成功采购方法与谈判技巧2.doc

成功採購方法與談判技巧 一採購的新角色功能大多數公司把採購部門視為不重要的幫襯角色，它們採取的採購模式是：運用 一切可能手段，為每筆採購交易找到最優惠的價格其實，採購部門可以扮演 更積極的策略性角色，透過創新和更優秀的長期成本績效，為公司創造價值採購部門積極參與公司產品與流程設計的決策，為公司節省了可觀的成本，也 對公司的各種活動發揮策略性的影響採購的轉型是透過以下幾個層面的努力：1.影響各部門的採購需求傳統的採購決策是由各部門各自為政，採購部門只 是個代辦的行政機構，造成各部門在採購上缺乏凝聚與成本效益採購部門必 須改採主動積極方式，和各部門分享資訊與知識，設法影響它們的採購決策， 遊說它們採取最佳的整體解決方案例如在產品發展的早期階段，採購部門就 提供意見：哪些設計特色將會影響製造廠的技術設備或投資需求；哪些材料、 零組件與系統最能符合終端使用者的需要2.將知識集中管理設立線上系統，採購部門先針對金額較小的採購案，準備 好合約，訂定一些標準，讓各部門在這些標準內自行決定它們的需要，管理它 們的訂購與採買，並在線上訂購他們所需要的供應品這麼一來，採購部門的 人員可以騰出更多時間，做更能創造價值的工作。

同時，線上系統也是一個快 速分享資訊與知識的管道，讓全世界各地單位能快速獲知公司的採購決策，讓 地方單位的意見更快速反應給中央，也讓各地方單位彼此快速交流資訊，分享可能的解決方案3.創造一個具有技術能力的文化要成為其他部門的策略夥伴，採購部門必須 在供應商及內部各部門眼中建立起聲譽，不斷擴展自己的技術知識採購部門 採取雙管齊下的努力：第一，制定有系統的訓練與教育方案，幫助同仁獲得技 術性知識，通常是透過交叉訓練或研討會方式；第二，開始招募產業特定領域 的專業人員，把他們訓練成採購人員當採購人員擁有技術知識時，就能在各 部門人員和供應商之間扮演更稱職的介面，影響供應商的成本與投資層面，對 內部各部門的各項決策提供有用的建議4.建立堅實的關係擁有技術方面的知識還不夠，稱職的採購人員還必須具備 優異的人際關係技巧和誠信特質，才能贏得供應商和內部各部門的信賴採購 人員會遭遇各種不同狀況，必須以共同價值觀作為基礎，才能確保採購方法維 持一貫、正直，建立堅實的內部與外部夥伴關係二新時代的採購與供應觀點1. 積極主動的開發第二供應商傳統供應商和客戶之間的關係是敵對或相互猜忌的，但導入供應鏈管理 （SCM）之後，雙方瞭解到必須合作才能追求雙贏，因此供應鏈管理裡強調的 夥伴關係（partnership）。

供應和客戶要建立長期而非短期的關係但亦要讓公 司的原料來源十分穩定2. 依客戶需求決定供應策略了解客戶的需求，抓取市場的脈動，看到未來的走向3. 強調創造附加價值與準時交貨的重要性建立公司的口碑與形象，讓顧客跟供應商成為夥伴4.視供應商為重要的外部長期合作資源如何把握住良好的供應商，如果適合長期發展的，考慮建立長期契約，以保護 公司，如次數不多，品質不穩定者，適合專案處理4. 重視最後的利潤創造公司的利潤絕非一筆交易產生，或者一年創造，金額上的獲利雖是指標，但如 何永續的發展，要建立起公司在業界的地位5. 及早的供應商參予，共同思考成本無論是設計或製造，都是重要的，讓供應商了解需求規格後，避免不必要的成 本三、採購面臨的挑戰在現今企業的營運狀況下，企業面臨產品項目增加、市場趨於全球化發展、 原料供應來源趨向複雜化與分散化、專業分工情形日益明顯，以上的變化導致 供應鍵環節增加，而消費者的需求也愈來越多樣化、產品生命週期日趨縮短要觀察現今企業所面臨的上述供應鏈困境，電腦週邊產業是一個極適合的例子， 電腦主要零組件每 2 至 3 個月就降價一次，使的電腦廠商在備料、生產排程、 組裝、出貨、運輸、配銷各環節上都面臨經營挑戰與風險，為了讓產銷供應鏈 的經營風險，不再只由製造商全部承擔，而是由客戶、製造商、供應商共同承 擔，許多業者開始思考如何可以透過有效的供應鏈運作模式以便更快的接觸市 場、降低庫存風險與成本壓力，「全球運籌管理」(Global Logistics)遂因運而生。

全球運籌管理是一種全球分工產銷的模式，其具體做法是電腦大廠在全球有潛 力的市場設置組裝廠，就地進行生產、供貨及銷售，這就是所謂的 BTO（接單 後生產）及 CTO（接單後組裝）這種模式就是將全球供應鏈的各個環節（備 料、生產、出貨、通關、市場配銷）加以串聯，以達到 just in time 的管理與運 作、節省電腦大廠運輸產品的時間與成本、並能快速回應市場需求為此，以 高科技代工製造聞名全球的台灣，面對全球產銷模式的轉變，即由依預測生產 轉變為 BTO（接單後生產）及 CTO（接單後組裝）的轉變，也全力投入全球運 籌管理體系的佈局，希望藉由此運作模式，達成有效降低成本、減少庫存、增 加生產效率、嚴格控管品質並準時交貨的要求 四、成功的採購 採購工作想要做好，必須建立一套良好制度，訂定工作計劃，推動改革與改善， 由組織架構開始，每一位採購人員工作職掌及代理人，採購人員之服務理念及 出勤紀律管理，內部溝通窗口及作業流程，產銷與採購之間安排固定時間開會 協調，事前排定產銷計劃，必免雙方衝突與誤會，採購前置時間之訂定及協商， 儘量減少急件採購，造使成本增加，作業流程方面，如料務採購作業流程、工 程外包及器材採購作業流程、底價訂定作業流程、外置模具管理作業流程、財 產增添申請作業流程、財產不適用作業流程、進出口器材作業流程、免稅原料 及貨物稅管理作業流程、廠商管理作業流程等權責劃分，應該那一單位負責，必須明訂清楚，分工合作，避免推卸責任，造成公司損失。

採購資料之分析及統計，必須要用電腦加以管理，例如每月採購金額、採購筆 數、降低與漲價金額、各工廠採購金額、個人降低金額與筆數、費用分析、託 外加工成本分析、廠商交貨筆數等績效評估，以做為採購部門分析檢討及改進 以及對協力廠商之品質、交期、配合度的評鑑考核，優良廠商應該給予鼓勵， 不良廠商需要輔導或淘汰，才能提升協力廠商素質採購制度雖然重要，但是， 採購人才培養更為重要，而人才培育是長期之訓練，主管必須負起之責任，除 派往外面受訓外，平時工作中，在職訓練也是訓練方式之一，利用每週及每月 定期會議，提出工作檢討、心得報告、讀書報告、觀摩報導、談判心得等，都 是採購人員自我成長之訓練與學習所以，做為一位採購主管，如何整合組織 人力、訂好制度及作業流程，內外人員之溝通與共識的觀念，領導團隊依工作 目標與計劃執行，一定會創造很好的績效五、採購談判技巧 1. 運用長期供應合約：例如能預期到某原物料未來三、五年的穩定發展，或是 能預期到未來的價格波漲方向，將未來一年整年的需求下單並要求分批出貨， 不但能拿到好的價格，也能與供應商陪養良好關係 2. 以量制價原則：若無法像上述所列的能預期到未來長時間的需求，但可將下 一季或二季的需求，一次下給供應商，用量來談到好的價格。

3. 精確的成本分析，需了解全球原來料的行情，例如：石油、銅料． ． ．等價格 波動 4. 比價與議價原則：比價三家後，找出最符合需求、最適合的去議價，而不只 是最低價的而已 5. 合理的立場考量：創告本公司與供應商之間的雙贏效果六、採購應具備的能力條件 １. 判斷力：懂的對方有沒有騙你 ２. 分析力：成本分析、報價分析 ３. 溝通力：增強溝通技巧 ４. 創造力：不斷創造構想、新的方向及學習 ５. 關係力：增加伙伴關係 ６. 管理力：建立供應商資料庫 ７. 正直力：千萬不要被迷感 ８. 改善力：好還要更好。