你能从word排版艺术学到什么.ppt

你能夠從 學到什麼 • 文檔結構圖 (document map) • 目錄 (table of contents or figures) 自動化 • 頁眉與頁尾 (headers and footers)自動化 • 題注 (captions) 自動化 • 多級符號 (outline numbering) 自動化 • 交叉引用 (cross references) 自動化 • 腳注 (footnotes) 與尾注 (endnotes) • 索引 (index) 自動化 • 協同作業：批注 (comments), 修訂 (track changes), 保護(protection) • 二次開發 侯捷 2005.02.01 1jjhou@ 前言 本投影片旨在以圖示提綱挈領地讓讀者快速了解 Word 提供之排版平台和寫作 平台的功能 投影片本身的文字是如您現在所見的綠色，時而間雜紅色文字以提醒注意或提 高閱讀效果投影片本身所用之線條和框框皆為紅色，例如 和 其他東西皆為示範畫面 2jjhou@ 名詞解釋 有些用語，通用於日常生活之中，一般人都能理解，例如 “目錄“、“索引“、“章節“… 。

有些用語，則非排版專業或熟悉 Word 之人士無法望文生義以下解釋本投影片出 現之名詞為令術語突出，只第一次出現時使用中文，其他場合使用英文 •文件 (File) - Word 開啟或存儲的單元 •文檔 (Document) - 就是一般意義的 “文檔“可能由一或多個文件組成 •頁眉 (Header) - 每頁最上端區域，通常用於放置頁碼或章節名稱.等等 •頁尾 (Footer) - 每頁最下端區域，通常用於放置頁碼或作者名稱或日期.等等 •題注 (Caption) - 圖、表、方程式、程序代碼…等等的 “編號和說明“ •交叉引用 (Cross Reference) - “請參考圖5-2“ 或 “請參考2-4節“ 這類東西 •腳注 (Footnote) - 正文中帶有編號的補充說明置於每頁最下端 •尾注 (Endnote) - 正文中帶有編號的補充說明置於每節最尾端 •目錄 (Table of Contents) - 整份文檔的標題總覽通常置於文檔最前 •索引 (Index) - 整份文檔的 “語彙-頁碼“ 檢索表通常置於文檔最後 •批注 (Comment) - 多人協作文檔中，成員彼此之間的加注意見。

•修訂 (Change) - 多人協作文檔中，成員彼此之間的修改（增刪） 以下針對 Header, Footer, Caption, Footnote, Endnote, Comment, Change 給出圖例 3jjhou@ 名詞解釋：Headers & Footers 左頁 headers 右頁 headers 左頁 footer右頁 footer 4jjhou@ 名詞解釋：Captions 這是一個 caption，其中 “表“ 是標籤， “11-1“ 是編號， “超連結…“ 是文字 5jjhou@ 名詞解釋：Footnotes & Endnotes 這是 footnote 編號（或稱 “footnote 引用“ ） 這是 footnote 文字如果文字 不置於頁末，而置於節末，則 是所謂的 endnote 6jjhou@ 名詞解釋：Comments 在多人協作的文檔中，成員彼此之間的意見加注 ，便是所謂 comments文檔中以黃色顯現，並在 鼠標移至該處時出現一個小方塊，內含加注意見 7jjhou@ 名詞解釋：Changes 凡被修訂之文字行都會出現一條直線標記 。

出現於右頁右側，或左頁左側 令文檔進入修訂保護狀態，所有文字的增減便都會被記錄下來 ，將來解除修訂保護時可以一一確認 Word 提供對話框讓 user 逐一確認各個 changes： 8jjhou@ 頁面尺寸設定 Word 允許 user 設定各種頁面尺寸 9jjhou@ 樣式 (Styles) 總論 styles 是排版的最根本要素，Word 提供的許多自動化功能（例如目錄和索引的收集 等等），都必須透過 styles 來完成有了它，排版不再是一字一句一行一段的辛苦 爬梳，而是大塊山水地潑灑（加上少量細部微調） Styles 是「某種特定身份」（例如大標、小標、內文、程序代碼、圖、表…）的文 字的呈現風貌（包括字體、字體大小、字距、行距、顏色、前後段距離…） Word 允許用戶將這些風貌設定儲存起來並賦予名稱，即為 styles，將來可快速套用 於文字身上 Word 提供多種內建樣式（built-in styles）其中各種設定，為因應用戶需求，多半 必須由用戶加以修改，但這些 built-in styles 卻是 Word 進行高階排版作業時的重要 依據。

例如 Word 會收集 style 為標題1~標題9 的文字內容組成目錄，並以style 目錄 1~目錄9 表現之；Word 也會收集文件內的 “索引項“（index entries，也是一種 style ），並以style 索引1~索引9表現之 10jjhou@ 這是標題3， 一種內建 “段落樣式“ 這是 標題2， 一種內建 “段落樣式“ 這是 命令， 一種定制 “字符樣式“ 這是高亮， 一種定制 “字符樣式“ 這是 對話方塊， 一種定制 “字符樣式“ 這是 框內元素， 一種定制 “字符樣式“ 依據建立者的不同，styles 分為 “內建樣式“ 和 “定制樣式“ 兩種 依據套用對象的不同，styles 分為 “段落樣式“ 和 “字符樣式“ 兩種 樣式 (Styles) 總論 11jjhou@ 排版工作者收到客戶交付的文稿後，根據己身素養或客 戶需求，以及可能的多次嘗試與修改，設定各種 styles， 然後即可快速套用於文稿身上，迅速完成排版任務 關於 Word 排版平台 12jjhou@ 文字工作者根據己身需求，以及可能的多次嘗試與修改， 設定各種 styles。

此後即可在這些 styles 之下進行文字工作 ，於寫作同時獲得最終版面 Word 提供各種自動化作業，包括多級符號 (outline numbering) 、交叉引用 (cross references)、題注 (captions)、目錄 (table of contents) 、頁眉與頁尾 (headers and footers)、腳注 (footnotes) 與尾注 (endnotes) 、索引 (index)…自動化，對寫作過程帶來極大便利，可謂是 個良好的寫作平台 關於 Word 寫作平台 13jjhou@ 文件結構圖 (Document Map) “文檔結構圖“ 可讓創作者或排版者隨時掌握整份文檔的大局 下圖左窗口相當於一份完整目錄，各層目錄可收可張，並有 hyperlink 效果鏈接至主窗口 14jjhou@ 目錄自動化：章節目錄 (table of contents) Word會自動化收集特定 styles 做成 “階層式目錄“每個頁碼都是 hyperlink，鏈接至文檔內容 15jjhou@ 目錄自動化：圖目錄 (table of figures) 除了一般的「內容（章節）目錄」，Word 亦可為各種 captions 做出對應的目錄。

例如圖目錄、表目錄、方程式目錄、程序代碼目錄. “caption 文字“ 上的各種型式（字體、顏色、框線.）會被抓取過來忠實呈現 16jjhou@ 頁眉與頁尾 (headers and footers)自動化 可設定 headers 和 footers 的內容通常 可能在左右頁外側放置頁碼，內側放文檔名稱或大綱（章節）名稱 header footer 17jjhou@ 題注 (captions) 自動化 寫作過程中往往需要頻繁改動 captions 的編號 Word會自動加以修改（重新編號） caption's 文字 caption's 標籤 caption's 數字（編號） 一整行是謂 caption 18jjhou@ 多級符號 (outline numbering) 自動化 寫作過程中往往需要頻繁改動 outline 的編號 Word 會自動加以修改（重新編號） 19jjhou@ 交叉引用 (cross references) 自動化 寫作過程中往往需要頻繁改動 cross references 的編號 Word 會自動加以修改。

也就是說當 “被引用點“ （例如頁碼、圖表編號、章節編號）有所改動， “引用點“ 會對應更動 如果將來圖5-18 被重新編號為圖5-19 ，這裡會自動成為 “圖5-19“ 如果將來5.2.2節被重新編號為5.2.4節 ，這裡會自動成為 “5.2.4節“ 20jjhou@ 腳注 (footnotes),尾注 (endnotes) 寫作過程中往往需要頻繁改動 footnotes 和/或 endnotes 的編號 Word 會自動加以修改（重新編號） 21jjhou@ 索引 (index) 自動化 只要在寫作過程中嵌入 “索引項“（index entries），Word 便能抽取其頁碼，做成索引 可做出多層次索引英文索引以字母次序排序，中文索引以筆劃次序排序， 22jjhou@ 協同作業：批注 (comments) 假設某份文檔由 CHEN 和 HOU 兩人協作HOU 覆閱 CHEN 的稿件時有一些意見 想表達，這就可以用上 comments 23jjhou@ 協同作業：修訂 (track changes) 以團隊方式發展文檔，過程中需要頻繁地溝通協調、同僚覆審。

在溝通修改的過程中，除了 剛才所說的 comments，還有一項利器可用，就是 track changes 只要令文檔進入所謂「修訂保護」狀態，所有文字增減便都會被記錄下來，留待文件負責人 （或說「有能力解除修訂保護」的人）日後定奪團隊內不同的成員可設定自己的文字增刪 顯現風格，使觀者一目了然 24jjhou@ 協同作業：保護 (protection) Word 電子文檔的保護共有五種：表單保護、修訂 (changes) 保護、批注 (comments) 保護、 開啟 (open) 保護、防寫（read only）保護 •修訂 (changes) 保護：此後造成文檔內容改變的任何操作，包括文字的增加、刪除、 格式變化，都將留下 track changes 記錄 •批注 (comments) 保護：文件只允許被添加 comments •開啟 (open) 保護：需要密碼才能開啟 •防寫（read only）保護：在此保護下仍可修改文檔內容，但只能「另存為新文件」 25jjhou@ 二次開發 運用 VBA 或 VC+ATL，可實現 Word 插件（add-ins）。

例如下圖以 VBA macros 實現 5 個額外功能，並以 buttons 形式出現在 toolbar 上 用戶按下某個 button，便啟動某個 VBA macro 26jjhou@ 讀者來函 •我是一名軟件開發者，經常使用Word製作文檔，深感Word功能繁多，系統龐大，不易掌握 從前對於Word，我是見樹不見林讀完《Word排版藝術》第一章「問答101」，腦海中 就浮現出Word的功能架構綱舉目張，爾後各章節，順著架構理解，一路讀下去，通行無 阻 •我非常喜歡讀。