采购价格及采购合同管理流程

采购价格调查流程图 采购部经理 采购部 相关部门 总经理 财务部 ①提供信息 收集价格信息 制订价格调查计划 ②制作价格调查表 ③发放并回收 价格调查表 汇总价格信息 协助提出 协助 ⑤备案 组织执行 结束 修改建议 ④建立价格平台 审核 审批 审批 开始 采购价格调查流程说明表 任务概要 采购价格调查 节点控制 相关说明 ① 生产部、市场营销部等相关部门配合采购部价格信息的收集工作，及时提供相关价格信息 ② 采购部制作价格调查表，价格调查表可分为内部调查和外部调查 ③ 采购部发放内部价格调查表和外部价格调查表，进行价格调查，生产部、市场营销部等相关部门配合调查 ④ 采购部对汇总数据进行整理和分析后建立价格平台 ⑤ 采购部对审批通过的价格体系进行备案 ⑥ 采购经理按照价格平台的体系进行采购价格管理,采购人员执行价格平台体系,执行中发现问题及时修正 采购价格询价流程图 ①收集供应商基 本报价信息 开始 采购部经理 采购人员 供应商 总经理 财务部经理 ④询价结果审核 ②制作订购单 询问价格 汇总、分析所有 供应商报价 ③与供应商进一步商谈价格 洽谈价格 初步询价结果 洽谈相关条件 ⑥选择价格最优、条件最好的供应商 审批 执行询价结果 结束 ⑤进一步洽谈 审核 报价 提供资料 采购价格询价流程说明表 任务概要 采购价格询价 节点控制 相关说明 ① 采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，充实采购的价格数据库 ② 根据特定的采购对象，采购人员制作订购单，向初步选定的供应商询问价格 ③ 采购人员将询问得到的价格信息进行汇总，整理、分析后，分别与各供应商进一步商谈价格 ④ 询价书面报告报采购经理、财务部经理等相关人员进行审核 ⑤ 采购人员根据审核意见或建议，继续与价格可接受的供应商洽谈质量、售后、结算等条件 ⑥ 根据洽谈结果，选择价格最优、相关条件最好的供应商 ⑦ 采购部经理和总经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核和审批 采购价格确定流程图 采购部经理 采购部 供应商 总经理 开始 ②采购价格调查 ④形成价格 分析报告 审核 询 价 提供报价 ⑤采购价格磋商 配 合 ⑥编写采购 价格报告 审核 审批 执行采购 结束 ①采购价格 因素分析 ③采购成本分析 达成一致价格 分析供应商报价 采购价格确定流程说明表 任务概要 采购价格确定 节点控制 相关说明 ① 采购部通过对各种采购价格资料的分析，确定影响采购价格的因素，包括供应商成本、规格与品质、物料的供求关系、采购数量、交货条件等 ② 采购部要对市场价格做进一步的了解，调查具体的供应商价格、档次和变动情况等信息 ③ 采购部对拟采购物品的成本进行分析，包括工程或制造方法、所需的特殊设备、人工成本等 ④ 采购部通过市场调查及对采购成本的分析，编写采购价格分析报告，以确定采购价格的大致范围 ⑤ 采购部负责与供应商进行接触，并就价格进行沟通 ⑥ 采购部在与供应商达成一致的基础上，编写采购价格报告 采购谈判管理流程图 采购合同主管 合同管理专员 供应商 采购部经理 开 始 ①确定采购 谈判目标 收集采购 谈判信息 谈判信息分析 ②初步确定 谈判项目 审核 审批 ③收集供应商信息 ④议价分析 ⑤分析谈判优劣势 ⑥制定谈判方案 审核 审批 ⑦组织实施谈判 参与 执行谈判协议 形成谈判协议 汇总谈判资料 结束 采购谈判流程说明表 任务概要 采购谈判 节点控制 相关说明 ① 由于采购谈判具有不确定性，因此，在确定采购谈判目标时，应确立不同层次的目标，包括最高目标、中等目标和底线目标 ② 采购谈判项目是对谈判内容予以确定，包括物料品质、包装、价格、数量、折扣、付款条件以及交货期等 ③ 收集供应商的信息，包括了解供应商的运营状况、商业信誉、供货成本以及供应商的价格底线等内容 ④ 议价分析，主要是通过专业人员对价格进行成本分析，确立议价的底线 ⑤ 谈判的优劣势包括公司在采购谈判中需要把握的谈判的资本和不足，优劣势一般通过对比来体现，如采购量的大小、采购的连续性、供应商供货期的长短、所供货物差异性的大小以及公司的实力和供货商的实力等 ⑥ 合同管理专员根据前期掌握的信息，制定详细的采购谈判方案，方案的内容包括谈判目标、谈判议程、参加人员以及谈判策略等 ⑦ 采购部经理组织相关人员同供应商进行谈判，采购部经理在权限范围内有一定的决策权，可以对谈判过程进行控制，灵活做作出决定 采购合同制定流程图 ⑤审核 否 审批 ⑥修改、编制 采购合同 否 采购部经理 采购部 供应商 总经理 法律顾问 是 否 ⑧合同归档 结束 ⑦签订合同 签订合同 ④审阅 合同送审 选择 供应商 评审 供应商 ①供应商 名单 审核 审批 ②采购谈判 采购谈判 起草合同 ③对合同的合法性和法律保障提出意见 开始 采购合同制定流程说明表 任务概要 采购合同制定 节点控制 相关说明 ① 采购部会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单 ② 采购部提出基本的采购要求，向供应商询价，供应商向采购部说明采购价格并提出相应的交易条件 ③ 企业的法律顾问应针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，配合采购部拟定采购合同 ④ 采购经理审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改 ⑤ 法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应通知采购部相关人员进行修改 ⑥ 经总经理审批后，采购部相关人员汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的地方进行修改 ⑦ 采购合同编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜 ⑧ 企业代表签订合同后，将采购合同交予采购部相关人员进行存档；采购部相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档 采购合同复审流程图 采购部经理 采购部 供应商 总经理 结束 协商 开始 ②修改合同 审核 审批 ④审核 审批 ⑤编制正式 合同 审阅 法律顾问 ①起草合同 复审合同 ③审阅 采购合同复审流程说明表 任务概要 采购合同复审 节点控制 相关说明 ① 采购部就采购谈判所达成的条款起草采购合同 ② 采购部根据评审的意见和提出的相关问题，与供应商协商解决相关问题 ③ 修改后的采购合同送采购经理进行复审，核查合同条款 ④ 采购合同送法律顾问进行复审，核查合同具体条款的法律性问题 ⑤ 采购合同经复审确认无问题后，采购部相关人员按合同的规范格式制作正式的采购合同,并将正式的采购合同交给相关人员，以准备与供应商签订合同 采购合同执行流程图 相关部门 采购部 供应商 采购部经理 配合评估 开始 ①选择采购供应商 ②制定 采购合同 配合 审批 ③签订合同 签订合同 发出订单 ④收到订单 订单处理 ⑤跟踪订单 发货 配合 发现问题 配合解决 收款 办理付款 ⑧配合 结束 ⑨开具发票 参与考核 ⑥组织验货 ⑦处理问题 ⑩采购工作 考核 采购合同执行流程说明表 任务概要 采购合同执行 节点控制 相关说明 ① 采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求 ② 采购部会同法律顾问组织相关人员制定《采购合同》 ③ 采购部与供应商签订《采购合同》，双方代表签字盖章 ④ 供应商收到采购部的《采购订单》后，安排人员执行订单，组织备货和送货 ⑤ 采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货 ⑥ 采购部会同相关部门人员验收货物，填写《货物检验表》 ⑦ 采购部收到相关部门反馈的问题后，与供应商共同解决有问题的货物及处理其他相关的问题 ⑧ 财务部核查《货物验收单》、《采购订单》，确定应付款的具体数目 ⑨ 供应商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪 ⑩ 采购部管理人员对采购合同的执行情况进行评价，填写《采购执行工作评价表》 采购合同变更流程图 相关部门 采购部 供应商 总经理 采购部经理 开始 签订合同 签订合同 ①执行合同 ①执行 ②配合 ⑧审阅 新合同 审核 否 是 结束 是 ③合同执行情况记录 ④提出变更 要求 ⑤提出变更 要求 否 否 ⑥洽谈协商 洽谈协商 是否终止合同 ⑦修改合同 新合同执行 终止合同 确认 受理合同变更要求 采购合同变更流程说明表 任务概要 采购合同变更 节点控制 相关说明 ① 采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》 ② 质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合 ③ 采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容 ④ 公司相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求 ⑤ 供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》 ⑥ 采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商 ⑦ 合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款 ⑧ 修改后的《采购合同》交采购经理审核，若采购经理不批准，应返给采购部相关人员进行修改 ⑨ 根据实际情况，将修改后的《采购合同》继续提交给高层管理人员进行审批