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酒店客人投诉处理方法技巧培训 酒店客人投诉的处理方法和技巧培训 服务是酒店的主要产品,酒店通过销售服务、设施而赢利来宾与酒店的关系是买和卖的关系,也是被服务与服务的关系到店来宾以双方商定的价格来购买特定的服务产品,从而满意自身在物质上和精神上的需要当来宾认为所付出的费用与得到的服务产品质量不成正比,即认为所购买的酒店产品非所值时,就会产生投诉 一、正确熟悉来宾投诉行为 客人投诉不仅仅意味着客人的某些需要未能得到满意,实际上,投诉也正是客人对酒店、对酒店员工服务工作质量和管理工作质量的一种劣等评价任何酒店任何员工都不期望有来宾投诉自己的工作,这是人之常情然而,即使是世界上最负盛名的酒店也会遇到客人投诉成功的酒店擅长把投诉的消极面转化成积极面,通过处理投诉来促动自己不断工作,防止投诉的再次发生正确熟悉来宾的投诉行为,就是不仅要看到投诉对酒店的消极影响,更重要的是把握投诉所隐含的对酒店的有利因素,变被动为主动,化消极为积极 1、投诉是基层管理工作质量和效果的晴雨表,是提高基层管理质量的推动力 对第一线服务而言,基层管理的主要对象是服务员在服务现场的工作质量;对后勤;部门而言,基层管理的主要对象为协同前线部门,确保酒店产品的整体质量符合要求,无论前线或后勤部门,都通过自己的工作与来宾产生直接或间接的沟通,是客人心目中的“酒店代表”。

从前台部的行李员、接待员、总机接线生,到客房部的服务员、工程部修理人员、保安部保安员;从餐厅咨客、服务员到厨房各工序员工,到管事部、洗涤部各岗位人员,他们的工作态度、工作效率、服务质量和效果直接影响到客人投诉行为的产生 来宾投诉行为实际上是酒店基层管理质量的晴雨表,通过投诉,酒店可以准时发觉自己发觉不了的工作漏洞;通过投诉,酒店可以准时发觉自己发觉不了的工作漏洞;通过投诉,可以鞭策酒店准时堵塞漏洞、对症下药,解决可能是长期以来一直存在着的严重影响酒店声誉的工作质量问题即使是客人的有意挑剔、无理取闹,酒店也可以从中吸取教训,为提高经营管理质量积累经验,使制度不断完善,服务接待工作日臻完美来宾直接向酒店投诉,给酒店供应了挽回自身声誉机会来宾在酒店消费过程中不满、埋怨、遗憾、生气动怒时,可能投诉,也可能不愿去投诉不愿投诉的客人可能是不习惯以投诉方式表达自己的意见,他们宁愿忍受当前的境况;另一种可能是认为投诉方式并不能帮助他们解除、摆脱当前不满状况,得到自己应当得到的,一句话,投诉没有用还有一种可能是怕麻烦,认为投 诉将铺张自己时间,使自己损失更大这些客人尽管没有去投诉,但他们会在酒店通过其他途径来进行宣泄:或自我告诫,以后不再到该酒店消费;或向新朋好友诉说令人不快的消费经历。

而这一切,意味着酒店将永久失去这位客人,酒店就连向客人赔礼的机会也没有了在以投诉方式表达自己意见的客人中,也存在着几种不同的详细方式: 直接向酒店投诉这类客人认为,是酒店令自己不满,是酒店未能满意自己的要求和愿望,因此,直接向酒店投诉能尽量争取挽回自身的损失不向酒店而向旅行代理商、介绍商投诉选择这种投诉渠道的往往是那些些由旅行代理商等介绍而来的客人,投诉内容往往与酒店服务态度、服务设施的齐全、配套状况及消费环境有关在这些客人看来,与其向酒店投诉,不如向旅行代理商投诉对自己有利,前者既费劲而往往徒劳向消费者委员会一类的社会团体投诉这类客人期望利用社会舆论向酒店施加压力,从而使酒店以积极的态度去解决当前的问题向工商局、旅游局等有关政府部门投诉运用法律诉讼方式起诉酒店站在维护酒店声誉的角度去看待客人投诉方式,不难发觉,客人直接向酒店投诉是对酒店声誉影响最小的一种方式酒店接受客人投诉能掌握有损酒店声誉的信息在社会上传播,防止政府主管部门和公众对酒店产生不良印象 从保证酒店长远的角度动身,酒店接受客人投诉能防止因个别客人投诉而影响到酒店与重要客户的业务关系,防止因不良信息传播而造成的对酒店潜在客户、客人的误导。

直接向酒店投诉的客人不管其投诉的原因、动机如何,都给酒店供应了准时作出补救、保全声誉的机会和作周全应对的预备的余地正确熟悉客人投诉对酒店经营管理的积极面,为正确处理客人投诉奠定了基础对客人投诉持欢迎态度,“亡羊补牢”也好,“见贤思齐”也罢,总之,“闻过则喜”应成为酒店接待客人投诉的基本态度 二、基层管理中的投诉类型 酒店受理客人投诉的主要场所在前台和餐厅不少酒店客房和餐饮的营业收入是整所酒店经营收入的两大支柱,前台、客房部和餐饮部接待的客人人数比例较大,因此,投诉客人多为住客、食客,投诉场所多在前台、餐厅是合乎常理的前台和餐厅是酒店直接对客人服务的营业场所,食客对食品质量的投诉往往是通过餐厅而 非厨房,住客对客房设施的投诉往往是通过前台而非工程部,因此,前台、客房和餐厅的基层管理人员尤其需要了解投诉客人的心理活动,以便运用投诉处理技巧,妥当处理投诉 客人投诉往往是因为酒店工作上的过失或酒店与来宾双方的误会、不可抗拒力或某些客人的别有专心等因素而造成的 就客人投诉内容不同,可分为: 1、对酒店某工作人员服务态度的投诉 对服务员服务态度优劣的甄别评定,虽然依据不同消费经验、不同个性、不同心境的来宾对服务态度的敏感度不同,但评价标准不会有太大差异。

敬重需要剧烈的客人往往以服务态度欠佳作为投诉内容,详细表现为: 服务员待客不主动,给客人以被冷落、怠慢的感受 服务员待客不热忱,表情生硬、呆滞甚至冷淡,言语不亲切 服务员缺乏修养,动作、语言粗俗,无礼,挖苦、嘲笑、辱骂客人 服务员在大庭广众中态度咄咄逼人,使客人感到尴尬 服务员无依据地乱怀疑客人行为不轨 2、对酒店某项服务效率低下的投诉 假如说以上投诉是针对详细服务员的,那么,以下内容的投诉则往往是针对详细的事件而言的如餐厅上菜、结帐速度太慢;前台入住登记手续繁琐,客人待候时间太长;邮件迟迟送达,耽搁客人大事等在这方面进行投诉的客人有的是急性子,有的是要事在身,有的确因酒店服务效率低而蒙受经济损失,有的因心境不佳而借题发挥 3、对酒店设施设备的投诉 因酒店设施设备使用不正常、不配套、服务项目不完善而让客人感觉不便也是客人投诉的主要内容如客房空调掌握、排水系统失灵,会议室未能配备所需的设备等 4、对服务方法欠妥的投诉 因服务方法欠妥,而对客人造成伤害,或使客人蒙受损失如夜间大堂地面打蜡时不设护栏或标志,以致客人摔倒;客人延期住宿总台催交房费时客人理解为服务员暗指他意在逃帐;因与客人意外碰撞而烫伤客人等。

5、对酒店违约行为的投诉 当客人发觉,酒店曾经作出的承诺未能竞现,或货不对板时,会产生被哄骗、被愚弄、不公正的愤慨心情如酒店未实践赐予优待的承诺,某项酒店接受的委托代办服务未能按要求完成或过时不复等 6、对商品质量的投诉 酒店出售的商品主要表现为客房和食品客房有异味,寝具、食具、食品不洁,食品未熟、变质,怀疑酒水假冒伪劣品等,均可能引起投诉 7、其他(酒店方面的原因) 服务员行为不检、违反有关规定 (如向客人索要小费),损坏、遗失客人物品;服务员不熟识业务,一问三不知;客人对价格有争议;对四周环境、治安保卫工作不满足;对管理人员的投诉处理有异议等 酒店方面的原因: 酒店方面的原因主要表现为消费环境、消费场所、设施设备未能满意客人的要求;员工业务水平低,工作不称职,工作不负责任,岗位责任混乱,经常出现工作过失;部门间缺乏沟通和协作精神,管理人员督导不力;对客人敬重程度不够;服务指南、宣传手册内容陈旧、说明不详实等 客人方面的原因: 客人方面的原因表现为对酒店的期望要求较高,一旦现实与期望相去太远时,会产生绝望感;对酒店宣传内容的理解与酒店有分歧;个别客人对酒店工作过于挑剔等。

客人投诉时的表达方式一般分为: 1、理智型 这类客人在投诉时心情显得比较压抑,他们力图以理智的太度、平和的语气和精确清楚的表达向受理投诉者陈述事件的经过及自己的看法和要求,擅长摆道理这类人的个性处于成人自我状态 2、火爆型 这类客人很难抑制自己的心情,往往在产生不满的那一刻就高声呼喊,言谈不加修饰,一吐为快,不留余地动作有力迅捷,对支吾其词、拖拉应付的工作作风深恶痛绝,期望能干脆利落地彻底解决问题 绝望痛心型 心情起伏较大,时而愤慨,时而遗憾,时而厉声质询,时而摇头叹息,对酒店或事件深深绝望,对自己遭受的损失痛心不已是这类客人的显著特征这类客人投诉的内容多是自以为无法忍耐的,或是期望通过投诉能达到某种程度的补偿 1、投诉处理的原则与程序 坚持“来宾至上”的服务宗旨,对客人投诉持欢迎态度,不与客人争吵,不为自己辩护接待投诉客人,受理投诉,处理投诉,这本身就是酒店的服务项目之一假如说客人投诉的原因总是与服务质量有关的话,那么,此时此刻代表酒店受理投诉的管理人员真诚地听取客人的意见,表现出愿为客人排忧解难的诚意,对绝望痛心者款言劝慰,深表同情,对脾气火爆者豁达礼让、理解为怀,争取完满解决问题,这本身就是酒店正常服务质量的呈现。

假如说投诉客人都期望获得补偿的话,那么,在投诉过程中对方能以最佳的服务态度对待自己,这对通情达理的客人来说,也算得上是某种程度的补偿 2、处理投诉要留意兼顾客人和酒店双方的利益 管理人员在处理投诉时,身兼两种角色:首先,他是酒店的代表,代表酒店受理投诉因此,他不可能不考虑酒店的利益但是,只要他受理了来宾的投诉,只要他仍旧在此岗位工作,他也就同时成为了客人的代表,既是代表酒店同时也是代表客人去调查事件的真相,给客人以合理的解释,为客人追讨损失赔偿 客人直接向酒店投诉,这种行为反映了客人相信酒店能公正妥当解决当前问题为回报客人的信任,以实际行动鼓舞这种“要投诉就在酒店投诉”的行为,管理人员必需以不偏不倚的态度,公正地处理投诉 1、对投诉的快速处理程度 专注地倾听客人诉说,准精确领会客人意思,把握问题的关键所在确认问题性质可按本程度处理 必要时察看投诉物,快速作出推断 向客人致歉,作必要解释,请客人稍为等候,自己立刻与有关部门取得联系 跟进处理状况,向客人询问对处理的意见,作简短祝辞 2、对投诉的一般处理程序 倾听客人诉说,确认问题较复杂,应按本程序处理。

请客人移步至不引人留意的一角,对心情冲动的客人或由外地刚抵埠的客人,应奉上茶水或其他不含酒精的饮料耐心,专注地倾听客人陈述,不打断或反对客人用恰不的表情表示自己对客人遭遇的同情,必要是作记录区分不同状况,妥当安置客人对求宿客人,可安置于大堂吧稍事休息;对本地客人和离店客人,可请他们留下联系或地址,为不耽搁他们的时间,请客人先离店,明确地告知客人赐予答复的时间 第五、着手调查必要时向上级汇报状况,请示处理方式作出处理意见 第六、把调查状况与客人进行沟通,向客人作必要解释争取客人同意处理意见 第七、向有关部门落实处理意见,监督、检查有关工作的完成状况 第八,再次倾听客人的意见 第九,把事件经过及处理整理文字材料,存档备查