麦得龙系统工作手册.doc

目录： 壹 、麦德龙系统简介……………………………4-8一、 公司简况二、 商业形态及模式三、 公司规模及发展方向贰 、麦德龙系统相关组织架构及职掌……………9-12一、 相关人员组织架构二、 各部门作业职掌三、 通讯目录(有附件)叁、合约谈判工作流程……………………………13-15一、 年度合约谈判流程及注意事项(有附件)二、 日常促销谈判流程及注意事项肆、产品报价作业流程……………………………16-17一、 新品提报手续及所需资料(有附件)二、 费用预算三、 产品定价四、 新品订单配送五、 产品下架的原因及解决方案伍、日常业务作业流程…………………………..……18-22一、 客户拜访,客情维系二、 了解库存及订货三、 产品退货流程&退换流程一、 产品陈列及陈列人员管理二、 店内促销手续办理三、 情报收集四、 费用结算 陆、帐务作业流程………………………………….23-25一、 公司产品销售流程二、 内部帐务核对三、 收款作业柒、电脑订单作业流程…………………………..26-27一、 上网获取文件方法二、 文件类型说明三、 维护捌、资料统计………………………………………..271. 月（年）度单品销售资料2. 单店生产力资料3. 单品业绩贡献变化一、麦德龙系统简介一、 公司简况全称:上海锦江麦德龙购物中心有限公司，今天，麦德龙已是世界第三、欧洲第二的商业集团，是世界100强企业之一，麦德龙于1995年来到了中国，并与中国著名的锦江集团合作，建立了上海锦江麦德龙购物中心有限公司，从而开创了麦德龙公司与中国合作的新阶段。

二、 商业形态及模式商业形态为仓储式配销中心，其特点在于：大批量、低成本、低价格采用会员制度，设定顾客群为零售业主、厂矿、集团消费之类的量贩形式销售方式为独特的 C&C (即现付自运制)方式，商品销售单位大部分为整箱或重包装麦德龙采用了世界上最先进的SAP财务管理系统，从而有效地把财务管理和商品管理结合起来，使得麦德龙整个体系能以最低的成本成功地运作三、 公司规模及发展方向1996年10月在上海开设第一家分店(真北店),后在近几年向华东及西南区域辐射其规划在中国重点省会城市开设分店；迫于现有市场的通路环境，目前麦德龙已逐步尝试开放商品单包装销售随其分店的增加，业绩的增长，该系统的费用要求明显增长在订货、促销、价格方面麦德龙总部对各分店有很强的控管作用2.各部门作业职掌（总部）部门名称 职责 Ø 新品审核、批准，编码、销售定价Ø 年度销售协议签立Ø 日常促销谈判（特价，试饮、DM、MIT、TG）Ø 产品进货价格确认Ø 产品订货，下架 Ø 发票签收Ø 厂商发票与单店帐务核对Ø 过往旧帐查核Ø 对厂商所提交的帐务确认，转送财务Ø 沟通采购部及厂商处理数目不符的帐务Ø 付款明细 Ø 再次确认帐务Ø 调控资金，厂商付款（单店） Ø 货物与订单核对,查验数量Ø 提供收货编号Ø 具体收货资料登记,资料联网 Ø 分管部分部门工作Ø 订货确认Ø 销售管理Ø 促销工作核查 三.、合约谈判工作流程1.年度合约谈判流程及注意事项流程图 说明                 次年度的年度销售合约在本年度报告11月份开始接洽，准备资料。

合约谈判在案12月份及次年4月完成相关业务人员准备前期资料产品销售资料 (年度/分类别/分单品/单店生产力;成长变化分析)销售费用资料 (去年度新品费/DM&TG费/开张赞助/广告支持费/商品促销费/公关费用/ 等)帐款回收资料 (逾期帐款/应收帐款/问题帐款/商品单价)客户企望情报 (对方所企望的条款底线/同业比较合约条款/对方谈判人员个性习惯)过往销售合约及执行状况资料（前年度配合的盲区/客户未执行的承诺事项）编订目标:针对合约条款的费用部分做好预先设定,设计应变方案设想出可能发生的问题点,并设计应对方案结合年度事业部产品规划及业绩指标,编订达成返利计划及挑战计划提前约定对方相关人员,准备充分时间；约定部门为相关产品的采购部，必须约定采购部经理及负责采购合约谈判完成后,协议须报备公司管理课及律师审议,确定各项条款合理；才可签约业务部分协议由KA业务经理确认帐务部分协议由公司管理课确认产品配送协议由物流部门确认用印流程：合约资料---管理课---财务---物流部门---KA业务经理---律师---企业备案公章---管理课保存2.日常促销谈判流程及注意事项（总部谈判）流程图 说明 在年度合约签立后,结合事业部产品规划,编排年度DM商品&季节性产品特价促销结合每季度重点产品计划&业绩指标,事先安排达成计划,提出有关于需要客户配合的事项,报备给公司部门主管编排出计划，业务部门主管批示同意后,约定对方采购部进行促销谈判:注意点如下；促销计划必须在活动预计执行时间2个月提报；如牵涉本部门负责区域外的促销，必须在此时间以前完成协调工作:Ø 特价促销的档期,调价时间,返利方式Ø 促销对象,赠品赠送方式,赠品管理Ø 促销售价,Ø DM刊列位置,样稿,大小Ø 上海地区促销必须在活动开始2周前提报审批,牵涉于外地区域,须在活动开始前1个月提报审批(活动前须与当地业务沟通是否可行)以上与对方谈判确认后,公司内部需要签呈方式呈报批准：Ø 注明以上各点条款Ø 另需注明预计销量,费用率及承担单位.Ø 需要协力厂商（广告公司/制作物）配合，必须报备部门主管批准后执行以联络单形式,通知各相关单位(业务/财务)结算方式Ø 下浮扣率，降低售价------直接供应价格折让Ø 促销赞助，陈列费用------支票形式Ø 广告费用，场地承租------支票形式Ø 如费用发生拖欠，客户会采取帐扣形式Ø 处理滞销库存/团购可商谈补货形式（单店促销）流程图 说明 结合事业部产品规划,编排季节性产品特价促销结合每季度重点产品计划&业绩指标,事先安排达成计划,提出有关于需要客户配合的事项,报备给公司部门主管编排出计划，业务部门主管同意后,约定对方采购部进行促销谈判:注意点如下；促销计划必须在活动预计执行时间1个月提报；Ø 特价促销的档期,调价时间,返利方式Ø 促销对象,赠品赠送方式,赠品管理Ø 促销售价,以上与对方谈判确认后,公司内部需要签呈方式呈报批准：Ø 注明以上各点条款Ø 另需注明预计销量,费用率及承担单位.Ø 需要协力厂商（广告公司/制作物）配合，必须报备部门主管批准后执行以联络单形式,通知各相关单位(业务/财务)结算方式Ø 促销赞助，陈列费用------支票形式Ø 广告费用，场地承租------支票形式Ø 处理滞销库存/团购可商谈补货形式特殊促销行为Ø 陈列加强（陈列位置/排面数量）Ø MIT/TG陈列Ø 客情公关Ø 库存补损Ø 滞销处理Ø 特殊时段产品压仓Ø 场外促销Ø 团购结算方式Ø 陈列加强/ MIT/TG陈列/客情公关/库存补损/场外促销------支票或现金形式，现金可能发生采购所需，也会采取“买单形式”补偿部门毛利Ø 库存补损/四．、产品报价作业流程 1. 新品提报手续及所需资料流程图 说明 基本资料:新品实物2份,产品报价表,后期行销配合证明文件：产地的质检/卫检证书；        （营业执照副本/税务登记证/企业代码/商标使用证）可能需要         以上均为影印件辅助资料:产品上市说明(产品规划,品牌策略,利益点,相关行销计划,售后服务原则)将以上资料送到相关采购部门,并对采购提案说明,由采购人员提报商场采购部上级部门,逐级审批,正常周期为2周如批准,采购人员将发总部订单,送货周期一般为5天,公司必须无条件保证第一次按时送货.如未能履行新品订单，此产品不可再次报价如被否决,须再准备资料,报备公司主管,一同再次报价2.新品费用Ø 新品费用在年度合约中约定,目前费用为800元/只.店(华东区域)Ø 如发生跨类现象，需另外开户，谈判销售合约；约定年度业绩返利/新品费/行销赞助/陈列费用3.产品定价为结合公司整体规划,保持市场价格均衡,须在报价时熟悉公司产品在相应部门业绩贡献度,了解对方对产品的毛利要求,估算定价目前，食品部门的毛利率要求为12-15%      饮料部的毛利率要求为5-8%目前,饮料部门对我产品的毛利要求较低,须注意滞销处理/特殊时段产品压仓/团购------实物形式4.新品订单配送新品订单由总部发出，直接配送各门店，新品定单的进货周期一般5天，业务人员根据公司实际可正常供货时间协商开立订单时间新品的配送,关系日后此产品的陈列位置及排面,同时如不能正常供货,会引起对方采购的扣款现象.新品订单发出时,提前告知外区域的营业单位;产品配送规格,价格.注意新品订单(新店开张订单)的订货量,因不了解新品的实际产品力(不了解当地具体产品销售状况)容易造成产品积压,发生退货. 5.产品下架的原因及解决方案产品下架的原因 解决方案产品在2个月内销量差,回转慢,无订货;采购部将考虑停止订货 业务人员须注意每个产品的回转率,商场库存,及时配合促销拉动销量.产品缺货,供货不及时;采购部将关闭产品订货 解决物流问题,优先供应此类系统.市场产品价格波动频繁,使其损失毛利 如公司原因,公司有义务控制价盘,补偿毛利五．、日常业务作业流程1.客户拜访,客情维系总部:拜访总部采购须提前1周预约,且在每周一、四不予接待。

与采购谈判前须备齐资料，思路清晰，尽量节约时间，在坚持公司原则的基础上言语谦虚单店：主管人员分早班、中班，须熟悉班次安排并预约主动整理产品，关心产品回转率、产品库存，了解采购所遇困难 2.资料获取总部---公司产品各店销售数据（分时段/口味），促销其间产品销售数据，产品库存       途径---采购部采购人员单店---根据每天的采购订货建议可获取产品单店销售数据（本月/去年同期/库存/平均日销量/实际销量）       途径---单店采购人员3.了解库存及订货熟悉公司产品的市场回转，估算正常状况下安全库存，单店采购每日可获得前期销售资料，去年同期销售资料，库存资料，平均每日销量业务可询问资料，及时订货但不可进入客户仓库如遇团购，做好货源、收货登记，了解详细送货资料做好签收手续在旺季，主力产品必须有1.5倍的存货量4.产品退货流程&退换流程 流程图 说明 原因:产品破损、产品即期（方便面产品的到期前2个月、饮料产品到期前4个月）、质检未通过、包装破损、产品滞销、公司原因产品停产、包装形式更换单店采购根据实际状况提出退货要求，会出具产品退换通知书（见附件），详列编号、品名、实际退换数量，要求处理时限正常为一周接到退换通知书后，业务人员及时了解实际状况，清点数量1. 如产品保质尚有一定期限，应首先考虑通过促销手段处理2. 因麦德龙是大包装贩卖，仔细分别清点实际的良品和不良品的数量，减少公司损失，避免管理漏洞3. 如非产品滞销的因素，应与采购协商采取换货的形式处理退货流程1. 开具公司内部的产品退货单，交由公司主管审核。

2. 物流部门根据退货单的数量接受退货，库务确认3. 财务部门单据录入，登帐4. 麦德龙开具增值税发票给公司5. 麦德龙提供退货登帐的凭证及退货编号6. 业务人员收到退货发票后，必须在发票日期的3个月内冲帐完成，否则公司将损失17％的税收金额7. 冲帐时注明产品销售收入、进项税额，产品明细8. 退货通知书已注明退货期限9. 如未能事先通。