
公文写作培训班材料.ppt
36页安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 公文写作基本知识安徽移动通信有限责任公司滁州分公司公文写作公文写作n一、目前公文处理中的一些问题一、目前公文处理中的一些问题n二、公文格式和行文规则二、公文格式和行文规则n三、几种主要公文写作要点三、几种主要公文写作要点n四、四、部分公文常用语部分公文常用语n五、印章使用与管理五、印章使用与管理安徽移动通信有限责任公司滁州分公司一、目前公文处理中的一些问题目前公文处理中的一些问题 ((1 1))对对公公文文的的严严肃肃性性重重视视不不够够,,起起草草和和处处理理公公文文中中存存在在一一定定的的随随意意性性,,表表述述不不准准确确,,认认为为只只要要把把意意思思说说个个““大大概概和和差差不不多多””就行了,用语不规范,比较口语化,有病句和错字就行了,用语不规范,比较口语化,有病句和错字 ((2 2))公公文文文文种种选选择择不不当当或或自自创创公公文文文文种种如如““关关于于……的的申申请请””、、““关关于于....处处理理意意见见””或或者者直直接接将将汇汇编编、、制制度度、、办办法法作作为为正正文文下下发发 ((3 3))““请示请示””与与““报告报告””不分,甚至用不分,甚至用““请示报告请示报告””。
((4 4))附附件件标标注注不不完完整整,,只只写写一一个个文文号号,,没没有有附附件件材材料料的的全全称称;;附附件件顺顺序序号号前前后后不不一一致致正正文文之之后后,,成成文文之之前前注注明明附附件件顺顺序序和和名称),开头空两格,末尾不加标点名称),开头空两格,末尾不加标点安徽移动通信有限责任公司滁州分公司一、目前公文处理中的一些问题目前公文处理中的一些问题 (5 5))““请请示示””主主送送机机关关为为““省省公公司司””,,末末尾尾抄抄送送中中还还有有““省省公公司司××××部部门门””,,违违背背了了““请请示示””的的写写作作原原则则有有的的主主送送应应该该是是省省公公司司的的,,却直接送部门却直接送部门 ( (6 6)公文的排版不规范字体型号、大小;段落起头不空格公文的排版不规范字体型号、大小;段落起头不空格 标题是系统自动生成的标题是系统自动生成的, ,正文采用四号仿宋体正文采用四号仿宋体. . ((7 7))抄抄送送栏栏填填写写不不规规范范::自自己己增增加加““抄抄报报””抄抄送送单单位位顺顺序序不不当当,,没有遵循先外后内、先大后小的原则没有遵循先外后内、先大后小的原则. . ((8 8))报报送送省省公公司司的的文文件件要要区区分分报报““省省公公司司””和和省省公公司司办办公公室室””的的情情况,有时出现错发。
况,有时出现错发 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司二、公文格式和行文规则二、公文格式和行文规则 ( (一一) )公文标题公文标题 1 1、标题文字力求准确、简要,不要太罗嗦标题文字力求准确、简要,不要太罗嗦 2 2、、转转发发中中,,标标题题尽尽量量避避免免使使用用重重复复用用语语和和相相同同的的公公文文种种类类,,比比如如““关关于于转转发发《《关关于于……通通知知》》的的通通知知””,,可可简化为简化为““转发《关于转发《关于……的通知》的通知》”” (二)序列号的写法 (二)序列号的写法 现现在在一一些些公公文文起起草草中中,,随随意意性性大大公公文文中中结结构构层层次次序序数数的的写写法法一一般般按按下下列列顺顺序序排排列列::第第一一层层为为““一一””,,第第二二层为层为““(一)(一)””,第三层为,第三层为“1”“1”,第四层为,第四层为““((1 1))” ” 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司二、二、 公文格式和行文规则公文格式和行文规则n (三)联合行文(三)联合行文 1 1、主办单位排列在前。
主办单位排列在前 2 2、联合行文只标注主办单位发文字号联合行文只标注主办单位发文字号 3 3、上行文应标明签发人姓名,联合行文要同时注明、上行文应标明签发人姓名,联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名联合发文机关的签发人姓名 4 4、成文日期以领导签发的日期为准;联合行文,以、成文日期以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准最后签发单位领导的签发日期为准 5、、联联合合行行文文必必须须经经联联合合行行文文单单位位所所有有负负责责人人一一一一签签署署并并一一一一签签印印方方有有效效,,印印章章顺顺序序应应与与文文头头顺顺序序吻吻合合,,最最后一枚印章骑盖发文时间一般由主办单位先签署意见后一枚印章骑盖发文时间一般由主办单位先签署意见 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 二、二、 公文格式和行文规则公文格式和行文规则 (四)正确引用公文(四)正确引用公文 引引用用公公文文应应注注明明发发文文时时间间、、机机关关、、标标题题和和文文号号,,缺缺一一不不可可并并且且要要按按照照一一定定的的顺顺序序,,即即::发发文文时时间间、、机机关、标题、文号的顺序,文号以括号括起来。
关、标题、文号的顺序,文号以括号括起来 如如::根根据据20052005年年3 3月月3 3日日省省公公司司《《关关于于…………》》((安安移移动动办办[2005]2[2005]2号号))才才是是正正确确的的当当同同一一公公文文重重复复引引用用可可作必要的省略 作必要的省略 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司二、二、 公文格式和行文规则公文格式和行文规则 (五)数字的用法(五)数字的用法 公公文文中中的的数数字字,,除除成成文文日日期期、、部部分分结结构构层层次次序序数数和和在在词词、、词词组组、、惯惯用用语语、、缩缩略略语语、、具具有有修修辞辞色色彩彩语语句句中中作作为为词词素素的的数数字字必必须须使使用用汉汉字字外外,,应应当当使使用用阿阿拉拉伯伯数字 (六)需要抄送的公文(六)需要抄送的公文 各各县县((市市))分分公公司司的的重重要要行行文文,,应应同同时时抄抄送送市市公公司司或或主主管管部部门门;;向向地地方方政政府府及及其其部部门门请请示示、、商商洽洽工工作作,,可可以以分分公公司司名名义义行行文文,,但但需需同同时时抄抄报报市市公公司司,,重重要要事事项应先请示市公司之后再向地方政府及其部门行文。
项应先请示市公司之后再向地方政府及其部门行文安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 二、公文格式和行文规则二、公文格式和行文规则 (七)公司文件和部门文件(七)公司文件和部门文件 1 1、、公公司司与与外外部部同同级级单单位位可可以以联联合合行行文文公公司司部部门门依依据据职职权权可可以以相相互互行行文文和和向向下下级级公公司司及及其其相相关关业业务务部部门门行行文文,,但但仅仅限限于于““部部门门文文件件””版版头头,,并并应应严严格格控控制制数数量量重重要要工工作作应应以以公公司司名名义义行行文文部部门门之之间间不不得得联联合合行行文文,,涉涉及及两两个个及及以以上上部部门门的的事事项项采采用用会会签签方方式式, , 公公司司各各部部门门不不得得与与公公司司外外部部单单位位和和部部门门联联合合行行文文为为了了避避免免部部门门发发文文版版头头混混用用的的不规范现象,现取消不规范现象,现取消““部门通知部门通知””和和““部门函部门函””版头 2 2、、公公文文内内容容涉涉及及其其他他部部门门职职权权范范围围的的,,主主办办部部门门须须提提交交相相关关部部门门进进行行会会签签。
会会签签单单位位负负责责人人应应认认真真审审阅阅文文稿稿,,明明确确提提出出会会签签意意见见,,不不得得签签署署““已已阅阅””未未经经协协商商一一致致,,不不得得要要求求以以公公司司名名义义行行文文或或各各自自行行文安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 二、公文格式和行文规则公文格式和行文规则 (八)其他(八)其他 1 1、、末末尾尾不不要要画画蛇蛇添添足足,,写写日日期期、、公公司司名名称称,,系系统统会会自动生成自动生成 2 2、、段段落落抬抬头头要要空空两两格格、、不不要要使使用用硬硬回回车车、、不不要要使使用用黑体字、下划线、不要使用黑体字、下划线、不要使用WORDWORD自动生成的序号自动生成的序号 3 3、要注意公文、要注意公文““秘密等级秘密等级””、、““紧急程度紧急程度””的使用安徽移动通信有限责任公司滁州分公司三、几种主要公文写作要点三、几种主要公文写作要点n公文常见的开头和结尾公文常见的开头和结尾n请示请示n报告报告n通知通知n函函n会议纪要会议纪要安徽移动通信有限责任公司滁州分公司公文常见的开头和结尾公文常见的开头和结尾 一般而言,公文开头应开门见山、切忌无端一般而言,公文开头应开门见山、切忌无端““戴帽戴帽””,空洞乏味。
空洞乏味 ( (1)1)根据式根据、遵照、按照作为语言标志,说根据式根据、遵照、按照作为语言标志,说明发文的权威性明发文的权威性 ( (2)2)目的式让大家明白为什么发文让大家明白为什么发文 ( (3)3)原因式由于、随着、鉴于由于、随着、鉴于 ( (4)4)引文式转发、印发文件时用的多转发、印发文件时用的多 ( (5)5)时间式安徽移动通信有限责任公司滁州分公司公文常见开头和结尾公文常见开头和结尾((1)1)总结式综上所述综上所述2)2)展望式工作总结和报告中常用工作总结和报告中常用3)3)警告式如有违反者如有违反者4)4)要求式希遵照执行希遵照执行5)5)固定式妥否,请批示妥否,请批示””、、““特此通知特此通知””安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 请示 请示适用于向上级机关请求指示、批准请示属请示适用于向上级机关请求指示、批准请示属上行文请示产生于事前,不可上行文请示产生于事前,不可“先斩后奏先斩后奏” 请示分为: 请示分为: 请求审批事项请示 请求审批事项请示 请求解决问题请示 请求解决问题请示 请求指示、答复性请示 请求指示、答复性请示安徽移动通信有限责任公司滁州分公司请示写作时需要注意的问题请示写作时需要注意的问题1、主送一个机关。
切忌多头主送,以免造成误会而贻误工作2、不可越级行文请示必须逐级报送,若因情况特殊必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关3、一文一事不可将两个以上互不相干的问题放在一起,以免因其中一件事不能解决而将整个请示搁置下来4、与报告分开,不可混用请示的语气必须谦恭,不能以决定的口吻说话,只能写“拟”怎么办,不能写“决定”怎么办5、不送领导者个人,必须标明联系人的姓名和 6、为了提高解决问题的效果,有的请示可提出两个或两个以上的解决问题的方案,并表示倾向性意见安徽移动通信有限责任公司滁州分公司请示与报告区别请示与报告区别 1 1、、从从公公文文处处理理上上讲讲,,最最大大区区别别是是,,报报告告属属阅阅件件,,请请示示属属办办件件;;报报告告一一般般不不需需要要办办理理、、回回复复,,请请示示则则应应办办理批复,要有回音理批复,要有回音 2 2、、从从功功能能上上讲讲,,报报告告主主要要是是向向上上级级机机关关汇汇报报情情况况、、反反映映问问题题、、提提出出建建议议,,供供上上报报机机关关决决策策参参考考;;请请示示则则主要要求上报机关给予指示、解决困难、答复问题主要要求上报机关给予指示、解决困难、答复问题。
安徽移动通信有限责任公司滁州分公司通通 知知 1 1、通知属于知照体公文,使用频率最高,适应性最、通知属于知照体公文,使用频率最高,适应性最广 2 2、通知种类:印发、批转、转发性通知(省公司文、通知种类:印发、批转、转发性通知(省公司文件)、指示性通知(关于进一步加强事务件)、指示性通知(关于进一步加强事务性通知、会议通知、任免通知性通知、会议通知、任免通知安徽移动通信有限责任公司滁州分公司通知写作时需要注意的问题通知写作时需要注意的问题 1、、印发、批转、转发类通知,印发、批转、转发的对印发、批转、转发类通知,印发、批转、转发的对象是通知的主体象是通知的主体 2、、印印发发类类通通知知常常见见的的印印发发对对象象有有::办办法法、、工工作作要要点点、、方方案、规划、计划、领导讲话等案、规划、计划、领导讲话等 3、、指指示示性性通通知知的的显显著著要要点点是是不不要要求求面面面面俱俱到到,,着着重重点点放放在把上级指示要求与本单位实际相结合上,不能照搬照抄在把上级指示要求与本单位实际相结合上,不能照搬照抄安徽移动通信有限责任公司滁州分公司通知写作时需要注意的问题通知写作时需要注意的问题 4、、事事务务性性通通知知,,需需要要注注意意的的是是::当当告告知知对对象象是是一一个个同同级级或或不不相相隶隶属属机机关关时时,,一一般般用用函函;;当当告告知知对对象象是是多多个个同同级级或或不不相相隶隶属属机机关关,,特别是同时告知下级机关时,一般用通知。
特别是同时告知下级机关时,一般用通知 5、事务性通知:关键要考虑周全,避免丢三拉四事务性通知:关键要考虑周全,避免丢三拉四6 6、、任任免免通通知知首首要要的的是是要要明明确确干干部部管管理理权权限限,,明明确确任任免免程程序序,,不不符合程序越权下发任免通知即属行文事故符合程序越权下发任免通知即属行文事故 7、、任任免免通通知知职职务务必必须须使使用用单单位位规规范范称称谓谓全全称称,,晋晋升升职职务务的的,,前前任职务自然免除,平级调整的一般要同时免去原职务任职务自然免除,平级调整的一般要同时免去原职务 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 报报 告告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见、报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见、建议、答复咨询、报送材料等使用的公文文种建议、答复咨询、报送材料等使用的公文文种 报告一般可以分为四类: 报告一般可以分为四类: 汇报工作类 汇报工作类 反映情况类 反映情况类 答复咨询类 答复咨询类 报送材料类 报送材料类安徽移动通信有限责任公司滁州分公司汇报工作类报告汇报工作类报告一、正文开头部分:概括说明总体情况,开宗明义,然一、正文开头部分:概括说明总体情况,开宗明义,然 后用后用“现将有关工作情况报告如下现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下等惯用语引起下文。
文二、工作情况和成绩:按照时间顺序或问题的几个方面,二、工作情况和成绩:按照时间顺序或问题的几个方面,也可兼用也可兼用三、主要经验和教训三、主要经验和教训四、存在的问题和不足四、存在的问题和不足五、今后的打算五、今后的打算安徽移动通信有限责任公司滁州分公司反映情况类报告 反映情况类报告,一般要包含以下几个部分内容:反映情况类报告,一般要包含以下几个部分内容: 1、、汇汇报报发发生生的的情情况况并并作作客客观观的的分分析析应应当当把把情情况况发发生生的的时时间间、、地地点点、、情情节节、、当当事事人人等等写写清清楚楚,,并并分分析析这这些情况发生的原因、性质和造成的影响些情况发生的原因、性质和造成的影响 2、报告处理结果和处理打算报告处理结果和处理打算安徽移动通信有限责任公司滁州分公司答复咨询类报告、报送材料类报告答复咨询类报告、报送材料类报告 答答复复咨咨询询类类报报告告::正正文文开开始始应应引引述述上上级级机机关关来来文文和和要求,结尾一般用要求,结尾一般用“特此报告特此报告”作结 报报送送材材料料类类报报告告::用用于于向向上上级级机机关关报报送送文文件件、、材材料料等等。
此此类类报报告告的的引引语语一一般般很很简简短短,,只只用用一一二二句句话话说说明明报报送送的的缘缘由由及及其其名名称称即即可可报报送送的的内内容容应应视视为为正正文文,,不能作为附件对待不能作为附件对待安徽移动通信有限责任公司滁州分公司会议纪要 用来传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位用来传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行的纪实性公文会议纪要不用印,会共同遵守、执行的纪实性公文会议纪要不用印,会议纪要应由主持人签发议纪要应由主持人签发 作用:作用: 1 1、上呈,向上级汇报会议情况,以便及时、上呈,向上级汇报会议情况,以便及时 得到指导得到指导 2 2、平发或下发,传达会议精神,要求大 、平发或下发,传达会议精神,要求大 家共同执行家共同执行 3 3、检查贯彻会议精神的主要依据检查贯彻会议精神的主要依据 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司会议纪要写作需要注意的几个问题会议纪要写作需要注意的几个问题 1、、会会议议纪纪要要要要正正确确集集中中会会议议意意见见。
没没有有取取得得一一致致意意见见的的,,一一般般不写入纪要但对少数意见中的合理部分,也要注意吸收不写入纪要但对少数意见中的合理部分,也要注意吸收 2、、会会议议纪纪要要用用“会会议议”作作主主语语,,即即“会会议议听听取取了了、、会会议议讨讨论论了、会议认为、会议指出、会议强调、会议议定、会议确定了、会议认为、会议指出、会议强调、会议议定、会议确定” 3、、专专题题会会议议纪纪要要为为简简化化会会议议概概括括部部分分,,一一般般以以“有有关关部部门门负负责责同同志志”参参加加了了会会议议,,概概括括参参会会人人员员,,在在纪纪要要正正文文结结束束后后空空一一行行列出列出“参会单位、人员名单参会单位、人员名单”安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 函函 函是平行或不相隶属机关之间用来商洽工作、询函是平行或不相隶属机关之间用来商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准时使用的公问和答复问题,向有关主管部门请求批准时使用的公文函的使用范围十分广泛函的使用范围十分广泛 正确认识 正确认识““函函””的效力函函””作为主要文种之作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力,它并不是普通意义上的非正式函件。
法定效力,它并不是普通意义上的非正式函件 目前限于使用公司函目前限于使用公司函 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司函的种类 申请函相当于请示,不同之处是用于不相隶属机申请函相当于请示,不同之处是用于不相隶属机关;关; 商洽函用于对不相隶属机关之间商洽工作; 商洽函用于对不相隶属机关之间商洽工作; 答复函用于对不相隶属机关申请函予以答复; 答复函用于对不相隶属机关申请函予以答复; 知照函用于告知不相隶属机关有关事项 知照函用于告知不相隶属机关有关事项 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司函的写作要点函的写作要点1 申申请请函函的的结结束束语语一一般般用用“请请函函复复”,,而而不不用用“请请批批复复”;;答答复复函函的的结结束束语语应应用用“特特此此函函复复”,,而而不不用用“特特此此批批复复”函函中中常常用用语语还还有有“函函告告”等等,,一一般般不不用用“报报告告”、、“汇报汇报”等2 函函的的语语言言要要体体现现平平等等坦坦诚诚的的精精神神,,恳恳切切得得体体,,简简洁洁朴朴实,不可盛气凌人。
实,不可盛气凌人3 函函的的形形式式多多样样,,不不拘拘一一格格,,但但一一般般来来说说,,应应一一函函一一事事,,不宜一函数事函的篇幅一般都比较短不宜一函数事函的篇幅一般都比较短安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 四、四、 部分公文常用语部分公文常用语 公文用语特点公文用语特点n准确凝炼:最准确的语言、最精练的文字,避免发生准确凝炼:最准确的语言、最精练的文字,避免发生歧义,不使用模棱两可的词语歧义,不使用模棱两可的词语n庄重平实严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法庄重平实严肃、不使用夸张、比喻等修辞手法建议巨大、最、非常、极其少用)(建议巨大、最、非常、极其少用)n规范简洁涉及数字、计量单位、标点符号要规范规范简洁涉及数字、计量单位、标点符号要规范用词、提法应与国家提法相一致用词、提法应与国家提法相一致安徽移动通信有限责任公司滁州分公司四、部分公文常用语四、部分公文常用语 公公文文有有公公文文的的特特点点,,多多年年来来已已经经形形成成了了一一些些约约定定俗俗成成的的用用语语,,恰恰当当运运用用这这些些词词语语,,可可以以使使公公文文更更加加规规范,也更象是公文,而不是一般的普遍文章。
范,也更象是公文,而不是一般的普遍文章 (一)(一) 敬语:多用于公文的开头或结尾处敬语:多用于公文的开头或结尾处 通用的敬语:请 通用的敬语:请 上行文敬语:呈送、报请 上行文敬语:呈送、报请 平行机关之间敬语:拟 平行机关之间敬语:拟安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 四、部分公文常用语四、部分公文常用语 (二)开端用语:(二)开端用语: 据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着 据、根据、查、奉、兹、按照、遵照、鉴于、随着 (三)期请用语:表示某种期望和请求 (三)期请用语:表示某种期望和请求 请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、 请、敬请、恳请、即请、提请、报请、拟请、希、望、希望、盼、切盼希望、盼、切盼 安徽移动通信有限责任公司滁州分公司四、部分公文常用语四、部分公文常用语 (四)承启用语:(四)承启用语: “ “根据根据…………特作如下决定特作如下决定””、、““为了为了…………提出如下意见提出如下意见”” (五)表态用语: (五)表态用语: 表表示示作作者者意意见见、、态态度度,,如如::应应、、应应该该、、照照此此办办理理、、遵遵照照执行、组织实施、贯彻落实。
执行、组织实施、贯彻落实 模模糊糊一一点点的的有有::原原则则同同意意、、原原则则批批准准、、似似应应、、拟拟同同意意、、参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理参照执行、供参考、可借鉴、酌情处理安徽移动通信有限责任公司滁州分公司 四、部分公文常用语四、部分公文常用语 (六)征询用语:(六)征询用语: 用用于于上上行行文文或或平平行行文文的的结结尾尾,,如如::当当否否、、可可否否、、妥妥否、如有不当、如无不妥、如有不妥否、如有不当、如无不妥、如有不妥 (七)引叙用语: (七)引叙用语: 收、悉、接、收悉、近收、近接、前收、前接收、悉、接、收悉、近收、近接、前收、前接 (八)结尾用语: (八)结尾用语: 如如请请示示::以以上上请请示示当当否否,,请请批批复复现现在在有有些些用用感感叹号,不妥)叹号,不妥) “ “以上报告如有不当,请指示以上报告如有不当,请指示安徽移动通信有限责任公司滁州分公司五、印章使用与管理关于用印审批程序,省公司是这样规定的:关于用印审批程序,省公司是这样规定的:1 1、、使使用用安安徽徽移移动动通通信信有有限限责责任任公公司司滁滁州州分分公公司司章章::公公文文用用印印凭凭公公司司领领导导签签发发为为依依据据;;其其他他文文件件材材料料需需盖盖公公司司印印章章的的,,须须填填写写用用印印登登记记单单并并经经公公司司主主管管领领导导批批准准后后方可用印。
重要事项需经公司总经理批准方可用印重要事项需经公司总经理批准2 2、需使用公司总经理印签的:应经本人批准需使用公司总经理印签的:应经本人批准3 3、使用部门印章:须经部门主管领导审批后方可用印、使用部门印章:须经部门主管领导审批后方可用印安徽移动通信有限责任公司滁州分公司本资料来源更多资料请访问精品资料网更多资料请访问精品资料网(www shu )安徽移动通信有限责任公司滁州分公司本资料来源更多资料请访问精品资料网更多资料请访问精品资料网(www shu )。
