AM201-信件收发、保存管理细则.doc

文件名称：信件收发、保存管理细则 版 本：V1.1 生效日期： 发行日期： 文档编号：AM201信件收发、保存管理细则2014版目的为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹等的收发流程，使公司内部更加方便快捷的接收、邮寄各类信件，特制定以下管理细则：定义公司往来信件包括：快递、平信、挂号信、等1. 公司实物邮件统一由前台负责收发，禁止任何外来人员进入办公区域交付信件，邮包等2. 公司邮件的签收分发：1) 外发信件时间：接件并做好相关登记，由部门经理审核后，前台及时联系快递公司；公司内部同事需要当天往外发送邮件时，需在每天的下午4:00前，将邮件交至前台，并填好相应的信息2) 邮件签收分发前，前台要进行登记，登记内容为签收日期、发件人、邮件种类、邮件编号、收件人、签收人、备注详见邮件签收登记表）3) 前台收到外部邮件并登记后，立即通知收件人到前台签收。

4)前台在签收挂号信、包裹单、汇款单等重要邮单后，应立即通知收件人（如收件人不在公司内部，可采取、邮件多种方式通知，确保收件人知晓），收件人及时带好本人身份证件自行去邮局取款取件，超期责任自负5)邮件收发前台要及时处理，寄件和签收后分发都必须在当日内办理完，不得累积如因不可控因素致无法及时寄件的，应及时和发件人进行沟通3. 公司各类公事邮件的寄出：1) 同城、异地快递件由发件本人填好单据签字确认，经部门经理审核批准后，前台进行明细登记登记的内容有发件人、发出时间、发出日期、收件方、邮件内容物（如报表、文件、票据、函件、证件等）、备注然后由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联备查，按月结算相关费用2) 若发出的快递没有本人的签字或信息不完整，前台将不予发送3) 前台根据《寄出邮件登记表》及快递公司回单提供当月所发快递费用明细表，在月末统一进行录入、审核，年终汇总全年统计数据4) 重要邮件发出前应事先和前台说明，以选择合适的快递公司及邮寄方式发件；邮件发出后，寄件人应在适当时间（一般快递本市隔天到件、外省市视距离远近3-5天；EMS在72小时内，挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件，特别是邮件内有有价票证和合同协议等重要物件时，更要及时联系确认。

5)除了公事邮件外，所有个人邮件前台可代发，相关费用需发件人以现金的方式支付5、质量记录AM3007-《邮件签收登记表》AM3008-《邮寄信件登记表》AM3009-《寄件费用明细表》。