶段由于团队成员对新工作的不适应及摩擦，团队成员之间的冲突和不和谐是这一阶段的主要特征。除了团队内部会产生摩擦和矛盾外，团队与外部环境之间也会存在不和谐。在磨合阶段，项目负责人需要在团队中树立威信，尽量减小负面影响，寻求平衡点。这一阶段，以支持为主，建立切实可行的行为和工作标准，向成员解释工作内容，并通过反馈激发成员的行为动机。任务一 组建会展项目团队在组建初期，这一阶段，是进行认知的过程。会展项目负责人发挥着重要的作用，他要向所有团队成员介绍项目目标和内容，决定内部组织结构，确定工作职责和工作内容，使团队之间建立关联。这一阶段，项目负责人的领导行为主要是组织和指导团队成员的工作，使每个成员都对具体活动负起责任。磨合阶段正规阶段经过前面几个阶段，团队确立了行为规范和工作方式，项目团队成员积极工作，为实现项目目标而努力。使得团队精神和集体力量在这一阶段得到了充分的体现。因此，这一阶段是最容易创造出成果的阶段。在成效阶段，项目负责人的领导行为是以授权委托为主，将工作任务和相应的权限交给团队成员，充分信任他们，以此来鼓励团队成员发挥主动性、积极性和创造性。任务一 组建会展项目团队经过了磨合期，团队目标会变得更加明确，团队之间的关系更加和谐。项目团队成员合作意识逐渐增强。在正规阶段，项目负责人应减少对具体工作的指导，而是给予更多的支持和鼓励，努力营造富有创造力的工作氛围。成效阶段解散阶段随着会展项目的结束，项目团队面临解散，都在考虑团队解散后的安排。项目团队负责人需要稳定团队人心，告诉团队成员必须要完成的工作任务，并做好团队解散后团队成员的安排工作。在实际工作过程中，有些会展项目的周期很短，成员要迅速度过组建和磨合期。需要项目团队负责人在团队成员选拔上设置一定的标准。任务一 组建会展项目团队会展项目组织结构会展项目组织有两层含义：它是一个实体，即为了达到各自目标而结合在一起的具有正式关系的团队；它是一个过程，即会展项目成员为了达到工作目标而创建组织，并使其发挥作用的过程。实质就是以会展项目成员为中心，将人、财、物和信息融合为一体，并把这种相应的配置关系固定下来，形成的组织管理结构模式。会展项目组织特点：会展项目目标单一，工作内容庞杂。会展项目组织是一个临时性机构。会展项目组织应精干高效。会展项目经理是项目组织的核心和关键。任务一 组建会展项目团队常见的会展项目组织结构通常情况下，会展项目组织结构的含义包括两个方面：一是会展项目主办方的组织结构；二是负责具体实施会展项目的管理团队的组织结构。常见的会展项目组织结构有职能式组织结构、项目式组织结构和矩阵式组织结构。任务一 组建会展项目团队职能式组织结构又称“U型”组织结构，是指在会展项目经理的统一领导下，各职能部门在本部门的职权范围内，分别领导其分管各部门有关成员的组织形式。最大特点是将专业技能相同的人划分为一个部门，从而提高了各部门的工作效率。优点是专业性强，同一部门成员之间容易沟通、协调，成员的发展平台好、归属感较强；缺点是与其他职能部门没有正式的沟通渠道，难以取得相应的支持，容易忽视其他部门在项目上的利益。目前，许多业务单一、规模较小的会展项目及大中型会展项目的组织团队均运用这种组织结构形式，如图6-1-1和图6-1-2所示。任务一 组建会展项目团队任务一 组建会展项目团队图6-1-1 小型会展公司的职能式组织结构任务一 组建会展项目团队图6-1-2 大中型会展公司的职能式组织结构项目式组织结构项目式组织结构是一种独立于其他职能部门之外的、自成体系的项目结构，如图6-1-3所示。这种形式适合大型会展公司，尤其是拥有不同会展项目的公司。优点是项目经理全权管理项目，团队成员职责清晰、容易沟通、反应速度快，有利于团队建设。缺点是多个项目会造成各种资源的重复配置、管理成本高、组织缺乏稳定性等。任务一 组建会展项目团队任务一 组建会展项目团队图6-1-3 会展公司项目式组织结构矩阵式组织结构矩阵式组织结构是将职能式与项目式相结合的组织形式，如图6-1-4所示。这种结构能将职能式组织结构的纵向优势和项目式组织结构的横向优势有效结合起来。采用这种组织结构，人员被临时抽调出来，在项目经理的领导下从事项目工作，此时这些成员有两个领导。矩阵式组织结构多为大型会展项目和综合性会展项目所采用。任务一 组建会展项目团队任务一 组建会展项目团队图6-1-4 会展公司矩阵式组织结构会展项目的组织结构应结合会展公司的客观条件和管理者的主观因素来选择。会展公司举办的展会多属于规模不大、展品范围较少或临时性较强的类型，则适合选择职能式组织结构。会展公司举办的展会多属于规模较大、相似度较高、重要性较强的会展项目类型，适合选择项目式组织结构。会展公司举办的展会多属于内容差异较大、资源要求多样、专业技术要求较高的类型，则适合采用矩阵式组织结构。任务一 组建会展项目团队任务一 组建会展项目团队主要表现在3个方面：首先，会展项目的组织结构形式要适应会展项目活动运转的需要；其次，会展项目组织形式要适应会展项目业务的需要；最后，会展项目形式应与会展外部环境协调。会展项目组织结构的设置决定了人员的配置数量和比例，它与会展项目的支出密切相关。项目组织结构中人员的素质也将影响会展项目各项工作运行的质量和管理效率的高低。做到在保证工作质量和完成目标的前提下，尽量用最少的人员，最大限度地完成各项工作任务。组织形式与管理相适应的原则组织精简与管理效率相统一的原则专业化分工与自动调节相结合的原则只有层级明确，才能赋予其相应的权利和责任。应遵循的原则还有命令统一原则、服务命令原则、统一指挥原则，以及层级管理、逐级负责原则等。任务一 组建会展项目团队管理层级与相应管理权责相一致的原则必须保证其组织内部的专业分工明确、职责范围清楚。同时具有相对独立性，各级管理人员应在职责范围内，独立开展工作并灵活处理与会展项目的关系。会展项目经理会展项目经理是由会展项目主办方的法定代表在该项目上的全权委托代理人，是负责项目计划、组织和实施过程，处理项目有关内外部关系，保证项目目标实现的项目责任人。会展项目经理是项目的关键责任人，也是会展项目成功举办的重要因素之一。在会展项目初期就要任命会展项目经理。任务一 组建会展项目团队会展项目经理的角色定位任务一 组建会展项目团队领导者协调者资源分配者会展项目经理是项目团队的管理者，对项目目标的实现承担全部责任，有行使管理权，是任何人都无法代替的。项目的实施和目标的实现也会对关系人产生影响，且会展项目涉及的项目关系人较多，如何协调好这些关系与利益，是对项目经理的一大考验。会展项目经理按照项目目标的优先次序进行考虑，在保证项目目标实现的前提下，优化资源配置。还需要划分成员业务范围，并给予他们适当的权力。谈判者与其他项目管理不同，会展项目经理始终处在一个谈判场里。几乎每项工作都是一个谈判的过程。危机管理者风险管理是会展项目的重要组成部分，如何预防及应对会展项目风险，就成为会展项目经理必须完成的工作之一。会展项目经理的素质要求任务一 组建会展项目团队ADCB01项目管理及运营能力会展项目经理只有掌握了项目管理的知识、技巧和方法，并拥有一定的项目管理经验，从环境中分辨出影响形势的重要因素及相互关系，做出正确的判断和决策。02业务能力业务能力是会展项目经理必须具备的能力之一，它是综合体现。从实际出发，从全局来考虑项目的实施；缺少了业务能力，所有的规划和战略都是空谈。04团队领导能力项目经理必须能够协调各项目活动的优先顺序，并与各方保持沟通联系，以保证项目实施工作的顺利进行，最终实现项目目标。03沟通协调能力项目经理需要掌握团队建设理论，具备团队管理经验，能够灵活处理各种人际关系问题，并善于帮助项目成员解决问题。对会展项目经理的素质要求会展项目经理的基本素质项目经理的基本素质不仅包括品格素质、心理素质、生理素质，还包括团队领导力、项目经营管理素质等。团队领导力和项目经营管理素质是一个项目经理带领团队成功举办项目的必备条件。任务一 组建会展项目团队会展项目经理的专业素质会展项目经理能力的体现必须以良好的文化素质为基础，这是提高管理水平和管理技巧的基础和源泉。会展项目经理必须做到以下几点：通晓会展项目业务基本知识和管理学等相关专业的基本知识。掌握会展项目相关行业的专业知识，以便开展展场规划和布局、展台设计和搭建等工作。熟悉会展项目计划及控制管理、风险预估、绩效考核、服务心理学等知识。熟悉基本的财务与税法知识。熟悉会展活动所在行业的专业知识。任务一 组建会展项目团队会展项目团队成员的招聘人员招聘的结果直接影响项目团队的工作效率和工作成果，对会展项目的成功有着重要影响。对于会展项目的服务对象比较广泛，且项目内容繁杂，每个团队成员必须能够适应复杂多变的项目环境，能够胜任多技能要求的工作内容。招聘会展项目团队成员的途径主要有两种，即内部选拔和外部招聘。任务一 组建会展项目团队内部选拔优点：对拟选拔成员了解全面，准确性高；公司运作比较熟悉，能够更快地融入会展项目工作中；成本较低，且便于向团队成员开放晋升通道，可以很好地提升团队成员的士气。缺点：内部选拔也有人员来源局限、不能为团队带来新活力等。任务一 组建会展项目团队内部选拔任务一 组建会展项目团队内部提升适用于会展项目中一些比较重要的岗位。这种选拔方式能很好地提高员工与岗位的匹配程度，极大地缩短了员工在该岗位的适应时间，也有利于在团队内部形成良好、稳