模板&范本：企业公文处理办法范本.docx

公文处理管理办法第一章 总则第一条 为适应工作需要，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本办法本办法适用于公司各单位公文处理工作第二条 公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达公司的方针政策，公布规章制度、重要工作事项，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则第四条 总经办统筹管理全公司的公文处理工作；各二级人力资源部负责管理辖内各级机构的公文处理工作并进行业务指导和督促检查第二章 公文种类第五条 公文种类主要有：（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项　　（二）决定适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项　　（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员　　（四）通知适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项　　（五）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　　（六）报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问　　（七）请示适用于向上级单位请求指示、批准　　（八）批复适用于答复下级单位请示事项　　（九）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题　　（十）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项 　 （十一）制度适用于具有指导性与约束力的各种规章制度、章程、指引等十二）学习与研究适用于对公司领导讲话、优秀工作经验或做法的总结与分享　　（十三）工作简报适用于对重要工作的全面概括总结　　第三章 公文格式第六条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成　（一）份号公文印制份数的顺序号涉密公文应当标注份号　　（二）密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限　　（三）紧急程度公文送达和办理的时限要求根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”　　（四）发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。

联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称　　（五）发文字号由发文单位代字、发文类型、年份、发文顺序号组成联合行文时，使用主办单位的发文字号发文字号使用详见附件1　　（六）签发人上行文应当标注签发人姓名　　（七）标题由发文单位名称、事由和文种组成　　（八）主送单位公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称　　（九）正文公文的主体，用来表述公文的内容　　（十）附件说明公文附件的顺序号和名称　　（十一）发文单位署名署发文单位全称或者规范化简称　　（十二）成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期　　（十三）印章公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符　　（十四）附注公文印发传达范围等需要说明的事项　　（十五）附件公文正文的说明、补充或者参考资料　　（十六）抄送单位除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称　　（十七）印发单位和印发日期公文的送印单位和送印日期　　（十八）页码公文页数顺序号　　第七条 公文模板将根据公司实际需求制定。

第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定第四章 公文拟制第十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序　第十一条 公文起草应当做到：（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练四）文种正确，格式规范请示应当一文一事不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致第十二条 公文内容的审核主要由公文起草单位领导、条线分管领导进行审核，审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确二）内容是否符合公司政策及规章制度；是否完整准确体现拟文单位的意图；所提政策措施和办法是否切实可行三）涉及其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

五）其他内容是否符合公文起草的有关要求第十三条 公文起草单位正式呈报OA审批前，应将公文发总经办或分子公司人力资源部对字体格式等进行初核，需作进一步调整和修改的，退回起草单位并说明理由，由起草单位修改后再正式呈报OA审批第十四条 总公司对外报送或发布的公文必须由总裁或董事长审批签发；各分子公司对外报送或发布的公文、上行文必须由各分子公司一把手审批签发第五章 公文办理第十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档第十六条 收文定义收文指收进外部送达本单位的公务文书和各类材料，包括但不限于文件、、信函及其他文字资料文件类型如下：（一）各级党政机关、各股东单位对公司各单位下达的指示性、通知类等文件1.重要指示或对重要业务的批复、复函等；2.给予表彰嘉奖或行政责罚的通报、简报等；3.授予各类经营资质证书及相关文件等；4.各级党政机关、股东单位抄送公司各单位阅知的文件；5.各级公检法部门等发给公司各单位的裁决书、裁定书、决定书等法律文件；6.企事业单位、社团组织发出的邀请书、信函等文件7.文件注明由公司各单位领导签收的材料第十七条 收文原则 （一）接收外来文件原则上由总经办、各分子公司人力资源部统一收文并登记，根据文件内容、部门职责分工及公司领导批示分送相应单位归口办理，由归口办理单位履行必要的报批、请示、承办及归档程序。

二）各单位以公司名义向各主管机关等报送请示、报告、函后，对方的批复、复函等统一由总公司总经办、人力资源部签收、登记、存档与报批三）注明由公司领导签收的文件资料原则上应由本人启封，或受领导委托后方可代拆第十八条 收文程序（一）核对、签收对收到的公文要严格履行确认、清点、核对、检查等手续，确认来文收件方是否为本单位，文件内容是否完整，落款用章是否齐全，经确认无误后方可签收二）筛选、登记除对本单位工作无任何指导意义和参考价值的文件外，所有正式来文均应按公司制式登记表登记对于无标题文件应代拟出简要标题，收文号编号方式一般为“收文年月日+顺序号”三）报批、分发收文后应根据来文性质、重要程度、密级程度、时限要求等，选择相应的报文方式1.注明由公司领导接收的来文，应直接转送领导本人或其秘书；2.各级主管机构的重要来文，在公文流转系统上报领导批办；3.对于时效性较强的普通来文，可以邮件形式先发相关领导阅知并及时传达、落实有关领导的最新指示四）承办、督办经领导批办的来文，经办单位应抓紧办理，不得积压拖延，做到“特件特办、急件急办、平件快办”经办部门须及时向交办领导汇报办理的工作进度，并在规定时限内办理完毕。

五）办复、存档对于内容较为简单的来文，经办部门可口头回复来文单位对于内容较为复杂的来文，经办部门要审慎提出意见，并按程序报批公文后方可回复来文单位；来文办理完毕，应由收文单位在收文登记表上标注，注明反馈时限，写明落实情况，并将相关收文归档第十九条 发文定义 发文是指本单位发布的具有约束力和规范格式的公文，以及通过其他方式向外单位报送的具有约束力和规范格式的公文文件类型包括：（一）以单位或部门名义行文二）通过内部邮件系统发布，仅供内部一定范围人员知晓的会议纪要、通知、决议、函等公文三）以各单位名义向相关主管部门报送的请示、报告、函等公文四）以各单位名义向股东单位发送的各类公文 （五）以各单位公司领导名义向外部单位发出的信函第二十条 发文程序 （一）签发发文前各单位须按公文审批规程呈报拟发文稿，由相关领导签发后方可进入制发程序二）复核公文审批完毕后，经办人应对拟发公文各审批节点意见进行认真阅读，对领导同意发文的最终呈报件核对无误后，将公文审批件的办文编号及公文，通过邮件发送至本单位发文责任人，并应通过或邮件等方式进行提醒、催办发文责任人经办人提供错误文稿版本或未及时督办发文责任人而对发文工作造成不良影响或被动的，经办人应承担相应责任； 发文责任人接到发文提示后，应对审批件和拟发公文再进行审核，内容包括：符合公文审批规程、领导审批意见、公文格式、审批内容与拟发公文内容一致等，符合上述要求的公文方可发文，不符合要求的公文不得擅自发文，并有权退回经办人。

（三）用印 经办人填写电子版印章使用登记表，并邮件发送至本单位印章管理员和发文责任人处，印章管理员收到拟发文稿和印章使用登记表后，根据公司印章管理规定，对文稿的公文格式、签发程序、领导审批意见等信息进行复核，确认后方可用印四）登记以总公司/分子公司或公司领导名义向各外部单位发送的请示、报告、函等正式文件在用印后，由经办人将归档文件转给本单位发文责任人在制式登记表中登记五）发文无论是对内或是对外发文，统一由总经办、人力资源部办理经办人是跟踪督办文件的第一责任人，中间各环节要配合做好衔接与信息反馈工作，确保文件传递准确、安全、及时 （六）存档发文的相关文档应做归档处理 第六章 处罚措施第二十一条 公文经办人如违反下列规定的，应当予以通报批评的处分一）公文种类选择错误；（二）公文拟稿格式、内容、用语不规范，出现文字、数字等明显错误或常识性错误的；（三）公文流转路径设置错误；分公司上报至总公司公文未合理设置机构文秘及总部机要秘书节点；（四）公文呈报违反“一事一报”的原则或报告中夹带请示事项；（五）收文或发文不及时；（六）不跟进或不及时跟进公文审批进度的；(七) 对外报文完成后不及时向需求部门反馈的。

第二十二条 公文经办人违反下列规定，应当予以警告或者降职降级的处分，其直接上级领导以及其所在机构或者部门负责人应当视管理责任予以通报批评或警告处分一）未经审批擅自对外发布或报送公文的；（二）不按公文要求，对承办事项不及时办理或不反馈不汇报的；（三）公文内容出差重大错误或严重失实导致公司被主管部分处罚或遭受经济或者声誉损失的；（四）泄漏公司机密公文内容；（五） 其他违反本规定或相关规定，给公司造成重大不良影响或损失的第七章 附则第二十三条 本办法由总经办负责。