某（集团）备用金管理办法

某（集团）有限公司 备用金管理办法 为了规范备用金使用，及时归集成本费用，加强备用金管 理，提高资金使用效率，制定此办法。 第一条 适用范围 本办法适用于公司机关部门及所属各单位。 第二条 备用金使用要求 ( 一 ) 本办法中的备用金是指公司安排的对公业务确实需 要临时由个人借用的资金，原则上职工因公出差所需的差旅费 等不得借用备用金。如需借用，必须报公司总经理批准。 ( 二 ) 严禁用备用金支付分包工程款、材料采购款、中介 机构费用等，此类款项的支付由业务部门按照合同或协议办理 付款申请(不得填制借款单),经相关审批流程后由财务部门直 接将款项付到相关收款单位。 因付款时尚未取得发票，财务部门先将此类业务在“预付 账款”或“其他应收款”中核算;同时需将此类业务建立相应 台账，以便督促业务部门相关人员及时取得发票予以核账。 ( 三 ) 工程项目部因未开立对公银行账户，需由项目部根 据项目工程量大小核定项目周转资金，报财务部审核和财务总 监审批。项目周转资金金额原则上不能超过5万元;如需超过5 万元的，须经公司总经理审批。 -1 - 项目周转资金用于不能通过对公银行账户转账的项目零星 支出。项目周转资金一旦使用完毕，可以及时向公司财务部申 请，但须附上一次项目周转资金的支出清单。 项目周转资金由项目部指定专人办理储蓄卡，专人负责保 管。该卡仅限用于项目周转资金的收支，不得用于与项目无关 的业务;卡的每笔往来必须与财务核算的每一笔收支保持一致; 卡中产生的利息必须入账。该资金在“其他应收款-个人往来” 中核算，款项性质选项目周转资金。 第三条 备用金的借支原则 (一)备用金借支实行一事一单，要严格按用途使用，不 得挪作他用。若需改变用途，应交回借款，重新办理借款手续。 擅自挪用的，将追究经办人员及相关领导责任。 ( 二 ) 前款不清，后款不借。 第四条 备用金申请流程 公司各部门需要借支备用金时，经办人员必须填写借款单， 写明借款部门、借款人姓名、借款用途、借款金额等内容，须 经部门负责人、主管领导、总经理、财务部负责人和财务总监 签批。财务依据签批后的借款单方可办理借款。 第五条 备用金核销要求 经办人员在工作任务完成后应及时办理备用金的报销手 续，原则上应当月借款当月报销。 第六条 备用金管理要求 -2- ( 一 ) 原则上谁借支谁报销，借款人与报销冲账人不一致 时，须有相关确认书。 ( 二 ) 公司员工调离、辞退、辞职或退休时，必须到财务 部门办理备用金清账手续。办理完备用金清账手续后，人力资 源部方可办理离职手续。 ( 三 ) 部门负责人为备用金报销及归还的第一责任人，必 须监督经办人及时办理相关报销和归还手续。 ( 四 )财务部于每月10 日前编制各部门备用金余额表。备 用金管理岗位会计负有监督管理责任。如有特殊情况不能按时 结清的，借款人须出具书面说明，由借款人所在部门负责人、 分管领导签字后报总经理审批。 ( 五 ) 对于长期挂账、屡次督促没有收回的备用金，备用 金管理岗位的会计出具书面报告，经财务部门负责人审批后将 借款拖欠情况反馈给人力资源部门，自当月起从借款人工资中 扣还，直至扣完为止。 第七条 本办法由建设公司财务部负责解释。 第八条 本办法从下发之日起执行。原《公司备用金管 理办法》(财字〔2011〕171号)作废。 公司办公室 2021年9月11日印发 -3-