《专门档案管理（第三版）》课件 第10章

第十章第十章标准档案与标准档案管理标准档案与标准档案管理标准档案概述 标准档案的管理第一节第一节 标准档案概述标准档案概述一、标准档案的定义标准，是对重复性事物和概念所做的统一规定标准化，是在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施共同遵守的标准，来获得最佳秩序和社会效益标准档案是人类在社会生产活动中从事标准化工作的劳动成果和智慧的结晶人们将标准档案定义为：系统记述和反映某一单位或某一系统的标准化活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度，作为真实的历史记录集中保存起来的原始标准文件第一节第一节 标准档案概述标准档案概述二、标准档案的特点标准档案的计划性标准档案的系统性标准档案的比例性标准档案的完备性标准档案的时效性标准档案的简明性标准档案的规范性第一节第一节 标准档案概述标准档案概述三、标准档案的形式标准档案主要有：文字形式图样形式缩微品形式声像材料形式第一节第一节 标准档案概述标准档案概述四、标准档案的价值标准档案能为标准的贯彻实施和标准复审工作提供依据标准档案能为标准起草工作创造条件标准档案是重要的信息源标准档案能为标准化研究提供原始素材第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理一、标准档案管理的地位和作用标准档案管理是确保标准化工作顺利开展的不可缺少的环节，在标准化过程中占有重要的地位同时，它又是科技档案管理的一个重要分支，它的产生和发展都是由标准化事业发展的需求所决定的标准档案管理最本质、第一位的作用是促进标准化事业的发展第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理二、标准档案的收集要做好标准档案的收集工作，应该注意以下几点：了解标准档案的形成规律，掌握收集工作的主动权协助技术业务部门做好标准文件材料的形成、积累、整理、归档等工作，为完整、准确、系统地收集标准档案创造条件抓住标准制定、修订等环节，通过标准审定会议、标准课题研讨会议、标准化工作会议和标准化学术会议等有利时机进行集中收集第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理三、标准档案的鉴定标准档案鉴定的必要性标准档案鉴定的要求要全面领会、认真执行档案管理机关和专业领导机关统一制定的标准档案价值鉴定规则和保管期限表的有关规定组建本单位的鉴定委员会（或小组），并认真履行其职责严格履行档案作废销毁的审批手续以全面的、历史的和发展的观点，科学地评定标准档案的保存价值标准档案鉴定的价值标准应从技术效果、经济效益、社会效益方面标准档案鉴定的程序在做好思想准备、组织准备、物资设备准备的基础上，要有计划、有步骤地开展具体的鉴定工作第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理四、标准档案的整理标准档案的分类标准档案基本大类的划分标准档案具体类目的划分标准档案的组卷标准档案组卷，就是把互有联系的标准档案，以卷、册、袋、盒等形式组合起来，形成一个有机的保管单位卷内文件的排列按既定次序排列按课题研究阶段排列按行文程序和从属关系排列按重要程度排列第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理五、标准档案的检索标准档案的著录近年来，标准档案部门为适应电子计算机检索的需要，开始使用标引著录工具单；这种方法便于将档案目录直接输入电子计算机，便于按照标准项目成套地检索、利用标准档案标准档案的标引标准档案标引是指通过标准文件材料或案卷的主题分析给出检索标识的过程；按照不同的标准可以将标准档案标引分为不同的方式标准档案检索工具标准档案检索要依靠不同类型的检索工具和多种检索途径来实现第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理六、标准档案的利用服务标准档案利用服务的基本要求坚持三个面向，服务于社会主义现代化建设了解需要，熟悉馆藏，及时准确地提供利用正确处理利用和保密的关系标准档案提供利用服务的主要形式建立标准档案阅览室标准档案的借出标准档案的复制供应标准档案的咨询服务第二节第二节 标准档案的管理标准档案的管理七、标准档案信息研究标准档案信息研究的特点在研究对象上，档案信息研究以科学技术研究成果为对象在研究方法上，以档案收集、文献调查、社会调查为基础，通过一系列的分析、综合、论证、推理等抽象思维活动，辅之以必要的计算等手段在研究成果上，产生对标准建设的某种新的认识、建议或方案在功能和作用上，是对一般科技研究和标准制定起指导、准备、辅助和评价作用的一种科技研究活动标准档案信息研究成果的形式情况反映类，研究报告类手册、系列档案汇编等本章思考题本章思考题说明标准档案概念的含义。标准档案的特点有哪些？掌握这些特点对做好标准档案的管理工作有何积极意义？标准档案的价值本质是什么？标准档案的利用价值的构成如何？标准档案的收集应注意解决好哪些方面的问题？如何变革目前标准档案保管期限的划分方法？如何做好标准档案的著录和标引工作？开展标准档案的利用服务工作，可以选择哪些具体的工作方式？标准档案管理的地位和作用是什么？标准档案信息研究与一般性的科学技术研究的区别是什么？